Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zum Einsatz des IT-gestützten Berichtswesens in den obersten Landesbehörden

I.
Regelungsgegenstand

1.

Ziel von SaxIB

 

Das webbasierte IT-Verfahren SaxIB ist das zentrale strategische Informationssystem der ressortübergreifenden Berichterstattung zu Planungsständen von ausgewählten Vorhaben der Staatsregierung in der jeweiligen Legislaturperiode und der Vorbereitung von Kabinettsbefassungen. Außerhalb des Geltungsbereiches dieser Verwaltungsvorschrift kann SaxIB ferner als ressortinternes Informationssystem genutzt werden.

2.

Inhalte von SaxIB

 

Gegenstand der ressortübergreifenden Berichterstattung sind alle Vorhaben der Koalitionsvereinbarung, Vorhaben, die gemäß § 10 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 bis 5 der Geschäftsordnung der Sächsischen Staatsregierung ( GeschoSReg) vom 16. Oktober 2009 (SächsABl. S. 1916) einer Kabinettsbefassung unterliegen, sowie Kabinettsaufträge. Konkrete Beschreibungen der Datenfelder, die diese Vorhaben strukturieren, enthält die Kurzbeschreibung (Anlage 1).

3.

Regelungsinhalt

 

Diese Verwaltungsvorschrift legt die Zuständigkeiten und Arbeitsprozesse bei der Erfassung und Bearbeitung von Inhalten in SaxIB sowie bei dessen Betrieb fest. Sie wird durch die Kurzbeschreibung, das Rollen- und Rechtekonzept (Anlage 2) sowie die Übersicht der Planungstermine (Anlage 3) ergänzt.

II.
Arbeitsprozesse, Gremien und Zuständigkeiten

1.

Arbeitsprozesse

 

SaxIB besteht aus zwei getrennten Ebenen – der ressortinternen Meldeebene und der zentralen Steuerungsebene der Staatskanzlei. Der Datenaustausch erfolgt elektronisch nach Freigabe durch Berechtigte zu vereinbarten Feldinhalten. Über die Struktur der Planungstermine wird auf beiden Ebenen ein Frühwarnsystem mit Ampelfunktion zur strategischen Steuerung erzeugt. Die Planungstermine sind vorhabensspezifisch gegliedert und umfassen die Pflichttermine gemäß Anlage 3.
Der erste Pflichttermin ist der Termin der Einleitung des Mitzeichnungsverfahrens der Kabinettsvorlage. Bei Gesetzen und Verordnungen ist der erste Pflichttermin der Termin der Zuleitung des Erforderlichkeitsberichts an die Staatskanzlei und die Ressorts. Die Meldung der Ressorts in SaxIB muss spätestens zum ersten Pflichttermin erfolgen. Alle weiteren Pflichttermine sind bei der ersten Meldung als Planungsdaten anzugeben.
Der zweite Pflichttermin ist das Datum der voraussichtlichen Kabinettsbefassung. Der Eintrag in SaxIB ist grundsätzlich in Analogie zur Vorlagefrist gemäß § 14 Abs. 1 GeschoSReg spätestens acht Arbeitstage vor der Sitzung der Staatsregierung bei der Staatskanzlei vorzunehmen.
Der dritte Pflichttermin ist der vorhabensspezifische Endtermin gemäß Planungsdatenübersicht.
Auf der zentralen Steuerungsebene werden zu Beginn der jeweiligen Legislaturperiode alle Vorhaben der Koalitionsvereinbarung und in der Regel sieben Arbeitstage nach einer Kabinettssitzung alle Kabinettsaufträge in das System SaxIB eingestellt und den Staatsministerien gemäß ihrer Zuständigkeit auf der ressortinternen Meldeebene zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt.
Die Staatsministerien sind verpflichtet, während der jeweiligen Legislaturperiode alle Planungsdaten der unter Ziffer I Nr. 2 genannten Angelegenheiten an die zentrale Steuerungsebene zu melden. Änderungen von Pflichtterminen sind in SaxIB zu begründen. Aktualisierungen zu bereits eingestellten Vorhaben sind spätestens zum Meldetermin an die zentrale Steuerungsebene zu senden. Meldetermine sind 1. Februar ; 1. Juni und 1. Oktober des Jahres. Fehlmeldung ist erforderlich. Fünf Arbeitstage nach dem Meldetermin wird ein Turnusbericht zu den jeweiligen Sachständen gemäß Ziffer I Nr. 2 erstellt und in SaxIB für alle Nutzer lesbar eingestellt.
Der Chef der Staatskanzlei entscheidet gemeinsam mit dem Amtschef des stellvertretenden Ministerpräsidenten nach Vorlage des Turnusberichtes unter Nutzung der Funktion des Frühwarnsystems über das weitere Verfahren.

2.

Arbeitsgremium

 

Als Arbeitsgremium wirkt die Runde der Ressortkoordinatoren. Hierfür sind in jedem Ressort ein Ressortkoordinator und ein Vertreter aus dem jeweiligen Leitungsbereich zu benennen. Das Arbeitsgremium kann sich eine Geschäftsordnung geben, in welcher Rechte und Pflichten der Ressortkoordinatoren festgelegt werden.

3.

Zuständigkeiten

 

Die fachliche und die technische Zuständigkeit für SaxIB sowie die Zuständigkeit zur Änderung des Anwenderhandbuches liegen bei der Staatskanzlei. Sie berichtet der Vorkonferenz mindestens einmal jährlich zum Sachstand des Verfahrens und leitet die Runde der Ressortkoordinatoren. Die Vorkonferenz entscheidet über Vorlagen der Staatskanzlei zur inhaltlichen und funktionalen Erweiterung von SaxIB – auch soweit sich diese im Anwenderhandbuch niederschlagen –, zu Änderungen im Rollen- und Rechtekonzept sowie der Übersicht der Planungstermine.
Der Ressortkoordinator ist Ansprechpartner für SaxIB in seinem Ressort, er koordiniert die Meldungen in SaxIB zur und von der zentralen Steuerungsebene und ist ständiges Mitglied der Koordinierungsrunde.
Weitere Zuständigkeiten regelt das Rollen- und Rechtekonzept, in der jeweils geltenden Fassung.

III.
Betrieb und Haushaltsmittel

1.

Technischer Betrieb

 

Betreiber von SaxIB ist die Staatskanzlei.

2.

Verfahrensorganisation und Haushaltsmittel

 

Die Finanzierung des Betriebs und ressortübergreifender Weiterentwicklungen von SaxIB erfolgt durch die Staatskanzlei. Sofern SaxIB im ressortinternen Einsatz inhaltlich-funktionale Änderungen erfahren soll, ist dies mit der Staatskanzlei abzustimmen und die hierfür benötigten Mittel durch das betreffende Ressort bereitzustellen.

IV.
Publikation der Anlagen

Die Anlagen werden in der Webanwendung von SaxIB (unter http://SaxIB.sk.sachsen.de) allen berechtigten Nutzern, in der jeweils geltenden Fassung, zur Verfügung gestellt.

V.
Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. April 2010 in Kraft.

Dresden, den 3. Februar 2010

Der Ministerpräsident
Stanislaw Tillich

Anlagen
Anlage 1      Kurzbeschreibung
Anlage 2      Rollen- und Rechtekonzept
Anlage 3      Übersicht der Planungstermine