Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur Koordinierung der Planung von Vorhaben und des Einsatzes von Haushaltsmitteln bei Vorhaben im Bereich der Informationstechnik (IT) in der Landesverwaltung des Freistaates Sachsen

1

Regelungsgegenstand

1.1

Gegenstand der Verwaltungsvorschrift ist die Koordinierung der Planung von Vorhaben und des Einsatzes von Haushaltsmitteln im Bereich der IT innerhalb der Landesverwaltung, unabhängig davon, ob die benötigten Haushaltsmittel in den Titelgruppen 98 oder 99 eingestellt wurden.

1.2

Für Wissenschaft, Forschung und Lehre findet die Verwaltungsvorschrift nur insoweit Anwendung, als mit Hilfe der Informationstechnik Verwaltungsaufgaben erledigt werden.

2

Leitlinien

2.1

Die fachlichen Inhalte von Verwaltungsprozessen und deren Abbildung in IT-Verfahren liegen in der Verantwortung der Ressorts.

2.2

Die obersten Landesbehörden sind für die Planung von IT-Vorhaben in ihrem gesamten Geschäftsbereich verantwortlich.

2.3

Die Planung für die Weiterentwicklung der IT-Ausstattung ist innerhalb der Landesverwaltung transparent und abgestimmt sowie ausgerichtet auf technische Konzeptionen und Zielvorstellungen, die für alle Landesbehörden gelten, durchzuführen.

2.4

Die Realisierung unterschiedlicher IT-Lösungen für ähnliche oder gleiche Aufgabenstellungen ist grundsätzlich zugunsten einheitlicher Lösungen zu vermeiden.

2.5

Die Interoperabilität zwischen den IT-Systemen der Landesbehörden ist durch die Beachtung der für den Freistaat Sachsen festgelegten technischen Standards und Empfehlungen im erforderlichen Umfang sicherzustellen.

2.6

Die Heterogenität von IT-Produkten ist auf das unumgänglich notwendige Maß zu beschränken.

3

Grundlagen für die Planung von IT-Vorhaben

3.1

Ressortübergreifende Konzeptionen und Zielvorstellungen werden unter Berücksichtigung der aktuellen Entwicklung auf dem Markt im Zusammenwirken der Koordinierungs- und Beratungsstelle für IT (KoBIT) mit dem interministeriellen Arbeitskreis IT (AK-IT) festgelegt. Sie werden im Jahresbericht der KoBIT und detailliert in den verschiedenen Empfehlungen zum Einsatz der IT dokumentiert.

3.2

Die KoBIT aktualisiert laufend eine Übersicht über den Stand ressortneutraler und ressortübergreifender IT-Vorhaben und IT-Verfahren.

3.3

Die Ressorts legen der KoBIT die ressortspezifischen Konzeptionen bis zum Dezember eines jeden Jahres in Form von IT-Rahmenkonzepten vor. Abweichungen von den unter Nummer 3.1 genannten Festlegungen sowie Überschneidungen mit IT-Vorhaben oder IT-Verfahren gemäß Nummer 3.2 sind zu begründen.

4

IT Rahmenkonzepte

4.1

Die IT Rahmenkonzepte bestehen nach näherer Maßgabe gemäß Anlage 1 zu dieser Verwaltungsvorschrift aus folgenden Gliederungspunkten:

1. Rahmenbedingungen,
2. Wesentliche IT-Verfahren,
3. Wesentliche IT-Vorhaben (IT-Ressortplan),
4. Wesentliche IT-Infrastrukturmaßnahmen und
5. Haushaltsmittel.

4.2

Die Rahmenbedingungen beschreiben den Geschäftsbereich, Leitung und Koordinierung der IT im Geschäftsbereich und das für den Geschäftsbereich gültige IT-Konzept.

4.3

Für die wesentlichen IT-Verfahren ist die Fortschreibung des IT-Rahmenkonzepts insbesondere unter Berücksichtigung möglicher Schwachstellen, möglicher Risiken bezüglich Datensicherheit/Datenschutz sowie einer Erfolgskontrolle durchzuführen.

4.4

Für die wesentlichen IT-Vorhaben ist die Fortschreibung des IT-Rahmenkonzepts in der Weise durchzuführen, dass der Planungs- und Realisierungsstand aktualisiert und im Sinne einer Erfolgskontrolle hinterfragt wird. Methoden und Hilfsmittel für das Projekt-Management sind hierbei einzusetzen.

4.5

Die Darstellung der benötigten Haushaltsmittel enthält die geplanten Haushaltsmittel des kommenden Jahres und den zu erwartenden Bedarf des darauf folgenden Jahres (laufende Ausgaben, Investitionen und Personalstellen).

5

IT-Gesamtplan
Der von der KoBIT zu erstellende IT-Gesamtplan enthält

5.1

die Darstellung ressortübergreifender IT-Vorhaben, IT-Vorhaben mit Stellen außerhalb der Landesverwaltung und IT-Vorhaben von erheblicher finanzieller Bedeutung nach der Vorläufigen Verwaltungsvorschrift zu § 7 SäHO, Abschnitt 3, 

5.2

eine Aufzählung der anderen IT-Vorhaben der Ressorts,

5.3

eine jahresweise geordnete Zusammenstellung der IT-Ausgaben und IT-Haushaltsmittel für die Titelgruppen 98 und 99 sowie

5.4

eine Darstellung der IT-Ausstattung.

6

Anzeigepflicht im laufenden Jahr
Die Ressorts informieren die KoBIT schriftlich anhand einer Darstellung gemäß den IT-Rahmenkonzepten, soweit anwendbar,

6.1

wenn sie für IT-Vorhaben neue Methoden und Technologien zu untersuchen beabsichtigen, die nach dem bekannten Stand innerhalb der Staatsverwaltung noch nicht verwendet werden,

6.2

wenn IT-Vorhaben einen einmaligen Gesamtmittelbedarf von mehr als 200 000 EUR erfordern (ohne laufende Kosten) sowie

6.3

über IT-Vorhaben mit Auswirkungen, die über den Geschäftsbereich eines Ressorts hinausgehen.

Die KoBIT informiert darüber den AK-IT. Bei Themen von allgemeinem Interesse wird eine koordinierte Vorgehensweise vereinbart.

7

Planung und Einsatz der Haushaltsmittel

7.1

Die KoBIT prüft die IT-Rahmenkonzepte der Ressorts im Hinblick auf Beachtung der Grundlagen für die Planung gemäß Nummer 3. Das Ergebnis dieser fachlich-technischen Überprüfung wird den Ressorts schriftlich mitgeteilt. Im Rahmen der Haushaltsaufstellung leiten die Ressorts dieses Ergebnis zusammen mit den Voranschlägen zu den Titelgruppen 98 und 99 dem Staatsministerium der Finanzen zu.

7.2

Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für IT, die den Wert von 13 000 EUR überschreiten, dürfen von den Ressorts nur getätigt werden, wenn die KoBIT zuvor durch eine Beschaffungsanzeige informiert wurde und zugestimmt hat oder innerhalb von vier Wochen nicht widerspricht. Dies betrifft insbesondere die Vergabe von Aufträgen für Studien oder Untersuchungen durch Sachverständige, die Beschaffung von Hardware, die Beschaffung von Software und die Vergabe von Aufträgen für Softwareentwicklung. Die Information erfolgt durch eine Formblatt gemäß Anlage 2 zu dieser Verwaltungsvorschrift.

7.3

Die Beschaffungsanzeigen nehmen Bezug auf die Gesamtdarstellungen der IT-Vorhaben und IT-Verfahren, die in den IT-Rahmenkonzepten enthalten sind. Weitere, neu hinzukommende IT-Vorhaben werden schriftlich gemäß Nummer 6 nachgemeldet.

7.4

Die Frist nach Nummer 7.2 gilt nur, wenn sich Beschaffungsanzeigen auf IT-Vorhaben oder IT-Verfahren beziehen, die in den IT-Rahmenkonzepten enthalten sind oder rechtzeitig nachgemeldet wurden. Je nach Umfang eines IT-Vorhabens benötigt die KoBIT einen angemessenen Zeitraum, um Ziel und Auswirkungen der geplanten Beschaffungsmaßnahme zu prüfen, in Fällen der Nummer 6 gegebenenfalls unter Einbeziehung des AK-IT.

8

In-Kraft-Treten
Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2004 in Kraft.

Dresden, den 23. Februar 2004

Der Ministerpräsident
Prof. Dr. Georg Milbradt

Anlage 1
(zu Nummer 4.1)

Gliederung IT-Rahmenkonzepte

1

Rahmenbedingungen

1.1

Darstellung Geschäftsbereich

1.1.1

Kurzdarstellung

1.1.2

Organigramm

1.2

Organisation der IT-Koordinierung

1.2.1

IT-Verantwortung im Geschäftsbereich

1.2.2

IT-Beauftragte in nachgeordneten Behörden

1.2.3

IT-Koordinierung im Geschäftsbereich

1.2.4

Situationsbewertung (Personalsituation, IT-Ausstattung)

1.3

IT-Konzept

1.3.1

Grundsätze

1.3.2

Gegenwärtige Hardwarestandards und Migrationspläne

1.3.3

Gegenwärtige Softwarestandards und Migrationspläne

1.3.4

Gegenwärtige Kommunikationsdienste und Migrationspläne

1.4

Gesamtdarstellung aller IT-Verfahren (Formular 1)

1.5

Gesamtdarstellung aller IT-Vorhaben (Formular 2)

1.6

Gesamtdarstellung aller geplanten IT-Infrastruktur-Maßnahmen (Formular 3)

1.7

IT-Ausstattung der Dienststellen (Formular 4)

1.8

IT-Infrastruktur der Dienststellen (Formular 5)

2

Wesentliche IT-Verfahren

2.i

Verfahren i

2.i.1

Darstellung des Verfahrens

2.i.1.1

Kurzbeschreibung

2.i.1.2

Beteiligte Nutzer und Organisationseinheiten

2.i.1.3

Verbund mit anderen IT-Verfahren

2.i.1.4

Schwachstellen, erforderliche Maßnahmen

2.i.1.5

Erfolgskontrolle

2.i.2

Beschreibung der eingesetzten Komponenten

2.i.2.1

Hardware

2.i.2.2

Software

2.i.2.3

Kommunikationsdienste

2.i.3

Wartung und Nutzerbetreuung

2.i.3.1

Wartungsverträge für Hard- und Software

2.i.3.2

Eigenleistungen

2.i.3.3

Nutzerbetreuung

2.i.4

Datensicherheit/Datenschutz

2.i.4.1

Bestehende organisatorische Maßnahmen

2.i.4.2

Bestehende technische Maßnahmen

2.i.4.3

Risikoanalyse

2.i.4.4

Weitere notwendige Maßnahmen

3

Wesentliche IT-Vorhaben

3.k

Vorhaben k

3.k.1

Darstellung des Vorhabens

3.k.1.1

Kurzbeschreibung

3.k.1.2

Begründung

3.k.1.3

Beteiligte Nutzer und Organisationseinheiten

3.k.1.4

Verbund mit anderen IT-Verfahren, -Vorhaben

3.k.1.5

Gegenwärtiger Planungs- und Realisierungsstand

3.k.1.6

Erfolgskontrolle

3.k.2

Komponentenbeschreibung

3.k.2.1

Hardware

3.k.2.2

Software

3.k.2.3

Kommunikationsdienste

3.k.3

Hilfsmittel für Projektmanagement

3.k.4

Hardware-/Softwarerealisierung

3.k.4.1

Eigenentwicklung

3.k.4.2

Fremdentwicklung

3.k.4.3

Beschaffung

3.k.5

Wartung und Betreuung

3.k.5.1

Geplante Wartungsverträge für Hard- und Software

3.k.5.2

Geplante Eigenleistungen

3.k.5.3

Nutzerbetreuung

3.k.6

Schulungen

3.k.6.1

Zielgruppen

3.k.6.2

Inhalte

3.k.6.3

Art und Weise der Durchführung

3.k.6.4

Zeitplan

3.k.7

Übergangs- und Ablösekonzept

3.k.8

Geplante Maßnahmen zu Datensicherheit und Datenschutz

3.k.8.1

Risikofaktoren

3.k.8.2

Abzuleitende organisatorische Maßnahmen

3.k.8.3

Abzuleitende technische Maßnahmen

3.k.9

Voraussichtliche Kosten

3.k.9.1

Hardware

3.k.9.2

Software

3.k.9.3

Kommunikationsdienste

3.k.9.4

Beratung

3.k.9.5

Erstellung

3.k.9.6

Einführung

3.k.9.7

Wartung und Pflege

3.k.10

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

4

Wesentliche IT-Infrastruktur-Maßnahmen

4.m

Maßnahme m

4.m.1

Darstellung der Maßnahme

4.m.1.1

Kurzbeschreibung

4.m.1.2

Begründung

4.m.1.3

Beteiligte Nutzer und Organisationseinheiten

4.m.1.4

Betroffene IT-Verfahren, -Vorhaben

4.m.1.5

Gegenwärtiger Planungs- und Realisierungsstand

4.m.1.6

Erfolgskontrolle

4.m.2

Komponentenbeschreibung

4.m.2.1

Hardware

4.m.2.2

Software

4.m.2.3

Kommunikationsdienste

4.m.3

Hilfsmittel für Projektmanagement

4.m.4

Hardware-/Softwarerealisierung

4.m.4.1

Eigenentwicklung

4.m.4.2

Fremdentwicklung

4.m.4.3

Beschaffung

4.m.5

Wartung und Betreuung

4.m.5.1

Geplante Wartungsverträge für Hard- und Software

4.m.5.2

Geplante Eigenleistungen

4.m.5.3

Nutzerbetreuung

4.m.6

Schulungen

4.m.6.1

Zielgruppen

4.m.6.2

Inhalte

4.m.6.3

Art und Weise der Durchführung

4.m.6.4

Zeitplan

4.m.7

Übergangs- und Ablösekonzept

4.m.8

Geplante Maßnahmen zu Datensicherheit und Datenschutz

4.m.8.1

Risikofaktoren

4.m.8.2

Abzuleitende organisatorische Maßnahmen

4.m.8.3

Abzuleitende technische Maßnahmen

4.m.9

Voraussichtliche Kosten

4.m.9.1

Hardware

4.m.9.2

Software

4.m.9.3

Kommunikationsdienste

4.m.9.4

Beratung

4.m.9.5

Einführung

4.m.9.6

Wartung und Pflege

4.m.10

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

5

Haushaltsmittel

5.1

Haushaltsmittel für IT-Vorhaben und IT-Infrastruktur-Maßnahmen (Investitionskosten und Sachkosten)

5.1.1

Geplante Haushaltsmittel für das kommende Jahr

5.1.2

Zu erwartender Haushaltsmittelbedarf für das darauf folgende Jahr

5.2

Wiederkehrende Ausgaben (Bezugsbasis laufendes Jahr)

• Verbrauchsmittel
• Service und Wartung
• Leasing, Miete
• Datenübertragung
• Outsourcing
• Unterstützung durch Sachverständige
• Sonstiges

Formular

Anlage 2