Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz zur Ausführung der Bundesnotarordnung

I.
Anwärterdienst als Notarassessor

1.

Ausschreibung von Anwärterstellen

a)

In den Anwärterdienst werden nur so viele Bewerber aufgenommen, wie es eine den Erfordernissen einer geordneten Rechtspflege verpflichtete Notarstellenplanung gebietet.

b)

Die Notarassessorenstellen werden im Sächsischen Justizministerialblatt ausgeschrieben. Der Zeitpunkt der Ausschreibung und die Anzahl der auszuschreibenden Stellen werden im Einvernehmen mit der Notarkammer durch das Staatsministerium der Justiz festgesetzt.

2.

Inhalt der Bewerbung

a)

Die Bewerbung um eine ausgeschriebene Notarassessorenstelle ist innerhalb der Ausschreibungsfrist in dreifacher Fertigung an das Staatsministerium der Justiz zu richten.

b)

Die Bewerbung muss enthalten:

 

aa)

den Namen, den Vornamen, den Geburtsnamen, den Geburtstag, die Wohnanschrift und den Personenstand des Bewerbers,

 

bb)

die Erklärung, dass der Bewerber die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt,

 

cc)

die Erklärung, welche Tätigkeiten der Bewerber seit der Erlangung der Voraussetzungen für die Bestellung zum Notarassessor ausgeübt hat,

 

dd)

die Erklärung, ob gegen den Bewerber Strafen, Disziplinarmaßnahmen oder ehrengerichtliche Maßnahmen verhängt wurden, ob schriftliche Missbilligungen oder Rügen erteilt wurden oder ob gegen den Bewerber ein Strafverfahren, ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren, ein Disziplinarverfahren, ein disziplinarrechtliches Vorermittlungsverfahren oder ein ehrengerichtliches Verfahren schwebt oder geschwebt hat; etwaige Strafen, Maßnahmen, Missbilligungen oder Rügen und die schwebenden oder abgeschlossenen Verfahren sind anzugeben,

 

ee)

die Erklärung, ob der Bewerber infolge gerichtlicher Anordnung in der Verfügung über sein Vermögen beschränkt ist,

 

ff)

die Erklärung, bei welcher Dienststelle Personalakten aus einem früheren Dienstverhältnis geführt werden und ob der Bewerber mit der Beiziehung der Personalakten durch das Staatsministerium der Justiz, den Präsidenten des Oberlandesgerichts, den Präsidenten des Landgerichts und die Notarkammer Sachsen einverstanden ist,

 

gg)

die Erklärung, ob der Bewerber bereits in einem anderen Land seine Ernennung zum Notar oder Notarassessor beantragt hat,

 

hh)

die Erklärung, ob und gegebenenfalls durch welche Stelle eine beantragte Zulassung zur Rechtsanwaltschaft versagt, widerrufen oder zurückgenommen wurde sowie die Erklärung, dass für den Fall der Bestellung zum Notarassessor auf die Rechte aus der Zulassung zur Rechtsanwaltschaft verzichtet wird.

c)

Der Bewerbung sind in dreifacher Fertigung beizufügen:

 

aa)

ein ausgefüllter Personalbogen nach besonderem Vordruck gemäß der Anlage 1, je mit einem Lichtbild in Passbildformat versehen, das nicht älter als drei Monate sein soll,

 

bb)

jeweils in beglaubigter Ablichtung die Zeugnisse der Ersten und Zweiten Juristischen Staatsprüfung sowie hinsichtlich der letztgenannten ein Einzelnotennachweis (schriftlicher und mündlicher Teil) und eine Bescheinigung über die erreichte Platzziffer,

 

cc)

ein Lebenslauf, wovon ein Exemplar eigenhändig geschrieben und unterschrieben sein muss.

3.

Bewerberauswahlverfahren

a)

Nach Eingang der Bewerbungsunterlagen zieht das Staatsministerium der Justiz die Personalakten und die sonstigen für die Entscheidung bedeutsamen Vorgänge bei und leitet sie der Notarkammer zur Stellungnahme zu. Auf die Beiziehung der Personalakten von Bewerbern, die nach Durchsicht aller Bewerbungsunterlagen im Vergleich zu den Mitbewerbern für eine Aufnahme in den Anwärterdienst nicht in Betracht kommen, kann verzichtet werden.

b)

Das Staatsministerium der Justiz kann mit den Bewerbern Vorstellungsgespräche führen. Zu diesen Gesprächen können von der Notarkammer beauftragte Notare und Mitglieder der Geschäftsführung der Notarkammer beigezogen werden.

c)

Nach Durchführung der Vorstellungsgespräche erfolgt eine abschließende Anhörung der Notarkammer. Der Präsident der Notarkammer reicht dem Staatsministerium der Justiz die übersandten Vorgänge mit einer insbesondere auf die persönliche und fachliche Eignung des Bewerbers eingehende Stellungnahme der Notarkammer zurück.

4.

Vorlage eines amtsärztlichen Attests und eines Führungszeugnisses

Bewerber können zur Einreichung eines amtsärztlichen Attests und eines Führungszeugnisses aufgefordert werden. Die entstehenden Kosten sind vom Bewerber zu tragen.

5.

Ernennung des Notarassessors, Beginn des Anwärterdienstes

a)

Die Ernennung des Notarassessors erfolgt durch das Staatsministerium der Justiz. Die Ernennungsurkunde wird dem Notarassessor durch den Präsidenten der Notarkammer ausgehändigt. Über die Aushändigung ist eine Niederschrift aufzunehmen. Je eine Abschrift dieser Niederschrift ist dem Staatsministerium der Justiz, dem Präsidenten des Landgerichts der ersten Ausbildungsstation sowie der Ländernotarkasse zu übersenden.

b)

Der Anwärterdienst beginnt mit Dienstantritt des Notarassessors. Der Notar zeigt den Tag des Dienstantrittes dem Präsidenten der Notarkammer an, welche das Staatsministerium der Justiz, den Präsidenten des Oberlandesgerichts, den Präsidenten des zuständigen Landgerichts und den Präsidenten der Ländernotarkasse unterrichtet.

6.

Ablehnung eines Bewerbers

Bewerber, die bei der Besetzung keine Berücksichtigung gefunden haben, werden vom Staatsministerium der Justiz darüber benachrichtigt, dass beabsichtigt sei, die Stelle an einen Mitbewerber zu vergeben.

7.

Entlassung eines Notarassessors

a)

Anträge von Notarassessoren auf Entlassung aus dem Dienst (§ 7 Abs. 7 Satz 1 BNotO) sind auf dem Dienstweg dem Staatsministerium der Justiz vorzulegen.

b)

Tatsachen, die zur Entlassung des Notarassessors aus einem der in § 7 Abs. 7 Satz 2 BNotO genannten Gründe führen können, hat der Notar, der den Notarassessor beschäftigt (§ 7 Abs. 5 Satz 1 BNotO), unverzüglich dem Präsidenten des zuständigen Landgerichts mitzuteilen. Dieser hört den Notarassessor sowie die Notarkammer an und berichtet auf dem Dienstweg dem Staatsministerium der Justiz.

c)

Wird ein Notarassessor gemäß § 7 Abs. 7 BNotO aus dem Anwärterdienst entlassen, ist er zur Führung der Bezeichnung „Notarassessor“ auch mit einem auf das Ausscheiden aus dem Dienst hinweisenden Zusatz nicht befugt.

II.
Besetzung der Notarstellen

8.

Ausschreibung von Notarstellen

Die Notarstellen werden vom Staatsministerium der Justiz nach Anhörung der Notarkammer und der Ländernotarkasse im Sächsischen Justizministerialblatt ausgeschrieben.

9.

Bewerbung um freie Notarstellen

a)

Die Bewerbung um eine ausgeschriebene Notarstelle ist innerhalb der Ausschreibungsfrist in zweifacher Fertigung an das Staatsministerium der Justiz zu richten.

b)

Die Bewerbung muss die in Nummer 2 Buchst. b vorgesehenen Angaben und Erklärungen enthalten. Zusätzlich sind anzugeben:

 

aa)

die Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle und, soweit sich die Bewerbung auf mehrere Stellen bezieht, die Rangfolge der Stellen,

 

bb)

die Angabe, auf welche Weise die Voraussetzung für die Bestellung zum Notar erlangt wurde.

c)

Der Bewerbung sind beizufügen:

 

aa)

die in Nummer 2 Buchst. c genannten Unterlagen,

 

bb)

gegebenenfalls Nachweise über Anrechnungszeiten nach § 6 Abs. 3 Satz 4 BNotO in Verbindung mit §§ 4, 8 der Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz zur Ausführung der Bundesnotarordnung ( BNotOVO) vom 16. Dezember 1998 (SächsGVBl. S. 666).

d)

Wird eine freie Notarstelle nur zur gemeinsamen Berufsausübung mit einem anderen Notar ausgeschrieben, hat der Bewerber zu erklären, dass er hierzu bereit ist.

e)

Notarassessoren, die sich im Freistaat Sachsen in einem Anwärterdienst nach § 7 BNotO befinden, und Notare des Freistaates Sachsen, die mit ihrer Bewerbung einen Wechsel ihres Amtssitzes anstreben, reichen im Falle einer Bewerbung an Stelle der erforderlichen Erklärung nach Nummer 2 Buchst. b und an Stelle der Nachweise nach Nummer 2 Buchst. c die Bewerbung unter Verweis auf die dem Staatsministerium der Justiz vorliegenden Personalakten ein, soweit sich keine Änderungen gegenüber der vorherigen Bewerbung ergeben haben.

10.

Bewerberauswahlverfahren

Für das Bewerberauswahlverfahren gilt Nummer 3 entsprechend. Bei Bewerbungen von sächsischen Notarassessoren oder sächsischen Notaren sind die bei dem Präsidenten des Oberlandesgerichts und den Präsidenten der Landgerichte befindlichen Personalakten auf Aufforderung an das Staatsministerium der Justiz zu übersenden.

11.

Mindestverweildauer vor Bewerbung um eine neue Notarstelle

Ein Bewerber, der erstmals zum Notar bestellt worden ist oder seinen Amtssitz nach Ausschreibung verlegt hat, findet bis zum Ablauf von fünf Jahren seit der Bestellung oder dem Amtssitzwechsel in der Regel keine Berücksichtigung im Auswahlverfahren. Maßgeblich ist das Ende der Bewerbungsfrist. Besondere Gründe für eine vorzeitige Amtssitzverlegung oder Neubestellung sind darzulegen.

12.

Bewerbung um mehrere Notarstellen

a)

Nimmt ein Notarassessor seine Bewerbung um eine Notarstelle ohne hinreichenden Grund zurück und war er im Zeitpunkt der Rücknahme der einzige berücksichtigungsfähige Bewerber um die ausgeschriebene Notarstelle, wird ihm die Notarstelle gemäß § 7 Abs. 7 Satz 2 Nr. 3 BNotO zur erneuten Bewerbung angeboten.

b)

Während der Dauer eines Gerichtsverfahrens um die Besetzung einer Notarstelle wird das Gesuch eines hieran beteiligten konkurrierenden Bewerbers um eine andere Notarstelle nur berücksichtigt, wenn er sich schriftlich bereit erklärt, diese unabhängig vom Stand des Gerichtsverfahrens zum erstmöglichen Zeitpunkt anzutreten.

13.

Vorlage eines amtsärztlichen Attests, Ablehnung eines Bewerbers

Für die Vorlage eines amtsärztlichen Attests und die Ablehnung eines Bewerbers gelten die Nummern 4 und 6 entsprechend. Das Benachrichtigungsschreiben an abgelehnte Bewerber hat den Hinweis zu enthalten, dass das Besetzungsverfahren nach Ablauf von zwei Wochen ab Bekanntgabe des Benachrichtigungsschreibens fortgesetzt wird.

14.

Bestallungsurkunde

Der Präsident des Landgerichts, in dessen Bezirk sich die zu besetzende Notarstelle befindet, händigt dem Bewerber die Bestallungsurkunde aus. Über die Aushändigung und die anschließende Vereidigung (§ 13 BNotO) ist eine Niederschrift aufzunehmen. Je eine Abschrift dieser Niederschrift ist dem Staatsministerium der Justiz, dem Präsidenten des Oberlandesgerichts, der Notarkammer sowie der Ländernotarkasse zu übersenden.

III.
Übertragung von Befugnissen

15.

– aufgehoben –

16.

Übertragung von Aufgaben der Notarkammer

Von den Aufgaben, die der Notarkammer nach der Bundesnotarordnung zustehen, werden auf die Ländernotarkasse übertragen:

a)

die Mittelbereitstellung für die berufliche Fortbildung der Hilfskräfte der Notare (§ 67 Abs. 3 Nr. 1 BNotO),

b)

die Regelung der Ausbildung und Prüfung der Hilfskräfte der Notare (§ 67 Abs. 3 Nr. 2 BNotO),

c)

die Erstattung kostenrechtlicher Gutachten (§ 67 Abs. 5 BNotO).

Im Übrigen bleibt die Zuständigkeit der Notarkammer nach § 67 Abs. 3 Nr. 1 und Abs. 5 BNotO unberührt.

IV.
Tätigkeit der Aufsichtsbehörden

17.

– aufgehoben –

18.

– gestrichen –

19.

Prüfung der Amtsführung

a)

Der Präsident des Landgerichts veranlasst die Prüfung der Amtsgeschäfte des Notars gemäß § 93 BNotO. Stichprobenkontrollen nach § 83 Abs. 3 GBV erfolgen anlässlich der turnusmäßig stattfindenden Prüfungen, soweit nicht konkrete Anhaltspunkte eine außerplanmäßige Überprüfung erforderlich machen.

b)

Der zur Prüfung hinzugezogene Notar (§ 93 Abs. 3 Satz 2 BNotO) soll seinen Amtssitz nicht in dem Regierungsbezirk des zu prüfenden Notars haben. Der Ort, die Zeit und, soweit eine eingeschränkte Prüfung stattfindet, der Gegenstand der Prüfung sind der Notarkammer im Rahmen der Anhörung und zur Abstimmung mit dem prüfenden Notar rechtzeitig mitzuteilen.

20.

Mitteilungspflichten der Aufsichtsbehörde

a)

Die Aufsichtsbehörde übersendet den anderen Aufsichtsbehörden sowie der Notarkammer Abdrucke der von ihr getroffenen Entscheidung. Dabei ist das Staatsministerium der Justiz nur über Entscheidungen zu unterrichten, denen eine grundsätzliche Bedeutung zukommt oder die von besonderem öffentlichen Interesse sind.

b)

Über das Ergebnis der Prüfung der Amtsführung des Notars nach Maßgabe des § 93 BNotO sind der Präsident des Oberlandesgerichts und die Notarkammer durch Übersendung eines Berichts und der hierzu erfolgten Stellungnahme des Notars zu unterrichten. Dies gilt auch für das Ergebnis einer im Einzelfall erforderlichen Nachprüfung und die zur Beseitigung vorgefundener Mängel ergriffenen Maßnahmen.

c)

In Aufsichts- und Disziplinarangelegenheiten ist den höheren Aufsichtsbehörden über alle wesentlichen Vorgänge zu berichten. Höhere Aufsichtsbehörden sind der Präsident des Oberlandesgerichts und das Staatsministerium der Justiz. Wesentliche Vorgänge sind insbesondere Vorkommnisse, die ein Strafverfahren oder ein Disziplinarverfahren gegen einen Notar oder Notarassessor zur Folge haben können, sowie alle wesentlichen Entscheidungen im Zusammenhang mit diesen Verfahren. Bei Straßenverkehrsdelikten ist nur bei schweren Verstößen – insbesondere bei Trunkenheitsfahrten, Unfallflucht oder fahrlässiger Tötung – zu berichten. In förmlichen Disziplinarverfahren erfolgen Mitteilungen an das Staatsministerium der Justiz auf dem Dienstweg und an die Notarkammer. In nichtförmlichen Disziplinarverfahren ist das Staatsministerium der Justiz auf dem Dienstweg nach und die Notarkammer bereits vor Erlass einer Disziplinarverfügung zu unterrichten. Dies gilt auch für die Entscheidung über die gegen eine Disziplinarverfügung eingelegten Rechtsbehelfe und in Verfahren, die auf den Ausspruch einer Missbilligung gerichtet sind.

21.

Mitteilungspflichten der Notarkammer

a)

Die Notarkammer teilt eine von ihr ausgesprochene Ermahnung dem Präsidenten des Landgerichts mit, der die Aufsicht über den Notar führt (§ 75 Abs. 3 Satz 3 BNotO). Dieser legt sie dem Präsidenten des Oberlandesgerichts vor. Dies gilt auch für die Entscheidung über den gegen eine Ermahnung eingelegten Einspruch (§ 75 Abs. 4 BNotO) und für die Entscheidung über den Antrag auf gerichtliche Überprüfung im Fall der Nichtabhilfe (§ 75 Abs. 5 BNotO).

b)

Die Notarkammer teilt dem Präsidenten des Landgerichts die Überweisung von Notarassessoren mit. Sie teilt ihm auch Tatsachen mit, die zur Entlassung aus einem der in § 7 Abs. 7 Satz 2 BNotO genannten Gründe führen kann.

V.
Notarverwaltungsangelegenheiten

22.

Verfahren bei Anträgen und Anzeigen

a)

In folgenden Angelegenheiten der Notare hat der Notar Anträge oder Anzeigen an die zuständige Aufsichtsbehörde über die Notarkammer einzureichen:

 

aa)

Übernahme eines besoldeten Amtes (§ 8 Abs. 1 BNotO),

 

bb)

Übernahme einer Nebenbeschäftigung gegen Vergütung, insbesondere einer gewerblichen Tätigkeit (§ 8 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 BNotO) oder der Eintritt in den Vorstand, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat oder in ein sonstiges Organ einer auf Erwerb gerichteten Gesellschaft, Genossenschaft oder eines in einer anderen Rechtsform betriebenen wirtschaftlichen Unternehmens (§ 8 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 BNotO),

 

cc)

Verbindung zur gemeinsamen Berufsausübung oder Unterhaltung gemeinsamer Geschäftsräume (§ 9 BNotO in Verbindung mit § 9 BNotOVO),

 

dd)

Verlegung des Amtssitzes (§ 10 Abs. 1 Satz 3 BNotO),

 

ee)

Genehmigung mehrerer Geschäftsstellen oder Abhaltung auswärtiger Sprechtage (§ 10 Abs. 4 BNotO),

 

ff)

Urkundstätigkeiten außerhalb des Amtsbereiches (§ 10 a Abs. 3 BNotO),

 

gg)

Urkundstätigkeiten außerhalb des Amtsbezirkes (§ 11 Abs. 2 BNotO),

 

hh)

Befreiung von der Pflicht zur Verschwiegenheit (§ 18 Abs. 2 Halbsatz 2 BNotO) und die Entscheidung in diesbezüglichen Zweifelsfragen (§ 18 Abs. 3 Satz 1 BNotO),

 

ii)

Anstellung von juristischen Mitarbeitern (§ 25 Abs. 2 BNotO in Verbindung mit § 10 BNotOVO),

 

jj)

Abwesenheit des Notars von seinem Amtssitz von mehr als einem Monat (§ 38 Satz 2 BNotO),

 

kk)

Bestellung eines zeitweiligen Vertreters (§ 39 Abs.1 Satz 1 Halbsatz 1 BNotO) und Bestellung eines ständigen Vertreters (§ 39 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 BNotO), soweit es sich nicht um die Bestellung eines amtierenden sächsischen Notars handelt,

 

ll)

Übertragung der Aktenverwahrung (§ 51 Abs. 1 BNotO),

 

mm)

Führung der Amtsbezeichnung Notar mit dem Zusatz „außer Dienst (a.D.)“ (§ 52 Abs. 2 BNotO),

 

nn)

Genehmigung zur Verlegung der Geschäftsstelle eines Notars in die Räume eines Notars, dessen Amt erloschen ist oder der seinen Amtssitz verlegt hat, und zur Übernahme eines in einem besonderen Vertrauensverhältnis stehenden Angestellten (§ 53 Abs. 1 BNotO).

 

In allen anderen Fällen werden Anträge oder Anzeigen an die zuständige Aufsichtsbehörde unmittelbar übermittelt.

b)

Die Notarkammer leitet in den Fällen von Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchst. aa bis nn die mit einer Stellungnahme versehenen Anträge an die zuständige Aufsichtsbehörde weiter. Im Fall von Buchstabe a Doppelbuchst. ff leitet die Notarkammer den Vorgang nur an die zuständige Aufsichtsbehörde weiter, wenn die Vornahme der Urkundstätigkeit außerhalb des Amtsbereiches nicht nach § 10 a Abs. 2 BNotO geboten ist. In den Fällen von Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchst. kk weist die Notarkammer den Präsidenten des Landgerichts auf die Notwendigkeit der erstmaligen Vereidigung des zu bestellenden Vertreters hin (§ 40 Abs. 1 Satz 2 BNotO).

23.

Anhörung der Notarkammer

Unbeschadet der in Nummer 22 Buchst. a Satz 1 Doppelbuchst. aa bis nn genannten Fälle ist die Notarkammer anzuhören:

a)

vor der Anweisung an einen Notar, seine Wohnung am Amtssitz zu nehmen (§ 10 Abs. 2 Satz 2 Halbsatz 2 BNotO),

b)

vor der Verpflichtung eines Notars zur Unterhaltung weiterer Geschäftsstellen oder der Abhaltung von Sprechtagen (§ 10 Abs. 4 BNotO),

c)

vor der Änderung von Grenzen des Amtsbereiches (§ 10 a Abs. 1 Satz 2 BNotO),

d)

vor der von Amts wegen vorzunehmenden Bestellung eines zeitweiligen Vertreters (§ 39 Abs. 2 BNotO) oder dem Widerruf einer Vertreterbestellung (§ 40 Abs. 2 BNotO),

e)

vor der Entscheidung über den Antrag auf Genehmigung der vorübergehenden Amtsniederlegung (§ 48 b, § 48 c BNotO),

f)

vor der Amtsenthebung (§ 50 Abs. 3 BNotO),

g)

vor der von Amts wegen vorzunehmenden Anordnung der Aktenverwahrung (§ 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO),

h)

vor der vorläufigen Amtsenthebung (§ 54 Abs. 1 BNotO),

i)

vor der Bestellung eines Verwalters (§ 57 Abs. 2 BNotO) und dem Widerruf der Verwalterbestellung (§ 64 Abs. 1 Satz 3 BNotO),

j)

vor Entscheidungen im Zusammenhang mit der Bestellung oder der Amtsenthebung von Beisitzern aus den Reihen der Notare (§ 103, § 104 BNotO).

24.

Bestellung eines Vertreters

Zum Notarvertreter (§ 39 BNotO) sollen grundsätzlich nur Notare, Notarassessoren und Notare außer Dienst bestellt werden. Zu der Frage, ob Notarassessoren zur Verfügung stehen, ist eine Stellungnahme der Notarkammer einzuholen.

25.

Vorübergehende Amtsniederlegung

Bei vorübergehenden Amtsniederlegungen (§ 48 b, § 48 c BNotO) hat der Notar den Wegfall des Grundes einer vorübergehenden Amtsniederlegung sowie die Aufnahme erwerbswirtschaftlicher Nebentätigkeiten dem Präsidenten des Landgerichts anzuzeigen.

26.

Prüfung der Geschäftsübersichten

a)

Der Präsident des Landgerichts prüft die Geschäftsübersichten (§ 23 DONot) und stellt nach Behebung etwaiger Beanstandungen die Ergebnisse der Übersichten zusammen. Dabei sind die Notare mit dem Amtssitz im selben Amtsgerichtsbezirk in alphabetischer Reihenfolge unter Verwendung des als Anlage 2 beigefügten Musters aufzuführen.

b)

Der Präsident des Landgerichts legt die Zusammenstellung bis zum 1. April auf dem Dienstweg dem Staatsministerium der Justiz vor. Die Notarkammer erhält von diesem eine Zusammenstellung der festgestellten und der bereinigten Urkundszahlen. Bei der Feststellung der bereinigten Nummern werden Beglaubigungen ohne Entwurf zu 10 vom Hundert, Beglaubigungen mit Entwurf zu 50 vom Hundert, Wechsel- und Scheckproteste mit 10 vom Hundert sowie die übrigen Beurkundungen voll berücksichtigt.

27.

Übertragung der Aktenverwahrung

a)

Ist das Amt eines Notars erloschen oder wird der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt (§ 51 Abs. 1 BNotO), sind die Akten und Bücher des Notars sowie die ihm amtlich übergebenen Urkunden nach Beendigung der Verwaltung in der Regel demjenigen Notar in Verwahrung zu geben, der als Amtsnachfolger des ausgeschiedenen Notars anzusehen ist. Der Notariatsverwalter des ausgeschiedenen Notars übergibt bei Beendigung seines Amtes Siegel und Stempel an den Präsidenten des Landgerichts, welcher hiervon den Präsidenten der Notarkammer unterrichtet. Die Siegel und Stempel sind zur weiteren Verwendung geeignet. Sie sind daher nicht zu vernichten, sondern beim Präsidenten des Landgerichts aufzubewahren.

b)

Die Siegel und Stempel des ausgeschiedenen Notars sind bei Aushändigung der Entlassungsurkunde durch den ausscheidenden Notar oder bei Verwalterbestellung durch den Verwalter an das Amtsgericht, in dessen Bezirk sich die Notarstelle befindet, zur Einziehung und Vernichtung zu übergeben.

VI.
Personalakten

28.

Inhalt und Führung der Personalakten

a)

Über jeden Notar sind Personalakten zu führen. Zu den Personalakten gehören alle den Notar betreffenden Vorgänge, die im Zusammenhang mit dem Amtsverhältnis stehen. Nicht zu den Personalakten gehören Vorgänge, die einen überwiegenden Bezug zu der Notarstelle aufweisen, und die bei Bedarf in einer gesonderten Sachakte geführt werden (Notarstellenakte). In der Notarstellenakte sind insbesondere Vorgänge zu führen, die folgende Angelegenheiten betreffen:

 

aa)

Dienstantrittsanzeige, Amtssiegelprobe, Unterschriftsprobe und Anzeigen zum Kanzleisitz,

 

bb)

Geschäftsübersichten,

 

cc)

Verwahrungsübersichten,

 

dd)

Vertreterbestellungen,

 

ee)

Notariatsverwaltungen.

b)

Die Personalakten für Notare werden vom Staatsministerium der Justiz, vom Präsidenten des Oberlandesgerichts und vom Präsidenten des Landgerichts unter Beachtung der für den jeweiligen Aufgabenbereich bestehenden Zuständigkeiten geführt.

c)

Die Personalakten sind wegen ihres vertraulichen Charakters vor unbefugter Einsicht durch Dritte zu schützen. Sie dürfen nur den mit der Bearbeitung von Personalsachen von Notaren betrauten Bediensteten zugänglich sein.

d)

Erstes Aktenstück der Personalakten ist der Personalbogen, der bei entsprechendem Anlass unverzüglich zu berichtigen ist. Nach diesem sind die einzelnen Aktenstücke, soweit sie nicht in Teilakten (Unterhefte) aufzunehmen sind, in zeitlicher Reihenfolge einzuordnen. Sämtliche Schriftstücke mit Ausnahme des Personalbogens sind in der rechten oberen Ecke mit einer fortlaufenden Blattzahl zu versehen.

e)

Folgende Vorgänge sind in die Unterhefte I bis III aufzunehmen:

 

aa)

dienstliche Beurteilungen,

 

bb)

Disziplinarvorgänge,

 

cc)

Nebentätigkeitsvorgänge.

 

Die Unterhefte sind erst anzulegen, wenn ein entsprechender Vorgang anfällt. Auf dem Aktenumschlag sind angelegte Unterhefte zu verzeichnen. Weitere Unterhefte, insbesondere Personalaktenqualität besitzende Vorgänge betreffend Gerichts-, Ermittlungs- und Bußgeldverfahren oder betreffend die Prüfung der Amtsführung, sowie Teile von Unterheften sind bei Bedarf anzulegen.

f)

Während des Disziplinarverfahrens sind die Disziplinarakten gesondert zu führende Sachakten und unterliegen für diese Zeit nicht den Regelungen über die Personalakten, sondern den besonderen Verfahrensvorschriften der Disziplinarordnung für den Freistaat Sachsen ( SächsDO) vom 28. Februar 1994 (SächsGVBl. S. 333), zuletzt geändert durch Artikel 12 des Gesetzes vom 28. Juni 2001 (SächsGVBl. S. 426, 427) und durch Gesetz vom 13. November 2001 (SächsGVBl. S. 696). Erst nach Abschluss des Disziplinarverfahrens werden sie als Unterheft II Bestandteil der Personalakte.

g)

Buchstabe f gilt entsprechend für die gesondert zu führenden Teilakten über Gerichts-, Ermittlungs- und Bußgeldverfahren.

h)

Ärztliche und psychologische Gutachten sind in einem verschlossenen Umschlag zur Hauptakte – oder wenn sie von einem Einzelvorgang nicht getrennt werden können – zu dem entsprechenden Unterheft zu nehmen. Eine Öffnung des Umschlags ist unter Angabe des Datums und der Person des Einsichtnehmenden auf dem Umschlag zu vermerken. Ärztliche Zeugnisse nach Vordruck können unverschlossen aufgenommen werden, wenn sie keine besonderen Bemerkungen enthalten.

i)

Erklärungen der Notare und sonstige Schriftstücke, die Überprüfungen früherer politischer Tätigkeiten in der ehemaligen DDR oder Tätigkeiten für das Ministerium für Staatssicherheit oder das Amt für Nationale Sicherheit der DDR betreffen, sind weder in die Hauptakte noch in ein Unterheft aufzunehmen. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge zu einer Sammlung für alle Notare zu nehmen, die beim Staatsministerium der Justiz aufzubewahren ist. Die Bestimmungen über die Einsicht in die Personalakten (Nummer 29) gelten entsprechend.

j)

Jeder Notar hat dem Präsidenten des Landgerichts und dem Präsidenten der Notarkammer mitzuteilen:

 

aa)

eine Änderung der Anschrift,

 

bb)

eine Eheschließung unter Vorlage der Heiratsurkunde oder die Begründung einer Lebenspartnerschaft unter Vorlage einer Lebenspartnerschaftsurkunde; dabei ist eine Erklärung abzugeben, ob und gegebenenfalls wo der Ehegatte oder der Lebenspartner im Justizdienst beschäftigt oder als Rechtsanwalt oder Notar in dem Bezirk des Landgerichts, in dem der Notar seinen Amtssitz hat, tätig ist,

 

cc)

eine Namensänderung unter Vorlage der standesamtlichen Urkunde,

 

dd)

den Erwerb eines Doktortitels oder eines Diploms unter Vorlage eines Abdrucks der Verleihungsurkunde.

 

Der Präsident des Landgerichts legt Abdrucke oder Ablichtungen dieser Mitteilungen über den Präsidenten des Oberlandesgerichts dem Staatsministerium der Justiz vor.

29.

Einsicht in die Personalakten

a)

Der Notar hat ein Recht auf Einsicht in die vollständigen Personalakten. Dieses Recht steht auch einem früheren Notar zu. Die Personalakten können bei der Behörde eingesehen werden, welche die Personalakten führt oder verwahrt; ausnahmsweise kann die Einsichtnahme auch bei einer zu bestimmenden anderen Behörde gestattet werden. Die Akteneinsicht darf nicht aktenkundig gemacht werden.

b)

Die Personalakten dürfen nur von dem Notar persönlich oder einem von ihm beauftragten Bevollmächtigten eingesehen werden. Bei der Einsichtnahme ist ein Bediensteter der Behörde anwesend, bei der die Personalakten eingesehen werden. Der Notar darf sich bei der Einsichtnahme Aufzeichnungen über den Inhalt der Akten sowie Abschriften oder Ablichtungen von Aktenstücken fertigen.

c)

Für die Gewährung von Einsicht in die Personalakten sind weder Gebühren noch Auslagen (zum Beispiel Versendungskosten) zu erheben.

30.

Überlassung oder Abgabe von Personalakten an andere Behörden

a)

Wegen des vertraulichen Charakters der Personalakten unterliegt ihre Abgabe an andere Behörden zur Einsichtnahme Beschränkungen. Die um die Personalakte ersuchte Behörde muss stets im Einzelfall prüfen, ob und gegebenenfalls unter welchen Einschränkungen sie zur Abgabe verpflichtet oder berechtigt ist. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:

 

aa)

Soweit eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Abgabe von Akten besteht, bleibt diese auch bei Personalakten unberührt.

 

bb)

Zulässig ist die Abgabe von Akten an Behörden im Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz, wenn ein dienstliches Bedürfnis hierfür vorliegt.

 

cc)

Einer Behörde außerhalb des Geschäftsbereichs des Staatsministeriums der Justiz sind die Personalakten grundsätzlich nur dann zugänglich zu machen, wenn der Notar zugestimmt hat.

 

dd)

Schwebt gegen den Notar ein strafrechtliches Verfahren oder ein Disziplinarverfahren, geht grundsätzlich das öffentliche Interesse an einer gerechten Beurteilung seiner Persönlichkeit dem Interesse des Notars an der Geheimhaltung der Personalakten vor. Die Personalakten sind in diesem Fall in der Regel der Staatsanwaltschaft sowie den Strafgerichten oder Disziplinargerichten für Notare zur Verfügung zu stellen.

b)

Die Abgabe der Personalakten an andere Behörden zum endgültigen Verbleib richtet sich nach folgenden Grundsätzen:

 

aa)

Wird der Amtssitz eines Notars verlegt, sind die Personalakten an die dann zuständigen Aufsichtsbehörden abzugeben.

 

bb)

Erlischt das Amt des Notars, kommt eine Abgabe der Personalakten ohne ausdrückliche Zustimmung des ehemaligen Notars in der Regel nicht in Betracht. Die Übergabe von Dienstprüfungsberichten an den Notariatsverwalter oder den Nachfolger im Amt ist zulässig.

31.

Aufnahme von ungünstigen Tatsachen in die Personalakte und Tilgung von Eintragungen

a)

Beschwerden oder Behauptungen tatsächlicher Art über den Notar, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, dürfen in die Personalakten erst aufgenommen werden, wenn der Notar dazu gehört wurde. Seine schriftliche Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen. Äußert er sich nicht oder nur mündlich, muss sich aus den Personalakten ergeben, dass ihm Gelegenheit zur Äußerung gegeben wurde.

b)

Wird bei einer der Personalakten führenden Behörden festgestellt, dass Eintragungen nach Maßgabe des § 110a Abs. 1 bis 5 BNotO zu tilgen sind, oder geht bei ihr ein Antrag eines Notars auf Tilgung von Eintragungen nach § 110a Abs. 6 BNotO ein, setzt sie die anderen Personalakten führenden Behörden hiervon in Kenntnis. Die Tilgungsfrist beginnt im Falle des § 110a Abs. 6 BNotO mit dem Tag, an dem die das Verfahren abschließende Entscheidung ergeht, im Übrigen mit dem Tag, an dem die für die Verfolgung des Dienstvergehens zuständige Behörde Kenntnis von den wesentlichen Verdachtsmomenten erhält. Schriftliche Hinweise auf die Tilgung sind zusammen mit dem zu entfernenden Personalaktenbestandteil zu vernichten.

31a.

Aufbewahrung von Personalakten

a)

Personalakten sind nach ihrem Abschluss von den die Personalakten führenden Behörden fünf Jahre aufzubewahren.

b)

Die bei dem Präsidenten des Landgerichts und dem Präsidenten des Oberlandesgerichts geführten Personalakten sind abgeschlossen, wenn das Amt des Notars gemäß § 47 BNotO erloschen ist. Sofern eine Disziplinarmaßnahme verhängt oder eine Ermahnung oder Missbilligung ausgesprochen wurde, sind die Personalakten nicht vor Ablauf der Tilgungsfrist gemäß § 110a BNotO abgeschlossen.

c)

Die bei dem Staatsministerium der Justiz geführten Personalakten sind mit Ablauf des Todesjahres des Notars abgeschlossen.

d)

Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht von einem Archiv des Freistaates Sachsen oder einem Archiv einer der Aufsicht des Freistaates Sachsen unterstehenden juristischen Person des öffentlichen Rechts übernommen werden. Zuvor wird die Ländernotarkasse von der beabsichtigten Vernichtung oder Abgabe schriftlich benachrichtigt.

32.

Geltung für Notarassessoren

Die Regelungen der Nummern 28 bis 31a gelten für Notarassessoren entsprechend.

VII.
Schlussbestimmung

33.

In-Kraft-Treten und Außer-Kraft-Treten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Februar 1999 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über Angelegenheiten der Notare vom 22. Dezember 1992 (SächsABl. 1993, S. 62), verlängert durch Verwaltungsvorschrift vom 28. November 1997 (SächsAbl. S. 1260), außer Kraft.

Dresden, den 13. Januar 1999

Der Staatsminister der Justiz
In Vertretung
Dr. Franke

Anlage 1

Anlage 2