Verwaltungsvorschrift des SMK zur sächsischen Beurteilungsverordnung

1.

Anwendungsbereich
Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die Beamten des Freistaates Sachsen im Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Kultus mit Ausnahme der Beamten im Schuldienst und an den Staatlichen Seminaren.

2.

Ziel der dienstlichen Beurteilung
Dienstliche Beurteilungen der Beamten haben zum Ziel, die Eignung, die Befähigung und die fachliche Leistung der Beamten abgestuft und untereinander vergleichbar zu bewerten. Sie haben zum Ziel, ein aussagefähiges, objektives und vergleichbares Bild der Leistungen der Beamten zu gewinnen. Sie bilden die Grundlage für transparente, leistungs- und anforderungsgerechte Personalentscheidungen und dienen der Steuerung der Personalentwicklung. Beurteilungen sind unabhängig von vorausgegangenen Beurteilungen vorzunehmen.

3.

Regelbeurteilung (§ 4 Abs. 1 SächsBeurtVO )
(1) Die Beamten sind alle drei Jahre zu beurteilen, und zwar erstmals

 

a)

zum 1. Dezember 1999 die Beamten des höheren Dienstes

 

b)

zum 1. Februar 2000 die Beamten des gehobenen Dienstes und

 

c)

zum 1. April 2000 die Beamten des mittleren und einfachen Dienstes.

 

(2) § 4 Abs. 1 Satz 2 und § 2 Abs. 3 SächsBeurtVO gelten nur für diejenigen Beamten, die nach dieser Verordnung beurteilt worden sind.
(3) Die Beurteilungen sollen innerhalb eines Monats erstellt und der personalbearbeitenden Stelle zugeleitet werden.

4.

Probezeitbeurteilung (§ 2 Abs. 1, 2 SächsBeurtVO )
Bei der Probezeitbeurteilung kann auf die Vergabe von Punktwerten verzichtet werden. In diesem Fall ist der hierfür vorgesehene Beurteilungsbogen (Anlage 2 zu § 6 Abs. 6 SächsBeurtVO) zu verwenden.

5.

Aufgabenbeschreibung
Die Beurteilung hat sich anhand des vorgegebenen Beurteilungsbogens (§ 6 Abs. 3 SächsBeurtVO ) an der Dienstpostenbeschreibung beziehungsweise Aufgabenbeschreibung zu orientieren. Die Aufgabenbeschreibung muss die den allgemeinen Aufgabenbereich des Beamten im Beurteilungszeitraum prägende Tätigkeiten sowie übertragene Sonderaufgaben aufführen.

6.

Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale
(1) Für die Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale gilt der Beurteilungsmaßstab des § 6 Abs. 4 Satz 1 SächsBeurtVO. Die Bewertung hat sich an der als Anlage 1 beigefügten Erläuterung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale zu orientieren.
(2) Bei der Bewertung der Leistungsmerkmale ist die dienstliche Tätigkeit zu erfassen und bezogen auf die Arbeitsergebnisse zu bewerten; dabei ist dem Charakteristikum der übertragenen Aufgaben Rechnung zu tragen. Das Leistungsmerkmal „Führungsverhalten“ ist nur dann zu bewerten, wenn sich aus der Aufgabenbeschreibung ergibt, dass der Beamte im Beurteilungszeitraum Führungsaufgaben wahrzunehmen hatte (z.B. Anleitung von Mitarbeitern). Für jedes Leistungsmerkmal ist bei der Beurteilung zu prüfen, inwieweit den Anforderungen des Amtes unter Berücksichtigung der in der Aufgabenbeschreibung aufgeführten Tätigkeiten entsprochen wurde.
(3) Die Anforderungen an den Beamten sind daran zu messen, was von einem Beamten im Vergleich zu anderen Beamten seiner Besoldungsgruppe und Laufbahn unter Berücksichtigung der spezifischen alltäglichen Aufgaben an Arbeitsergebnissen und Arbeitserfolgen verlangt werden kann.
(4) Mit den Befähigungsmerkmalen werden die Fähigkeiten und Fachkenntnisse des Beamten beurteilt und dargestellt, soweit die einzelnen Befähigungsmerkmale für den zu Beurteilenden bewertet werden können.
(5) Der Durchschnittswert der im Beurteilungsbogen vorgegebenen jeweiligen Gruppe von Einzelmerkmalen (Arbeits-weise, Arbeitsgüte, Führungsverhalten, Soziale Kompetenz, Allgemeine Befähigung) errechnet sich aus der Division der Summe der Einzelpunktzahlen durch die Anzahl der bewerteten Einzelmerkmale.
(6) Die Gesamtnote errechnet sich aus der Division der Summe der Gruppenergebnisse durch die Anzahl der bewerteten Gruppen. Die Gesamtnote und die Durchschnittswerte der Gruppen sind bis auf eine Stelle hinter dem Komma zu berechnen. Der Beurteiler kann von der errechneten Gesamtnote um bis zu 0,5 Punkte nach oben oder nach unten abweichen, wenn dies aufgrund einer Gesamtwürdigung der Leistung und der Persönlichkeit des Beamten gerechtfertigt erscheint. Die Abweichung ist schriftlich zu begründen.
(7) Wurden zwei oder mehr Einzelmerkmale in einer Gruppe oder eine Gruppe von Einzelmerkmalen insgesamt nicht bewertet, ist unter der Rubrik „Eventuelle Begründung zur Gesamtnote“ hierauf einzugehen.
(8) Die Zuerkennung einer Gesamtnote von 7,0 Punkten an aufwärts oder 2,0 Punkten an abwärts ist zu begründen.

7.

Förder- und Verwendungshinweise
(1) In den unter Abschn. V. im Beurteilungsbogen vorgesehenen Förderungs- und Verwendungshinweisen soll auf der Grundlage der Gesamtnote ein Hinweis über die persönliche und berufliche Eignung des zu Beurteilenden für die übertragenen Dienstaufgaben aufgenommen werden. Auch soll erkennbar sein, für welchen Kreis von Aufgaben und Dienstposten der Beamte geeignet erscheint.
(2) Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die über die allgemeinen Anforderungen hinausgehen, sind, soweit sie am Arbeitsplatz erkennbar sind und ein dienstlicher Bezug gegeben ist, darzustellen.

8.

Zuständigkeit
(1) Zuständig für die Beurteilung im Staatsministerium für Kultus ist:

 

a)

der Amtschef für die Beamten des höheren Dienstes ab Referatsleiter aufwärts, für die Beamten des höheren Dienstes des Leitungsbüros, für die Beamten des Minister- und Staatssekretärbüros und der Pressestelle sowie für die Direktoren der Regionalschulämter, für den Direktor der Sächsischen Akademie für Lehrerfortbildung, für den Direktor des Sächsischen Staatsinstituts für Bildung und Schulentwicklung und für den Direktor der Landeszentrale für politische Bildung,

 

b)

der jeweilige Abteilungsleiter für die übrigen Beamten des höheren Dienstes und die Beamten des gehobenen Dienstes seiner Abteilung,

 

c)

der Leiter des Leitungsbüros für die übrigen Beamten seiner Organisationseinheit,

 

d)

der jeweilige Referatsleiter für die Beamten des mittleren und einfachen Dienstes seines Referates.

 

(2) Die für die Dienstaufsicht über das Personal zuständigen Abteilungsleiter der Regionalschulämter, der stellvertretende Direktor der Sächsischen Akademie für Lehrerfortbildung und der stellvertretende Direktor des Sächsischen Staatsinstituts für Bildung und Schulentwicklung werden vom jeweils für die Dienstaufsicht über das Personal zuständigen Abteilungsleiter im Staatsministerium für Kultus, ggf. auf der Grundlage einer Stellungnahme des für die Fachaufsicht zuständigen Abteilungsleiters, beurteilt.
(3) Die Beamten des höheren Dienstes in den Regionalschulämtern werden vom Direktor beurteilt.
(4) Im Übrigen regeln die Direktoren der Regionalschulämter die Zuständigkeit für die Durchführung der Beurteilungen gemäß § 7 SächsBeurtVO entsprechend Nr. 8 Abs. 1 dieser Verwaltungsvorschrift.
(5) Die Beamten in der Sächsischen Akademie für Lehrerfortbildung und im Sächsischen Staatsinstitut für Bildung und Schulentwicklung werden jeweils vom Direktor beurteilt.
(6) Beamte, die zum Beurteilungsstichtag länger als ein Jahr abgeordnet sind, können im Einvernehmen mit dem zuständigen Beurteiler der abgebenden Behörde vom zuständigen Beurteiler der aufnehmenden Behörde beurteilt werden.

9.

Beurteilungskommission
(1) Die Beurteilungskommission hat gem. § 8 Abs. 2 SächsBeurtVO dafür Sorge zu tragen, dass bei den Beurteilungen ein einheitlicher Beurteilungsmaßstab zugrunde gelegt wird. Diesem sowohl für die Verwaltung als auch für die Beamten wichtigen Koordinierungsziel entsprechend hat die Beurteilungskommission über die vorbereiteten Beurteilungen zu beraten.
(2) Die Beurteilungskommission wird vom Beurteiler einberufen, der auch den Vorsitz führt. Die Beurteilungskommission besitzt beratende Funktion. Die Letztentscheidung über Inhalt und Gesamtnote der Beurteilung liegt beim Beurteiler.
(3) Die Beurteilungskommission im Staatsministerium für Kultus setzt sich zusammen aus dem zuständigen Beurteiler, einem Vorgesetzten aus der Organisationseinheit des Beamten und dem jeweils für die Dienstaufsicht über das Personal zuständigen Abteilungsleiter im Staatsministerium für Kultus. Bei den Beamten des gehobenen, mittleren und einfachen Dienstes nimmt an Stelle des jeweils für die Dienstaufsicht über das Personal zuständigen Abteilungsleiters der Referatsleiter Personal im Staatsministerium für Kultus teil. Der für die Dienstaufsicht über das Personal zuständigen Abteilungsleiter hat ein Teilnahmerecht. Ist ein Beamter des Personalreferates im Staatsministerium für Kultus zu beurteilen, so besteht die Beurteilungskommission nur aus dem zuständigen Beurteiler und dem dem Beurteiler unmittelbar nachfolgenden Vorgesetzten des zu Beurteilenden.
(4) Die Beurteilungskommission in den Regionalschulämtern setzt sich für die Beamten des höheren Dienstes zusammen aus dem Beurteiler als Vorsitzendem, dem für die Dienstaufsicht über das Personal zuständigen Abteilungsleiter und dem Referatsleiter Personal im Staatsministerium für Kultus. Entsprechendes gilt für die Beamten des höheren Dienstes in den anderen nachgeordneten Einrichtungen.
(5) In allen anderen Fällen legen die Direktoren der Regionalschulämter die Zusammensetzung der Beurteilungskommission entsprechend der Regelung für das Staatsministerium für Kultus in eigener Zuständigkeit fest. Bei den Beamten des gehobenen Dienstes, des mittleren Dienstes und des einfachen Dienstes kann an der Beurteilungskommission der Referatsleiter Personal des Staatsministeriums für Kultus teilnehmen.
(6) In der Sächsischen Akademie für Lehrerfortbildung und im Sächsischen Staatsinstitut für Bildung und Schulentwicklung legt der Dienststellenleiter die Zusammensetzung der Beurteilungskommission entsprechend der Regelung für das Staatsministerium für Kultus in eigener Zuständigkeit fest. Der Referatsleiter Personal im Staatsministerium für Kultus ist Mitglied.
(7) Hat der für die Beurteilung zuständige Beurteiler des zu Beurteilenden im letzten Jahr vor dem Beurteilungsstichtag gewechselt, kann auch der frühere für die Beurteilung zuständige Beurteiler hinzugezogen werden. Er ist hinzuziehen, wenn der zu Beurteilende dies wünscht.

10.

Richtwerte und Vergleichsgruppen
(1) Bei der Regelbeurteilung sollen unter Berücksichtigung der Einzelfallgerechtigkeit die Richtwerte des § 8 SächsBeurtVO angewandt werden.
(2) Die Bildung der Vergleichsgruppen erfolgt durch den Amtschef im Staatsministerium für Kultus. Es sind möglichst große Vergleichsgruppen aus Beamten derselben Besoldungsgruppe innerhalb einer Laufbahngruppe und Fachrichtung zu bilden. Die Bildung einer Vergleichsgruppe wird in der Regel bei Fallzahlen ab 30 Personen möglich sein. Umfasst eine Vergleichsgruppe weniger als 30 Personen, ist bei der Bildung der Gesamtnoten eine Differenzierung anzustreben, die der Festlegung der Richtwerte möglichst entspricht. Ausnahmsweise kann eine Gruppe aus Beamten derselben Funktionsebene (z.B. Referatsleiter) gebildet werden. Bei der Bildung einer Vergleichsgruppe sind nur Beamte zu berücksichtigen, die beurteilt werden.
(3) Zur abteilungsübergreifenden anonymisierten Abstimmung der Richtwerte im Ministerium kann der Amtschef eine ergänzende Beurteilungskommission einberufen. Er kann diese Aufgabe für die Beurteilung des höheren und gehobenen Dienstes auf den für die Dienstaufsicht über das Personal zuständigen Abteilungsleiter im Staatsministerium für Kultus und für die Beurteilung des mittleren und einfachen Dienstes auf das Personalreferat übertragen.
(4) Der Amtschef legt die Zusammensetzung der ergänzenden Beurteilungskommission für die dem Staatsministerium für Kultus nachgeordneten Bereiche fest. Der für die Dienstaufsicht über das Personal zuständige Abteilungsleiter im Staatsministerium für Kultus hat ein Teilnahmerecht. Er kann dieses auf das Personalreferat übertragen.

11.

Schriftliche Beurteilungsbeiträge
Von einem früheren Beurteiler, der innerhalb des Beurteilungszeitraums mindestens sechs Monate für den Beamten zuständig war, ist ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag einzuholen. § 6 Abs. 3 und 6 SächsBeurtVO gelten entsprechend. Die Berücksichtigung von Beurteilungsbeiträgen ist in der Beurteilung zu vermerken.

12.

Beurteilung Schwerbehinderter (§ 11 SächsBeurtVO )
Bei der Beurteilung schwerbehinderter Beamter ist die Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur Durchführung des Schwerbehindertengesetzes im öffentlichen Dienst im Freistaat Sachsen vom 6. November 1997 (SächsABl. S. 1160) in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.
Bei zu beurteilenden Schwerbehinderten bzw. den Schwerbehinderten gleichgestellten Beamten ist auf Antrag des Betroffenen die örtliche Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen.

13.

Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch
(1) Aufzeichnungen über den Zeitpunkt des Mitarbeitergesprächs (Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch) im Sinne des § 9 SächsBeurtVO in Verbindung mit Nummer 31 der Dienstordnung für die Behörden des Freistaates Sachsen vom 14. Januar 1999 (SächsAbl. S. 100) sowie darüber, ob Zielvereinbarungen getroffen wurden, sind entsprechend der Anlage 2 zu machen.
(2) Vorgesetzter im Sinne dieser Vorschrift ist

 

a)

der Amtschef für die Abteilungsleiter im Staatsministerium für Kultus und die Behördenleiter des dem Staatsministerium für Kultus nachgeordneten Bereichs,

 

b)

im nachgeordneten Bereich der Behördenleiter für die Abteilungsleiter seiner Behörde,

 

c)

der Abteilungsleiter im Staatsministerium für Kultus und die Abteilungsleiter des dem Staatsministerium für Kultus nachgeordneten Bereichs für die Referatsleiter seiner Abteilung,

 

d)

der Referatsleiter im Staatsministerium für Kultus und die Referatsleiter des dem Staatsministerium für Kultus nachgeordneten Bereichs für die Bediensteten seines Referates.

14.

Geschäftsmäßige Behandlung der Beurteilung
(1) Für die Eröffnung der Beurteilung gilt § 10 SächsBeurtVO. Die Beurteilung und eine eventuell gefertigte Äußerung des Beamten hierzu sind zur Personalakte zu nehmen.
(2) Nach Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte sind die Entwürfe, Beurteilungsbeiträge und Notizen zu vernichten.

15.

Inkrafttreten, Außerkrafttreten
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 01. Dezember 1999 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus (Verwaltungsvorschrift des SMK zur Sächsischen Beurteilungsverordnung (SächsBeurtVO-VwV-SMK) vom 2. April 1996 (Amtsblatt des SMK S. 132) außer Kraft.

Dresden, den 11. November 1999

Der Staatsminister für Kultus
Dr. Matthias Rößler