Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Beglaubigung und Legalisation deutscher Urkunden, über die Erteilung von Apostillen und Bestätigungen

I.
Allgemeines

1.

Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit einer im Inland ausgestellten öffentlichen Urkunde oder öffentlichen Beglaubigung einer Privaturkunde durch die Vertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll.

2.

Apostille ist die vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung, die an Stelle der Legalisation im Verkehr mit den Vertragsstaaten (Ziffer III. des Anhangs) des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1965 II S. 875, 1966 II S. 106) von den Behörden des Staates ausgestellt wird, in dem die Urkunde errichtet wurde.

3.

Im Verkehr mit Staaten, mit denen abweichende völkerrechtliche Vereinbarungen bestehen (Ziffer IV. des Anhangs) und die zugleich Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation sind, werden Apostillen erteilt, wenn die abweichenden völkerrechtlichen Vereinbarungen formstrengere Beglaubigungen oder Bescheinigungen als die Apostille vorsehen.

4.

Diese Verwaltungsvorschrift lässt die Verwaltungsvorschriften über die Rechtshilfe in Zivilsachen (Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz zur Rechtshilfeordnung für Zivilsachen [ZRHO] vom 9. Oktober 1956 und zu deren Ergänzung [ VwV ErgZRHO ]) und über die Rechtshilfe und den Auslieferungsverkehr in Strafsachen (Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Einführung der Richtlinien für den Verkehr mit dem Ausland in strafrechtlichen Angelegenheiten [ VwV RiVASt ]) unberührt.

II.
Legalisation

1.

Urkunden, die der Legalisation bedürfen, sind in Zivil- und Handelssachen mit einer Vorbeglaubigung gemäß § 18 Abs. 2 ZRHO und in Strafsachen mit einem Beglaubigungsvermerk gemäß Nummer 28 Abs. 3 in Verbindung mit Muster 3 RiVASt zu versehen. Die Vorbeglaubigung ist mit Ortsangabe, Datum und Dienstsiegel oder Dienststempel zu versehen. Die Vorbeglaubigung und der Beglaubigungsvermerk sind mit Vor- und Familiennamen zu unterschreiben. Der Unterschrift sind der Vor- und Familienname sowie die Amtsbezeichnung des Unterzeichners in Maschinenschrift beizufügen.

2.

Der Beglaubigungsvermerk hat sich unmittelbar an die zu beglaubigende Unterschrift anzuschließen, Zwischenräume sind zu vermeiden. Der Raum der Beglaubigung ist so zu bemessen, dass alle Beglaubigungen möglichst auf der Urkunde selbst Platz finden. Reicht der auf der Urkunde zur Verfügung stehende Platz für den Beglaubigungsvermerk nicht aus, so ist ein für alle weiteren Vermerke ausreichender Bogen anzufügen und durch Verbindungsstempel oder Schnur und Siegel mit der Urkunde zu verbinden.

3.

In Zivil- und Handelssachen ist jede Beglaubigung mit einem Vermerk über die Höhe der berechneten Gebühr und, soweit sich die Höhe der Gebühr nach den Vorschriften über die Beglaubigung einer Unterschrift richtet, über den für den Ansatz der Gebühr maßgeblichen Geschäftswert zu versehen. Die Kette der Beglaubigungen soll nicht durch Kostenvermerke unterbrochen werden. Der Vermerk ist daher kurz zu fassen und möglichst neben, nicht unter dem Beglaubigungsvermerk anzubringen.

4.

Hinsichtlich der Zuständigkeit gelten folgende Bestimmungen:

 

a)

Nach § 18 Satz 1 des Gesetzes über die Justiz im Freistaat Sachsen (Sächsisches Justizgesetz – SächsJG) vom 24. November 2000 (SächsGVBl. S. 482, 2001 S. 704), das zuletzt durch Artikel 5 des Gesetzes vom 5. Mai 2008 (SächsGVBl. S. 302, 303) geändert worden ist, ist der Präsident des Landgerichts für die Beglaubigung amtlicher Unterschriften in gerichtlichen und notariellen Urkunden zum Zwecke der Legalisation zuständig.

 

b)

Darüber hinaus umfasst die Zuständigkeit der Präsidenten der Landgerichte alle im jeweiligen Landgerichtsbezirk von Justizbehörden ausgestellten Urkunden.

 

c)

Die örtliche Zuständigkeit bestimmt sich nach dem Sitz des Gerichts, der Justizbehörde oder des Notars.

 

d)

Abweichend von Buchstabe b ist das Staatsministerium der Justiz zuständig für die von ihm ausgestellten öffentlichen Urkunden.

 

e)

Die Zuständigkeit für die Beglaubigung anderer Urkunden als die unter den Buchstaben a bis d genannten richtet sich nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Beglaubigung und Legalisation von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind vom 21. August 1992 (SächsABl. S. 1387), geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 7. September 1994 (SächsABl. S. 1312) und zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 486).

 

f)

Die Beglaubigung von Unterschriften, die nicht aus den in den Buchstaben a und b genannten Bereichen herrührt, soll der Präsident des Landgerichts nur vornehmen, wenn die für die Legalisation zuständige ausländische Vertretung ohne Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts die Legalisation ablehnen würde. Über solche Fälle ist dem Staatsministerium der Justiz zu berichten.

5.

Von den Präsidenten der Landgerichte sind je 110 mit dem Abdruck des Dienstsiegels oder Dienststempel versehene Proben ihrer Unterschrift und der Unterschriften ihrer ständigen und ihrer weiteren zeichnungsberechtigten Vertreter nach den Mustern der Anlagen 1 und 2 (DIN A4) unmittelbar dem Staatsministerium der Justiz vorzulegen. Die Unterschriftsproben können im Ablichtungsverfahren hergestellt werden. Der Abdruck des Dienstsiegels oder Dienststempel ist stets im Original beizufügen. Von einer Datumsangabe ist abzusehen. Die Unterschriftsproben der Präsidenten sind unverzüglich nach der Amtsübernahme, die der Vertreter unverzüglich nach der Bestellung zum Vertreter vorzulegen. Das Staatsministerium der Justiz übermittelt die Unterschriftsproben denjenigen Vertretungen ausländischer Staaten, die sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts begnügen. Bei der Beglaubigung durch neu ernannte Präsidenten und neu bestellte Vertreter ist zu berücksichtigen, dass die Unterschriftsproben grundsätzlich nur zu Beginn des Kalenderjahres an die Vertretungen ausländischer Staaten übersandt werden. Scheidet ein weiterer zeichnungsberechtigter Vertreter eines Landgerichts aus, so ist hierüber dem Staatsministerium der Justiz unmittelbar zu berichten.

III.
Apostille

1.

Die geschäftliche Behandlung der Anträge auf Erteilung der Apostille und auf Bestätigung nach Artikel 7 Abs. 2 des Übereinkommens richtet sich nach den Vorschriften der Anweisung für die Verwaltung des Schriftgutes in Justizverwaltungsangelegenheiten ( GenAktVfg) vom 8. Februar 1991 (SächsABl. Nr. 6 S. 1), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 28. April 1999 (SächsJMBl. SDr. Nr. 2 S. 1) und zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 10. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 516), soweit nachstehend nichts anderes bestimmt ist.

 

a)

Die Anträge auf Erteilung der Apostille sind jahrgangsweise in ein Register nach dem Muster der Anlage 3 (Spalten 1 bis 3) einzutragen. Über die Erteilung der Apostille sind die nach Artikel 7 Abs. 1 des Übereinkommens vorgeschriebenen Angaben in die Spalten 4 bis 7 des Registers einzutragen. Die Zurückweisung eines Antrages ist in Spalte 8 des Registers zu vermerken.

 

b)

Für die Bildung der Geschäftsnummer ist das Aktenzeichen 910 a oder 9101 a sowie als Unterscheidungszeichen die laufende Nummer des Registers unter Beifügung der Jahreszahl zu verwenden (§§ 5, 7, 10 GenAktVerf). Die Anträge auf Erteilung der Apostille nebst den dazugehörigen Schriftstücken sind zu Sammelakten zu nehmen.

 

c)

Die Apostille wird nach dem Muster der Anlage 4 auf der Urkunde selbst oder auf einem mittels Schnur und Siegel dauerhaft mit ihr verbundenen Blatt angebracht (Artikel 4 des Übereinkommens).

 

d)

Auf Antrag eines Beteiligten stellt das Gericht, welches die Apostille erteilt hat, fest, ob die Angaben in der Apostille mit den Angaben in dem Register, in das die Ausstellung der Apostille einzutragen ist, übereinstimmen, und erteilt hierüber eine Bestätigung nach Artikel 7 Abs. 2 des Übereinkommens. Die Anträge auf Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers sind ohne besondere registermäßige Erfassung unter dem Aktenzeichen 910 b oder 9101 b zu Sammelakten zu nehmen. Stimmen die Angaben in der Apostille mit denen des Registers überein, so ist dem Antrag durch eine Bestätigung nach dem Muster der Anlage 5 zu entsprechen. Andernfalls ist dem Antragsteller ein entsprechender Bescheid zu erteilen; hierüber ist dem Staatsministerium der Justiz zu berichten.

2.

Die Zuständigkeiten für die Erteilung der Apostille und für die Bestätigung nach Artikel 7 Abs. 2 des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation ergeben sich aus § 1 der Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über die Zuständigkeiten für die Erteilung von Apostillen und die Beglaubigung öffentlicher Urkunden im internationalen Rechtsverkehr (Sächsische Apostillen-Zuständigkeitsverordnung – SächsApostZuVO) vom 15. Januar 2008 (SächsGVBl. S. 73). Die Zuständigkeiten für die Erteilung der Apostille und für die Bestätigung nach Artikel 7 Abs. 2 des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation für öffentliche Urkunden von Bundesbehörden und Bundesgerichten ergeben sich aus der Verordnung über die Ausstellung der Apostille nach Artikel 3 des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation 9. Dezember 1997 (BGBl. I S. 2872), geändert durch Artikel 7 Abs. 16 des Gesetzes vom 27. Juni 2000 (BGBl. I S. 897, 908).

IV.
Beglaubigung von Übersetzungen

1.

Übersetzungen sind auch dann keine öffentlichen Urkunden, wenn sie mit einem Bestätigungsvermerk oder -stempel eines öffentlich bestellten und allgemein beeidigten Übersetzers versehen sind. Die in den Ziffern II und III beschriebenen Beglaubigungs- und Apostilleverfahren sind daher auf Übersetzungen als solche nicht anwendbar.

2.

Bei Übersetzungen von Urkunden kann der Präsident des Landgerichts, in dessen Bezirk der Übersetzer seinen Wohn- oder Geschäftssitz unterhält, jedoch bestätigen, dass dieser öffentlich bestellter und allgemein beeidigter Übersetzer ist. Diese Bestätigung ist eine öffentliche Urkunde und kann mit einer Vorbeglaubigung gemäß Ziffer II oder einer Apostille gemäß Ziffer III versehen werden.

3.

Der Präsident des Oberlandesgerichts übersendet nach Aushändigung der Bestallungsurkunde eines neu öffentlich bestellten Übersetzers nach § 4 SächsDolmG eine Unterschriftsprobe und eine Stempelprobe des Übersetzers an die Präsidenten der für den Wohn- und Geschäftssitz zuständigen Landgerichte; diese sind auch von der Beendigung der öffentlichen Bestellung nach § 10 SächsDolmG zu unterrichten. Sofern der Übersetzer zwar vom Präsidenten des Oberlandesgerichts Dresden öffentlich bestellt ist, aber weder über einen Geschäfts- noch über einen Wohnsitz in Sachsen verfügt, kann die Bestätigung nach Ziffer IV. 2. Satz 1 von jedem Landgerichtspräsidenten erteilt werden. Die Unterschriftsproben und die Stempelproben sowie die Mitteilungen über die Beendigung der Bestellung sind in diesen Fällen an alle Landgerichte zu versenden.

4.

Vor Erteilung einer Bestätigung nach Ziffer IV Nr. 2 Satz 1 prüft der Präsident des Landgerichts, ob der Übersetzer in die nach § 6 SächsDolmG geführte Liste eingetragen ist.

V.
Länderverzeichnis

1.

Weitere Hinweise für den Urkundenverkehr mit den ausländischen Staaten ergeben sich aus dem Anhang Abschnitt I bis V.

2.

Urkunden zur Verwendung in Staaten, die im Anhang nicht aufgeführt sind und mit denen Deutschland diplomatische Beziehungen unterhält, können grundsätzlich nach Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts und Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt durch die Botschaft des betreffenden Staates legalisiert werden (vergleiche Anhang Ziffer II).

VI.
Inkrafttreten

1.

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Juli 2008 in Kraft, soweit in Nummer 2 nichts anderes bestimmt ist. Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Beglaubigung und Legalisation deutscher Urkunden, über die Erteilung der Apostillen und Bestätigungen sowie über die Befreiung von diesen Förmlichkeiten vom 8. Februar 1993 (SächsABl. S. 253), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 10. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 516), außer Kraft.

2.

Ziffer IV dieser Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Oktober 2008 in Kraft.

Dresden, den 19. Juni 2008

Der Staatsminister der Justiz
Geert Mackenroth

Anhang
(zu Ziffer I Nr. 6,
zu Ziffer V Nr. 1)

I.

Die folgende Aufstellung enthält diejenigen Staaten, die sich bei der Legalisation mit der abschließenden Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts begnügen. Der aktuelle Stand der Staaten, die dem Übereinkommen beigetreten sind, kann anhand der Internetseite des Auswärtigen Amtes ermittelt werden.

außerdem (nicht von Deutschland anerkannte Staaten): Palästina, Taiwan

II.

Die nachstehend aufgeführten ausländischen Staaten verlangen für die Legalisation außer der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts die Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt, Referat II B4, 50728 Köln. Der aktuelle Stand kann der Internetseite des Auswärtigen Amtes entnommen werden.

III.

Im Urkundenverkehr mit den nachfolgend aufgeführten Staaten findet das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 Anwendung. Der aktuelle Stand der Staaten, die dem Übereinkommen beigetreten sind, ergibt sich aus den Internetseiten der Haager Konferenz und des Auswärtigen Amtes. Die Apostille-Behörden sind ebenfalls auf der Internetseite der Haager Konferenz veröffentlicht.

Dem Übereinkommen gehen bei den mit einem * gekennzeichneten Staaten Verträge vor, nach denen die Verwendung bestimmter öffentlicher Urkunden in einem anderen Vertragsstaat keiner Legalisation oder Beglaubigung bedarf, oder die sonstige, dem Übereinkommen mindestens gleichkommende Erleichterungen oder Vereinfachungen vorsehen (vergleiche Abschnitt IV). Albanien, Aserbaidschan, Georgien, Indien, Liberia, Moldau und Ukraine sind dem Abkommen ebenfalls beigetreten. Deutschland hat jedoch Widerspruch gegen den Beitritt dieser Staaten eingelegt, so dass das Übereinkommen im Verhältnis zwischen Deutschland und diesen Ländern keine Anwendung findet.

IV.

Bei folgenden Staaten ist auf vertraglicher Grundlage für bestimmte deutsche Urkunden ein Verzicht auf eine Legalisation oder Erleichterungen für den Urkundenverkehr vorgesehen:

Belgien (deutsch-belgisches Abkommen vom 13. Mai 1975 über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation [BGBl. 1980 II S. 813])

Dänemark (deutsch-dänisches Beglaubigungsabkommen vom 17. Juni 1936 [RGBI. II S. 213]; vergleiche Nummer 7 der Bekanntmachung über die Wiederanwendung deutsch-dänischer Vorkriegsverträge vom 30. Juli 1953, BGBl. II S. 186)

Frankreich (deutsch-französisches Abkommen vom 13. September 1971 über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation [BGBl. 1974 II S. 1074, 1975 II S. 353])

Griechenland (deutsch-griechisches Abkommen über die gegenseitige Rechtshilfe in Angelegenheiten des bürgerlichen und Handels-Rechts vom 11. Mai1938 [RBGI. 1939 II S. 848; vergleiche Nummer 3 der Bekanntmachung über die Wiederanwendung deutsch-griechischer Vorkriegsverträge vom 26. Juni 1952, BGBl. II S. 634])

Israel (gemäß Artikel 15 Abs. 2 des deutsch-israelischen Vertrages vom 20. Juli 1977 über die gegenseitige Anerkennung und Vollstreckung gerichtlicher Entscheidungen in Zivil- und Handelssachen [BGBl. 1980 II S. 925] bedürfen die dem Antrag auf Zulassung zur Zwangsvollstreckung beizufügenden Urkunden keiner Legalisation oder ähnlichen Förmlichkeit)

Italien (deutsch-italienischer Vertrag vom 7. Juni 1969 über den Verzicht auf die Legalisation von Urkunden [BGBl. 1974 II S. 1069, 1975 II S. 660])

Luxemburg (Abkommen vom 3. Juni 1982 über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den Austausch von Personenstandsurkunden sowie über die Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen vom 3. Juni 1982 [BGBl. 1983 II S. 698])

Norwegen (gemäß Artikel 14 Abs. 3 des deutsch-norwegischen Vertrages vom 17. Juni 1977 über die gegenseitige Anerkennung und Vollstreckung gerichtlicher Entscheidungen und anderer Schuldtitel in Zivil- und Handelssachen [BGBl. 1981 II S. 341] bedürfen die dem Antrag auf Zulassung zur Zwangsvollstreckung beizufügenden Urkunden keiner Legalisation oder sonstigen Beglaubigung)

Österreich (deutsch-österreichischer Beglaubigungsvertrag vom 21. Juni 1923 [RGBl. II 1924 S. 61], der seit 1. Januar 1952 wieder angewendet wird [vergleiche Nummer 1 der Bekanntmachung über die Wiederanwendung von ehemals zwischen dem Deutschen Reich und der Republik Österreich abgeschlossenen Verträge usw. vom 13. März 1952, BGBl. II S. 436])

Schweiz (deutsch-schweizerischer Vertrag über die Beglaubigung öffentlicher Urkunden vom 14. Februar 1907 [RGBl. S. 411])

Spanien (gemäß Artikel 16 Abs. 2 des deutsch-spanischen Vertrages über die Anerkennung und Vollstreckung von gerichtlichen Entscheidungen und Vergleichen sowie vollstreckbaren öffentlichen Urkunden in Zivil- und Handelssachen vom 14. November 1983 [BGBl. 1987 II S. 34] bedürfen die dem Antrag auf Zulassung zur Zwangsvollstreckung beizufügenden Urkunden keiner Legalisation oder sonstigen Förmlichkeit)

Tunesien (gemäß Artikel 38 Abs. 2, Artikel 42 Abs. 2 und Artikel 53 des deutsch-tunesischen Vertrages vom 19. Juli 1966 über Rechtsschutz und Rechtshilfe, die Anerkennung und Vollstreckung gerichtlicher Entscheidungen in Zivil- und Handelssachen sowie über die Handelsschiedsgerichtsbarkeit [BGBl. 1969 II S. 889] bedürfen die einem Antrag auf Vollstreckbarerklärung eines Titels beizufügenden Urkunden keiner Legalisation oder ähnlichen Förmlichkeit)

Vereinigtes Königreich (Großbritannien und Nordirland) (gemäß Artikel VI Abs. 3 des deutsch-britischen Abkommens über die gegenseitige Anerkennung und Vollstreckung von gerichtlichen Entscheidungen in Zivil- und Handelssachen vom 14. Juli 1960 [BGBl. 1961 II S. 301] bedarf die dem Antrag auf Registrierung beizufügende beglaubigte Abschrift der Entscheidung und die Vollstreckbarkeitsbescheinigung keiner Legalisation oder Apostille)

V.

Das europäische Übereinkommen vom 7. Juni 1968 zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation (BGBI. 1971 II S. 85) ist zur Zeit außer in Deutschland in folgenden Staaten in Kraft:

Anlagen

Anlage 1

Anlage 2

Anlage 3

Anlage 4

Anlage 5