Verwaltungsvorschrift
des Sächsischen Staatsministeriums des Innern
zur Durchführung der Verordnung über melderechtsfremde Daten
(VwV melderechtsfremde Daten)

Vom 18. März 1996

Zur Durchführung von § 1 zur Zweiten Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums des Innern zur Durchführung des Sächsischen Meldegesetzes (Verordnung über melderechtsfremde Daten) vom 25. Oktober 1995 (SächsGVBl. S. 360) wird bestimmt:

1
Zuständiges kommunales Archiv

Das zuständige kommunale Archiv ist das Archiv des jeweiligen kommunalen Trägers der Selbstverwaltung, in dessen Besitz sich die melderechtsfremden Daten befinden.

2
Verkürzung der Schutzfristen nach § 10 Abs. 4 Satz 2 SächsArchG

Eine Verkürzung der Schutzfristen für Forschungsvorhaben im Sinne von § 10 Abs. 4 Satz 2 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen (SächsArchG) vom 17. Mai 1993 (SächsGVBl. S. 449) ist zulässig, sofern die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im Interesse einer öffentlichen Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerläßlich ist und die schutzwürdigen Belange des Betroffenen durch Anonymisierung oder andere Maßnahmen angemessen berücksichtigt werden.

3
Gebührenregelung im Zusammenhang mit den Nutzungsbestimmungen nach §§ 8 bis 10 SächsArchG

Gebühren werden nach der jeweiligen kommunalen Gebührenordnung erhoben.

4
Verwaltung und Sicherung des Archivguts nach § 13 Abs. 2 und § 8 SächsArchG

Besitzt die Gemeinde kein Archiv, welches den Anforderungen hinsichtlich Personal, Räumen und Ausstattung entspricht oder ist die erforderliche Archivordnung als Satzung noch nicht erlassen, so hat die Gemeinde die Mitbenutzung des Archivs einer anderen Gemeinde oder eines Landkreises, das diese Anforderungen erfüllt, zu vereinbaren. Dies kann insbesondere durch eine Zweckvereinbarung (§§ 71 ff. SächsKomZG; § 13 Abs. 2 SächsArchG) erfolgen. Das verwaltende Archiv nach Satz 1 kann als Archivgut im Sinne dieser Vorschrift an die Meldebehörde ausleihen, sofern die Satzung dies zuläßt. Das Archivgut unterliegt dabei weiterhin den Bestimmungen des Sächsischen Archivgesetzes.

5
Mindestanforderungen an kommunale Archive gemäß § 13 Abs. 2 SächsArchG zur Archivierung melderechtsfremder Daten

Bei der Archivierung melderechtsfremder Daten sind insbesondere folgende allgemeine Mindestanforderungen an kommunale Archive gemäß § 13 Abs. 2 SächsArchG zu beachten:

5.1
Anforderungen hinsichtlich Personal

Das übernehmende Archiv muß hauptamtlich von einer fachlich qualifizierten Person verwaltet werden. Eine fachliche Qualifikation ist durch eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mindestens für den gehobenen Archivdienst beziehungsweise eine gleichwertige Ausbildung gegeben. Für die fachgerechte Bewertung (Feststellung der Archivwürdigkeit von Unterlagen) ist die Qualifikation des wissenschaftlichen Archivdienstes erforderlich.
Das Sächsische Staatsministerium des Innern kann im Einzelfall die Eignung und Befähigung anderer Personen feststellen.
Die archivfachlichen Anforderungen hinsichtlich Personal können auch in der Weise erfüllt werden, daß das Archiv der Fachaufsicht eines anderen öffentlichen Archivs unterstellt wird, das den archivfachlichen Ansprüchen gemäß Absatz 1 genügt.

5.2
Anforderungen hinsichtlich Räumen und Ausstattung

Das übernehmende Archiv muß in baulicher und einrichtungsmäßiger Hinsicht so untergebracht sein, daß das Archivgut sicher verwahrt und vor unbefugter Nutzung, vor Beschädigung, Verlust oder Vernichtung geschützt ist. Insbesondere ergeben sich daraus folgende Anforderungen:

  • Der Bau muß den einschlägigen feuer- und sicherheitspolizeilichen Vorschriften entsprechen. Baumaterialien und Einrichtungen sollen feuerbeständig, müssen aber zumindest feuerhemmend sein.
  • Archivräume dürfen für Unbefugte nicht zugänglich und müssen vor widerrechtlichem Eindringen geschützt sein.
  • Benutzungsbereich und Magazinbereich müssen räumlich voneinander getrennt sein. Aufsicht über Benutzer muß gewährleistet sein.
  • Die Durchschnittstemperatur in den Magazinen soll für die Aufbewahrung der seit 1875 in der Regel säure- und holzschliffhaltigen Papiere 16°C bis 18°C, die relative Luftfeuchtigkeit 45 Prozent ± 5 Prozent betragen; sie darf 65 Prozent nicht überschreiten.
  • Schädliche Lichteinwirkung in den Magazinen muß durch geeignete Maßnahmen begrenzt werden.
  • Der Magazinbereich muß wetterfest sein, so daß auch bei extremer Witterung Wasser und Feuchtigkeit nicht eindringen können. Die Verlegung von Wasserleitungen ist nach Möglichkeit zu vermeiden. Andernfalls sind geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu treffen.
  • Die Magazine müssen mit Pulverlöschern ausgestattet sein. Es ist sicherzustellen, daß die Feuerwehr im Brandfall umgehend alarmiert wird. Rauchwarnanlagen werden empfohlen.
5.3
Sonstige Anforderungen

Der Rechtsträger des kommunalen Archivs muß gemäß § 13 Abs. 3 SächsArchG eine Archivordnung als Satzung erlassen haben.

6
Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

Dresden, den 18. März 1996

Sächsisches Staatsministerium des Innern
Rimmele
Referatsleiter