Verwaltungsvorschrift des SMI zur Sächsischen Beurteilungsverordnung

1.

Anwendungsbereich

 

Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die Beamten des Freistaates Sachsen im Geschäftsbereich des Staatsministeriums des Innern.

2.

Ziel der dienstlichen Beurteilung

 

Dienstliche Beurteilungen haben zum Ziel, ein aussagefähiges, möglichst objektives und vergleichbares Bild der Leistung der Beamten zu gewinnen. Sie bilden die Grundlage für transparente, leistungs- und anforderungsgerechte Personalentscheidungen und dienen der Steuerung der Personalentwicklung.

3.

Regelbeurteilung

 

Die Beamten sind alle drei Jahre zu beurteilen, und zwar erstmals

 

a)

zum 15. November 1998 die Beamten des höheren Dienstes,

 

b)

zum 1. Februar 1999 die Beamten des gehobenen Dienstes und

 

c)

zum 1. April 1999 die Beamten des mittleren und des einfachen Dienstes.

 

Für die Polizeibeamten mit Ausnahme der Beamten beim Landesamt für Verfassungsschutz gelten abweichend von dieser Regelung die Beurteilungsstichtage

 

a)

1. März 2000 für die Beamten des höheren Dienstes,

 

b)

1. Oktober 1999 für die Beamten des gehobenen Dienstes und

 

c)

1. April 1999 für die Beamten des mittleren Dienstes.

 

Für Polizeibeamte, deren letzte Regelbeurteilung mehr als drei Jahre zurückliegt, gelten zusätzlich die Beurteilungsstichtage der Beamten gemäß Absatz 1. § 4 Abs. 1 Satz 2 und § 2 Abs. 3 SächsBeurtVO gelten nur für diejenigen Beamten, die nach dieser Verordnung beurteilt worden sind.
Die Beurteilung soll innerhalb eines Monats erstellt und der personalverwaltenden Stelle zugeleitet werden.

4.

Aufgabenbeschreibung

 

Die Beurteilung hat sich anhand des vorgegebenen Beurteilungsbogens (§ 6 Abs. 3 SächsBeurtVO) an der Dienstpostenbeschreibung beziehungsweise Aufgabenbeschreibung zu orientieren. Die Aufgabenbeschreibung muss die den allgemeinen Aufgabenbereich des Beamten im Beurteilungszeitraum prägenden Tätigkeiten sowie ihm übertragene Sonderaufgaben aufführen.

5.

Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale

 

Für die Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale gilt der Beurteilungsmaßstab des § 6 Abs. 4 Satz 1 SächsBeurtVO . Die Bewertung kann sich an der beispielhaft als Anlage 1 beigefügten Erläuterung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale orientieren.
Der Durchschnittswert der im Beurteilungsbogen vorgegebenen jeweiligen Gruppe von Einzelmerkmalen errechnet sich aus der Division der Summe der Einzelpunktzahlen durch die Anzahl der bewerteten Einzelmerkmale. Die Berechnung dieses Durchschnittswertes kann unterbleiben.
Die Gesamtnote errechnet sich aus der Division der Summe aller Einzelpunktzahlen durch die Anzahl der bewerteten Einzelmerkmale. Sie ist auf zwei Stellen hinter dem Komma aufzurunden. Der Beurteiler kann von der errechneten Gesamtnote um bis zu 0,5 Punkte nach oben oder unten abweichen, wenn dies aufgrund einer Gesamtwürdigung der Leistung und der Persönlichkeit des Beamten gerechtfertigt erscheint. Die Abweichung ist schriftlich zu begründen.
Wurden zwei oder mehr Einzelmerkmale einer Gruppe oder wurde eine Gruppe von Einzelmerkmalen insgesamt nicht bewertet, ist dies schriftlich zu begründen. Die Einzelmerkmale der Gruppe „Führungsverhalten“ sollen bewertet werden, wenn mindestens sechs Monate lang Führungsaufgaben wahrgenommen wurden.
Die Zuerkennung von 7,0 Punkten und besser bei Einzelmerkmalen ist schriftlich zu begründen.

6.

Zuständigkeit

 

Zuständig für die Beurteilung im Staatsministerium des Innern gemäß § 7 Abs. 1 Satz 3 SächsBeurtVO ist

 

a)

der Amtschef für die Beamten des höheren Dienstes ab Referatsleiter aufwärts und für die Beamten des höheren Dienstes der Zentralstelle, des Ministerbüros und der Pressestelle,

 

b)

der jeweilige Abteilungsleiter für die übrigen Beamten des höheren Dienstes und die Beamten des gehobenen Dienstes seiner Abteilung,

 

c)

der jeweilige Referatsleiter für die Beamten des mittleren und einfachen Dienstes seines Referates und

 

d)

der Leiter der Zentralstelle, der Leiter des Ministerbüros und der Leiter der Pressestelle für die übrigen Beamten ihrer Organisationseinheit.

 

§ 7 Abs. 2 SächsBeurtVO bleibt unberührt.
Abweichend von Absatz 1 Buchstabe b und c ist zuständig der Landespolizeipräsident oder der Ständige Vertreter des Landespolizeipräsidenten für alle Polizeibeamten der Besoldungsgruppe A 13 und höher – einschließlich derjenigen des Verwaltungsbereiches – und der jeweilige Referatsleiter für die übrigen Beamten der Abteilung 3 – Landespolizeipräsidium.
Beamte, die am Beurteilungsstichtag länger als ein Jahr abgeordnet sind, können im Einvernehmen mit dem zuständigen Beurteiler der abgebenden Behörde vom zuständigen Beurteiler der aufnehmenden Behörde beurteilt werden. Der Beurteilende erhält von dem anderen Beurteiler, der innerhalb des Beurteilungszeitraumes mindestens sechs Monate für den Beamten zuständig war, in jedem Fall einen Beurteilungsbeitrag. Nummer 10 Abs. 1 Satz 2 gilt entsprechend.
Die Leiter der dem Staatsministerium des Innern unmittelbar nachgeordneten Behörden werden vom jeweils zuständigen Abteilungsleiter des Staatsministeriums des Innern beurteilt.
Im Übrigen regeln die Leiter der nachgeordneten Behörden des Staatsministeriums des Innern die Zuständigkeit für die Durchführung der Beurteilungen gemäß § 7 Anlage 2.

7.

Zusammensetzung der Beurteilungskommission

 

Die Beurteilungskommission im Staatsministerium des Innern setzt sich zusammen aus dem zuständigen Beurteiler als Vorsitzendem, einem Vorgesetzten aus der Organisationseinheit des Beamten und einem Vertreter des Personalreferates.
Ist ein Beamter des Personalreferates zu beurteilen, scheidet der Vertreter des Personalreferates aus der Beurteilungskommission aus. Die Teilnahme als Vorgesetzter bleibt unberührt.
Hat der Vorgesetzte des Beamten im letzten Jahr vor dem Beurteilungsstichtag gewechselt, kann auch der frühere Vorgesetzte hinzugezogen werden.
Die Beurteilungskommission wird vom Vorsitzenden einberufen. Sie besitzt beratende Funktion. Die Letztentscheidung über Inhalt und Gesamtnote der Beurteilung liegt beim Beurteiler. Der Beurteiler informiert über die vorgesehene Notenvergabe.
Die Leiter der nachgeordneten Behörden legen die Zusammensetzung der Beurteilungskommission in Anlehnung an die Regelung für das Staatsministerium des Innern in eigener Zuständigkeit fest. Bei Regelbeurteilungen von Beamten des höheren Dienstes ist ein Vertreter des Personalreferates der Abteilung 1, für den Verwaltungsbereich der Polizei ein Vertreter des Personalreferates der Abteilung 3 – Landespolizeipräsidium – wenn es personalverwaltende Stelle ist – des Staatsministeriums des Innern Mitglied der Beurteilungskommission; bei anderen Beurteilungen als Regelbeurteilungen und bei Beurteilungen von Beamten des gehobenen Dienstes besteht ein Teilnahmerecht. Absatz 4 Satz 3 gilt entsprechend.
Die Beurteilungskommissionen für Polizeibeamte setzen sich zusammen aus dem zuständigen Beurteiler als Vorsitzendem, einem Vorgesetzten aus der Organisationseinheit des Beamten und einem Vertreter des Personalreferates der jeweils zuständigen personalverwaltenden Stelle beziehungsweise der von ihr bestimmten Personalstelle.

8.

Vergleichsgruppen

 

Die Bildung der Vergleichsgruppen erfolgt durch das Personalreferat. Es sind möglichst große Vergleichsgruppen aus Beamten derselben Besoldungsgruppe innerhalb einer Laufbahngruppe zu bilden. Bei Abteilungs-, Referats- und Sachgebietsleitern beziehungsweise bei vergleichbaren Positionen im Polizeibereich ist ausnahmsweise die Bildung einer Vergleichsgruppe auf Funktionsebene zulässig. Bei der Bildung einer Vergleichsgruppe sind nur die Beamten zu berücksichtigen, die beurteilt werden.
Umfasst eine Vergleichsgruppe weniger als zehn Personen, ist bei der Bildung der Gesamtnoten eine Differenzierung anzustreben, die der Festlegung der Richtwerte möglichst entspricht.
Zur abteilungsübergreifenden anonymisierten Abstimmung der Richtwerte kann der Leiter der Abteilung 1 eine ergänzende Beurteilungskommission einberufen. Er kann diese Aufgabe dem Personalreferat übertragen. Der Einberufende führt den Vorsitz.
Die ergänzende Beurteilungskommission im Staatsministerium des Innern setzt sich zusammen

 

a)

bei der Beurteilung von Referatsleitern (einschließlich der Leiter der Zentralstelle, des Ministerbüros und der Pressestelle) aus dem Amtschef, allen Abteilungsleitern und dem Leiter des Personalreferates,

 

b)

bei der Beurteilung der übrigen Beamten des höheren Dienstes und der Beamten des gehobenen Dienstes aus allen Abteilungsleitern und einem Vertreter des Personalreferates,

 

c)

bei der Beurteilung von Beamten des mittleren und einfachen Dienstes aus den betroffenen Referatsleitern und einem Vertreter des Personalreferates.

 

Die Leiter der nachgeordneten Behörden legen die Zusammensetzung der ergänzenden Beurteilungskommission in Anlehnung an die Regelung für das Staatsministerium des Innern in eigener Zuständigkeit fest. Bei Regelbeurteilungen von Beamten des höheren Dienstes hat ein Vertreter des Personalreferates der Abteilung 1, für den Verwaltungsbereich der Polizei  hat ein Vertreter des Personalreferates der Abteilung 3 – Landespolizeipräsidium – wenn es personalverwaltende Stelle ist – des Staatsministeriums des Innern ein Teilnahmerecht.

9.

Probezeitbeurteilung

 

Bei der Probezeitbeurteilung entfällt die Vergabe von Punktwerten. Der vorgesehene Beurteilungsbogen (Anlage 2 zu § 6 Abs. 6 Satz 3 SächsBeurtVO) ist zu verwenden.

10.

Schriftliche Beurteilungsbeiträge

 

Von einem früheren Beurteiler, der innerhalb des Beurteilungszeitraumes mindestens sechs Monate für den Beamten zuständig war, ist anlässlich des Wechsels des Beamten in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Beurteilers ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag einzuholen. Der Beurteilungsbeitrag ist entsprechend der Anlage 2 zu § 6 Abs. 6 Satz 3 SächsBeurtVO zu erstellen.
Der Beurteilungsbeitrag ist dem Beamten zu eröffnen und zu der Personalakte zu nehmen.
Zur Erstellung einer Beurteilung sind dem zuständigen Beurteiler die im Beurteilungszeitraum gefertigten Beurteilungsbeiträge und Zwischenbeurteilungen zur Verfügung zu stellen.
Eine Zwischenbeurteilung gemäß § 2 Abs. 5 SächsBeurtVO soll nur in Ausnahmefällen (zum Beispiel beim Wechsel des Geschäftsbereiches) erstellt werden.

11.

Beurteilung Schwerbehinderter

 

Bei der Beurteilung schwerbehinderter Beamter ist die Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur Durchführung des Schwerbehindertengesetzes im öffentlichen Dienst im Freistaat Sachsen vom 6. November 1997 (SächsABl. S. 1160) in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.

12.

Geschäftsmäßige Behandlung der Beurteilung

 

Die Beurteilung und eine eventuell gefertigte Äußerung des Beamten hierzu sind zur Personalakte zu nehmen.
Nach Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte sind Entwürfe und Notizen zu vernichten.

13.

Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch

 

Aufzeichnungen über den Zeitpunkt des Mitarbeitergespräches (Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch) im Sinne des § 9 SächsBeurtVO in Verbindung mit Nummer 34 Abs. 3 der Dienstordnung für die Behörden des Freistaates Sachsen vom 13. August 1993 (SächsABl. S. 1109) sowie zur Frage, ob Zielvereinbarungen getroffen wurden, sind entsprechend Anlage 3 zur Personalakte zu nehmen.

14.

Ausführungsbestimmungen

 

Die dem Staatsministerium des Innern unmittelbar nachgeordneten Dienststellen können ergänzende Ausführungsbestimmungen erlassen. Sie bedürfen der Genehmigung des Staatsministeriums des Innern.

15.

Inkrafttreten, Außerkrafttreten

 

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Sächsischen Amtsblatt in Kraft. Gleichzeitig treten die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums des Innern (Verwaltungsvorschrift zur Sächsischen Beurteilungsverordnung – SächsBeurtVO-VwV) vom 11. Februar 1994 (SächsABl. S. 428) und die Richtlinie des Sächsischen Staatsministeriums des Innern, Abteilung 3 – Landespolizeipräsidium –, über die dienstliche Beurteilung der Polizeivollzugsbeamten (SächsBeurtR-Pol) vom 19. April 1996, Az.: 37-0312.20/19, außer Kraft.

Dresden, den 28. Oktober 1998

Der Staatsminister des Innern
Klaus Hardraht

Anlage 1
(zu Nummer 5 Abs. 1 Satz 2)

Erläuterung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale (Beispiele)

Anlage 2

Anlage 3