Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über die Errichtung einer virtuellen Personalvermittlungsplattform

1. Präambel

(1) Im Hinblick auf das Stellenabbaukonzept 2010 steht die sächsische Verwaltung vor weit reichenden Veränderungen. Diese Veränderungen werden künftig eine verstärkte Kooperation der Ressorts auf personalwirtschaftlicher Ebene erfordern.

(2) Vor dem Hintergrund des Personalabbaus sind externe Einstellungen auf ein zwingend erforderliches Mindestmaß zu begrenzen. Der verwaltungsinternen Nachbesetzung von Stellen ist daher Vorrang vor einer externen Personalzuführung einzuräumen. Um den verwaltungsinternen Vermittlungsprozess zu unterstützen, wird durch das Staatsministerium der Finanzen für die Staatsregierung eine Personalvermittlungsplattform (PVP) in Form einer virtuellen Datenbank eingerichtet und betrieben werden.

2. Ziel und Struktur der Personalvermittlungsplattform

(1) Die PVP fungiert als virtueller Marktplatz zur Personalvermittlung. Sie ist in die selbständigen Datenbankteilbereiche „Ausschreibungen“ und „Personalprofile“ untergliedert.

(2) Die PVP bietet den Ressorts die Möglichkeit, zur Vermittlung vorgesehenes Personal ressortübergreifend anzubieten und Stellenausschreibungen zentral allen Beschäftigten der Sächsischen Staatsverwaltung zugänglich zu machen. Die Bediensteten des Freistaates Sachsen können sich bei ihrer obersten Dienstbehörde eigenständig um Aufnahme in die Datenbank bewerben und damit aktiv an der Gestaltung ihres beruflichen Werdegangs mitwirken.

3. Ausschreibungen freier Dienstposten

(1) Die Ressorts sind verpflichtet, freie, wieder zu besetzende Stellen ressortübergreifend auszuschreiben, sofern die Besetzung aus einem anderen Verwaltungsbereich nicht auf Grund spezieller Anforderungsprofile unmöglich ist (Kabinettsbeschluss Nummer 04/0349 vom 11. Juli 2006). Von einer ressortübergreifenden Ausschreibung kann abgesehen werden, wenn es sich um Einstellungen innerhalb der Einstellungskorridore handelt.

(2) Ressortübergreifende und öffentliche Ausschreibungen werden durch die Personal verwaltenden Stellen der obersten Dienstbehörden in der PVP gespeichert. Dies gilt nicht für die Ausschreibung von Stellen für Referendare, Anwärter und Auszubildende.

(3) Neben dem Ausschreibungstext sind dabei durch das Ressort die aus der Anlage ersichtlichen weiteren Daten in die Datenbank einzutragen, um eine gezielte Abfrage zu ermöglichen.

(4) Die Beschäftigten der Sächsischen Staatsverwaltung erhalten auf diese Ausschreibungen im Landesweb lesenden Zugriff. Dieser Teil der PVP ist innerhalb der Staatsverwaltung öffentlich. Nach dem Ablauf der Bewerbungsfrist werden die Ausschreibungen den Beschäftigten nicht mehr angezeigt.

(5) Die Ausschreibungen verbleiben zu Dokumentationszwecken für ein Jahr nach Ablauf der Ausschreibungsfrist im Datenbestand der Personalvermittlungsplattform. Nach Ablauf dieser Dokumentationsfrist löschen die Ressorts die von ihnen eingestellten Ausschreibungen innerhalb weiterer sechs Monate.

(6) Soll ein Ausschreibungsverfahren vor Ablauf der Ausschreibungsfrist beendet werden, ist dies vom einstellenden Ressort durch Abänderung der Bewerbungsfrist zu veranlassen. Der Verfahrensabbruch ist in der Datenbank zu vermerken.

4. Einstellung von Personalprofilen

(1) Die Ressorts können auf Grundlage von Organisationsentscheidungen und aufgabenkritischer Betrachtung der Arbeits bereiche Beschäftigte zur ressortübergreifenden Verwendung über die PVP vorsehen. Die Personal verwaltenden Stellen erörtern mit den Beschäftigten deren Aufnahme in die PVP und teilen die in der PVP zu speichernden und zu verarbeitenden Daten mit. Eine Verpflichtung der Ressorts zur Aufnahme von Beschäftigten in die PVP nach Satz 1 und 2 besteht nicht. Die Speicherung von Personalprofilen ohne Einverständnis des betroffenen Beschäftigten erfolgt nur auf der Grundlage einer gesonderten gesetzlichen Regelung. Form und Inhalt der Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten richten sich nach § 4 Abs. 3 bis 5 des Gesetzes zum Schutz der informationellen Selbstbestimmung im Freistaat Sachsen (Sächsisches Datenschutzgesetz – SächsDSG) vom 25. August 2003 (SächsGVBl. S. 330), das durch Artikel 1 des Gesetzes vom 14. Dezember 2006 (SächsGVBl. S. 530) geändert worden ist, in der jeweils gel tenden Fassung.

(2) Neben den nach Absatz 1 zur ressortübergreifenden Verwendung vorgesehenen Beschäftigten speichern die Personal verwaltenden Stellen der obersten Dienstbehörden auch die Daten der Beschäftigen in der PVP, die sich eigenständig für einen ressort übergreifenden Einsatz bewerben, um Erfahrungen zu sammeln und Verwendungsbreite zu erlangen, sofern dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.

(3) Aus den in der Anlage aufgeführten Daten der einzustellenden Beschäftigten erstellen die Personal verwaltenden Stellen der obersten Dienstbehörden Personalprofile und speichern diese in der PVP. Hierzu erhalten die Personal verwaltenden Stellen der obersten Dienstbehörden lesenden und schreibenden Zugriff auf den Datenbankbereich der Personalprofile in der PVP. Für die Pflege der eingestellten Daten sind die Personal verwaltenden Stellen der obersten Dienstbehörden selbst verantwortlich. Sie benennen hierzu dem Staatsministerium der Finanzen jeweils einen verantwortlichen Ansprechpartner sowie einen Vertreter.

(4) Auf die Personalprofile anderer Ressorts haben die Personal verwaltenden Stellen der obersten Dienstbehörden lesenden Zugriff. Der Name und der Vorname der gespeicherten Beschäftigten sind ausschließlich für das einstellende Ressort ersichtlich.

(5) Im Textfeld „Bemerkungen“ werden ausschließlich Personalaktendaten (§ 117 Abs. 1 Sächsisches Beamtengesetz) gespeichert, die für die ressortübergreifende Vermittlung erforderlich sind. Insbesondere ist die Speicherung örtlicher und fachlicher Einsatzwünsche zulässig.

5. Administration, Datenpflege und Datenschutz

(1) Die virtuelle Plattform und Datenbank wird durch das Staatsministerium der Finanzen entwickelt und administriert.

(2) Die Administration beinhaltet die Beschaffung und Wartung der Server-Hardware, die Errichtung, Erhaltung und Wartung der Datenbank-Infrastruktur, die Errichtung und Wartung der Intranet-Anbindung, sowie die Vergabe und Änderung von Nutzer rechten.

(3) Die Datensätze beider Teilbereiche der virtuellen Plattform (Ausschreibungen und Personalprofile) werden durch die Personal verwaltenden Stellen der obersten Dienstbehörden in eigener Verantwortung gespeichert und gepflegt. Die Personal verwaltenden Stellen der obersten Dienstbehörden aktualisieren die eingetragenen Datensätze bei einer Änderung der zugrunde liegenden Sachverhalte (zum Beispiel Änderungen relevanter Personaldaten der Beschäftigten einschließlich deren Verfügbarkeit) umgehend und eigenständig, um die Aktualität und damit die Funktionsfähigkeit der Datenbank sicherzustellen. Sie stellen auch sicher, dass die personenbezogenen Daten der in die PVP eingestellten Beschäftigten unverzüglich gelöscht werden, wenn der Vermittlungszweck entfällt.

(4) Die virtuelle Plattform vergibt zu jedem eingepflegten Datensatz eine Referenznummer und speichert die Daten ressortbezogen und dem Zugriffsrechtekonzept entsprechend. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Jeder Beschäftigte erhält auf Antrag von seiner obersten Dienstbehörde Auskunft, welche personenbezogenen Daten über ihn in der Personalvermittlungsplattform gespeichert sind.

(5) Die oberste Dienstbehörde, die die jeweiligen Daten gespeichert hat, darf einer anderen obersten Dienstbehörde auf deren Ersuchen den Namen, den Vornamen und die Beschäftigungsdienststelle eines Beschäftigten übermitteln, der für einen Einsatz in deren Geschäftsbereich geeignet erscheint.

(6) Der Beschäftigte ist durch die Personal verwaltende Stelle der obersten Dienstbehörde unverzüglich zu informieren, sobald sein Name, sein Vorname und seine Beschäftigungsdienststelle einer anderen obersten Dienstbehörde mitgeteilt wurden. Dabei ist mitzuteilen, welcher obersten Dienstbehörde seine Daten übermittelt wurden und in welchem Auswahlverfahren seine Daten berücksichtigt werden sollen.

6. Schlussbestimmungen

Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit Wirkung vom 5. Juni 2007 in Kraft. Das Staatsministerium der Finanzen wird ermächtigt, die Anlage zu dieser Verwaltungsvorschrift im Einvernehmen mit der Staatskanzlei und den Ressorts zu ändern und zu ergänzen.

Dresden, den 12. Juli 2007

Der Ministerpräsident
Prof. Dr. Georg Milbradt

Der Staatsminister der Finanzen
Dr. Horst Metz

Anlage

In die Personalvermittlungsplattform einzutragende Daten:

1. Ausschreibung

Ressort
Stellenkurzbezeichnung (Abbruchvermerk bei Abbruch des Ausschreibungsverfahrens)
Laufbahngruppe
Dienstort (optional)
Bewerbungsende
Dateianlage (Ausschreibung)

2. Personalprofile

Name (ausschließlich zur Ansicht für die speichernde Stelle)
Vorname (ausschließlich zur Ansicht für die speichernde Stelle)
Beschäftigungsressort
Geburtsjahr
Postleitzahl des Wohnortes (die ersten drei Ziffern)
Behinderung (soweit der Beschäftigte dem Eintrag zustimmt)
Dienststelle (optional)
Dienstort (optional)
Funktion (optional)
Arbeitsgebiet (optional)
Abschluss Kategorie
Abschluss konkret
weiterer Abschluss Kategorie (optional)
weiterer Abschluss konkret (optional)
Besoldungs- oder Entgeltgruppe
Besoldungs- oder Entgeltgruppe seit (optional)
Laufbahngruppe oder vergleichbare Laufbahngruppe
Art der letzten Beurteilung (optional)
Fachrichtung
Umfang einer Teilzeitbeschäftigung (Stunden/Woche)
Personal verwaltende Dienststelle
Ansprechpartner
Telefon des Ansprechpartners (optional)
E-Mail des Ansprechpartners (optional)
Bemerkungen (optional)