1    Anwendungsbereich

Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die Beamten des Freistaates Sachsen im Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit und Familie. Ausgenommen sind politische Beamte.

2    Ziel der dienstlichen Beurteilung

Die dienstliche Beurteilung hat zum Ziel, die Leistungen  der Beamten leistungsgerecht abgestuft und untereinander vergleichbar zu bewerten sowie ein Bild über ihre Befähigung zu gewinnen. Sie muss über die individuelle Leistung und Befähigung des Beamten Auskunft geben. Dies ist nur möglich, wenn die Beurteilung objektiv und vorurteilsfrei erstellt wird. Der Beurteiler soll die Beurteilung unabhängig von vorangegangenen Beurteilungen erstellen.

 3    Regelbeurteilung (§ 4 Abs. 1 SächsBeurtVO)

Beamte sind alle drei Jahre zu einem Stichtag nach Leistungs- und Befähigungsmerkmalen zu beurteilen. Ausgenommen sind die Beamten, die in § 5 SächsBeurtVO aufgeführt sind. Der Stichtag für die nächste Beurteilung der Beamten im Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit und Familie wird festgesetzt für den

• höheren Dienst auf den 1. Mai 2000,
• gehobenen Dienst auf den 1. August 2000,
• mittleren Dienst auf den 1. Oktober 2000.

Die Beurteilung ist innerhalb eines Monats zu erstellen und der personalbearbeitenden Stelle zuzuleiten.

4    Sonstige Beurteilungen

a)    Zwischenbeurteilungen (§ 2 Abs. 5 SächsBeurtVO)

Eine Zwischenbeurteilung ist zu erstellen, wenn der Beamte mindestens ein Jahr nach der Erstellung der letzten Regelbeurteilung oder nach der Probezeit abgeordnet oder versetzt wird.

b)    Beurteilungen aus besonderem Anlass (§ 2 Abs. 3 SächsBeurtVO)

Anlassbeurteilungen sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken und an feste Voraussetzungen gebunden. Sie kommen daher nur in Frage, wenn eine der in § 2 Abs. 3 SächsBeurtVO> abschließend genannten Maßnahmen heransteht und der Beamte an der letzten Regelbeurteilung seiner Laufbahn nicht teilgenommen hat und auch nicht im Wege der nachgeholten Beurteilung gemäß Nummer 5 Abs. 2 dieser Verwaltungsvorschrift teilnehmen wird.

c)    Probezeitbeurteilung (§ 2 Abs. 1, 2 SächsBeurtVO)

Bei der Probezeitbeurteilung entfällt die Vergabe von Punktwerten. Der vorgesehene Beurteilungsbogen (Anlage 2 zu § 6 Abs. 6 SächsBeurtVO) ist zu verwenden.

5    Zurückstellung/Nachholung

Der Beamte nimmt nur dann an der Regelbeurteilung teil, wenn die letzte Anlass- oder Regelbeurteilung länger als zwölf Monate zurückliegt (§ 4 Abs. 1 SächsBeurtVO).

Die Regelbeurteilung wird zurückgestellt (§ 4 Abs. 2 SächsBeurtVO), wenn zum Beurteilungsstichtag

1. gegen den Beamten ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren oder ein Strafverfahren, disziplinarrechtliche Vorermittlungen oder ein Disziplinarverfahren eingeleitet wurden;
2. ein sonstiger in der Person des Beamten liegender wichtiger Grund, zum Beispiel langandauernde Krankheit von bisher mehr als sechs Monaten, besteht;
3. der Tag der Wiederaufnahme des Dienstes noch nicht 12 Monate zurückliegt und der Beamte im Sinne des § 5 Nr. 5 und 7 SächsBeurtVO beurlaubt, abgeordnet oder freigestellt war;
4. der Beamte noch nicht ein Jahr in den Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit und Familie versetzt oder abgeordnet ist;
5. der Aufstieg des Beamten in die nächsthöhere Laufbahn noch nicht ein Jahr zurückliegt;
6. der Beamte innerhalb der letzten 12 Monate befördert worden ist oder die Probezeit beendet hat.

Die Beurteilung ist in den Fällen 1. und 2. unverzüglich nach Wegfall des Hindernisses nachzuholen. In allen anderen Fällen wird die Regelbeurteilung ein Jahr nach dem Beurteilungsstichtag nachgeholt.

6    Leistungs- und Befähigungsbeurteilung (§ 6 Abs. 2 SächsBeurtVO)

a)    Inhalt der Leistungs- und Befähigungsbeurteilung

In der Leistungs- und Befähigungsbeurteilung werden die fachlichen Leistungen (dienstliche Tätigkeit und Arbeitsergebnisse) sowie die Befähigung (im dienstlichen Umgang gezeigte Fähigkeiten und Kenntnisse) nach Leistungs- und Befähigungsmerkmalen bewertet.

b)    Aufgabenbeschreibung

Die Leistungs- und Befähigungsbeurteilung hat sich anhand des vorgegebenen Beurteilungsbogens (§ 6 Abs. 3 BeurtVO) an der Aufgabenbeschreibung zu orientieren. Die Aufgabenbeschreibung soll die den allgemeinen Aufgabenbereich des Beamten im Beurteilungszeitraum prägenden Tätigkeiten sowie ihm übertragene Sonderaufgaben aufführen.

c)    Leistungs- und Befähigungsmerkmale

Die dienstlichen Leistungen und die Befähigungen sind nach den im Beurteilungsbogen genannten Merkmalen zu bewerten.

Das Merkmal Führungsverhalten ist nur dann zu bewerten, wenn sich aus der Aufgabenbeschreibung ergibt, dass der Beamte im Beurteilungszeitraum Führungsaufgaben wahrzunehmen hatte (zum Beispiel Anleitung von Mitarbeitern).

7    Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale

Für jedes Leistungs- und Befähigungsmerkmal ist bei der Beurteilung zu prüfen, inwieweit den Anforderungen des Amtes unter Berücksichtigung der in der Aufgabenbeschreibung aufgeführten Tätigkeiten entsprochen wurde. Die Anforderungen an den Beamten sind daran zu messen, was von einem Beamten mit Laufbahnprüfung in dem konkreten Amt und unter der Berücksichtigung der spezifischen alltäglichen Aufgaben an Arbeitsergebnissen und Arbeitserfolgen verlangt werden kann. Dementsprechend ist das Ergebnis nach dem Beurteilungsmaßstab zu bewerten. Der Höchstwert von 8 Punkten soll außergewöhnlichen Spitzenleistungen vorbehalten sein. Die Bewertung ist in diesem Fall zu begründen. Eine Begründung ist auch bei einer Bewertung mit nur 1 Punkt erforderlich.

8    Berechnungssystem

Für die Beurteilung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale ist das in § 6 Abs. 4 der SächsBeurtVO vorgegebene Punktesystem maßgebend.

Die Leistungs- und Befähigungsmerkmale werden, soweit im Beurteilungsbogen vorgegeben, aus Einzelmerkmalen gebildet. Bei der Bewertung der Einzelmerkmale ist nur die Vergabe von vollen Punktzahlen zulässig.

Die Noten für die einzelnen Leistungs- und Befähigungsmerkmale ergeben sich aus der Division der Summe der bei den Einzelmerkmalen vergebenen Punkte durch die Anzahl der bewerteten Einzelmerkmale. Das Ergebnis ist auf Zehntel auf- oder abzurunden. Die Gesamtnote ergibt sich aus der Division der Summe der bei den Blöcken der Leistungs- und Befähigungsmerkmale insgesamt vergebenen Punkte durch die Anzahl der bewerteten Blöcke.

9    Künftiger Einsatz des Beamten (§ 6 Abs. 5 SächsBeurtVO)

Die regelmäßige Beurteilung ist mit einer Äußerung darüber abzuschließen, für welche dienstlichen Aufgaben der Beamte in Betracht kommt. Es ist zu vermerken, wenn ein Beamter für den Aufstieg in besonderem Maße geeignet erscheint.

Für den Einsatz in Führungsfunktionen, insbesondere als Amtsvorsteher oder Außenstellenleiter, kommt nur ein Beamter in Betracht, der neben der fachlichen Eignung und Befähigung auch Führungspotenzial besitzt. Er muss durch seine Persönlichkeit das Vertrauen der Angehörigen seiner Dienststelle erwecken und ihnen für ihre Leistungen Beispiel und Ansporn sein. Gegenüber der Öffentlichkeit muss er das Amt beziehungsweise die Außenstelle würdig vertreten können.

10    Abweichender Beurteilungszeitraum

Der Beurteilungszeitraum beginnt frühestens

• bei Laufbahnbeamten im Eingangsamt mit dem Ablauf der Probezeit,
• bei Beamten, die nach den Vorschriften des Einigungsvertrages ernannt sind, mit dem Ablauf der Probezeit nach § 168 Abs. 3 SächsBG,
• bei Aufstiegsbeamten mit dem Tag der erstmaligen Übertragung eines Amtes der nächsthöheren Laufbahn,
• bei Beamten, die gemäß § 5 Nr. 5 oder 7 SächsBeurtVO beurlaubt, abgeordnet oder freigestellt waren, mit dem Tag der Wiederaufnahme des Dienstes.

Der jeweilige Ablauf des Beurteilungszeitraums bleibt davon unberührt.

11    Mitarbeitergespräch (§ 9 SächsBeurtVO)

Von dem nach § 9 SächsBeurtVO vorgesehenen Mitarbeitergespräch sind dessen Zeitpunkt und die inhaltlichen Schwerpunkte in einem Vermerk festzuhalten und vom Beamten gegenzuzeichnen. Der Vermerk ist dann zur Personalakte zu nehmen.

12    Beurteilungsverfahren

a)    Zuständigkeit

Zuständig für die Beurteilung im Sächsischen Staatsministerium für Soziales, Gesundheit und Familie ist

• der Amtschef für die Beamten des höheren Dienstes ab Referatsleiter aufwärts und für die Beamten des höheren Dienstes des Minister- und Staatssekretärsbüros und der Pressestelle,
• der Abteilungsleiter 1 für die übrigen Beamten des höheren Dienstes und die Beamten des gehobenen und des mittleren Dienstes.

Die Leiter der dem Sächsischen Staatsministerium für Soziales, Gesundheit und Familie unmittelbar nachgeordneten Behörden werden vom Amtschef des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit und Familie beurteilt.

Die Beamten des höheren Dienstes der nachgeordneten Bereiche des SMS werden von ihren Leitern beurteilt. Für die Beamten des gehobenen und des mittleren Dienstes der nachgeordneten Bereiche regeln die Leiter der Behörden im nachgeordneten Bereich die Zuständigkeit für die Durchführung der Beurteilungen gemäß § 7 SächsBeurtVO .

b)    Einheitlicher Beurteilungsmaßstab (§ 8 SächsBeurtVO)

Bei der Regelbeurteilung sind die Richtwerte gemäß § 8 SächsBeurtVO zu berücksichtigen: Gesamtnoten von 3,0 bis einschließlich 5,0 Punkten sollen an etwa 60 Prozent der Beamten einer Vergleichsgruppe vergeben werden. Die Richtwerte können im Interesse der Einzelfallgerechtigkeit um bis zu 5 Prozent unterschritten werden. Für die Überschreitung der Richtwerte gelten keine Einschränkungen.

Die Vergleichsgruppen im Sächsischen Staatsministerium für Soziales, Gesundheit und Familie werden zu jedem Stichtag, zu dem eine Regelbeurteilung zu erstellen ist, vom Personalreferat festgelegt. Es sind möglichst große Vergleichsgruppen der Beamten derselben Laufbahn- und Besoldungsgruppe oder derselben Funktionsebene (zum Beispiel Referatsleiter, Referenten) zu bilden.

Nach den vorstehenden Grundsätzen werden auch im nachgeordneten Bereich die Vergleichsgruppen durch die jeweiligen Leiter festgelegt.

Ist die Bildung einer Vergleichsgruppe wegen zu geringer Fallzahlen (weniger als 10 vergleichbare Beschäftigte) nicht möglich, sind die Beurteilungen in geeigneter Weise zu differenzieren. Die Beurteilungskommission stellt die Einhaltung eines einheitlichen Beurteilungsmaßstabes sicher.

Vor Erstellung einer Beurteilung ist der unmittelbare Vorgesetzte zu hören. Abgeordnete Beamte werden im Benehmen mit der Behörde beurteilt, an die der Beamte abgeordnet ist. Bei im Beurteilungszeitraum versetzten Beamten ist der abgebende Dienstherr oder der Leiter der abgebenden Dienststelle um eine Stellungnahme zu bitten.

13    Beurteilungskommission

Die Beurteilungskommission setzt sich aus dem zuständigen Beurteiler als Vorsitzendem, einem Vorgesetzten aus der Organisationseinheit des Beamten und einem Vertreter des Personalreferates zusammen. Soweit dies von dem zu Beurteilenden gewünscht wird, kann ein Beamtenvertreter des Personalrates hinzugezogen werden.

Ist ein Beamter der Personalstelle zu beurteilen, so besteht die Kommission nur aus dem zuständigen Beurteiler und einem Vorgesetzten aus der Organisationseinheit des Beamten und gegebenenfalls dem Vertreter des Personalrates.

Hat der Vorgesetzte des zu Beurteilenden in dem letzten Jahr vor dem Beurteilungsstichtag gewechselt, kann auch der frühere Vorgesetzte hinzugezogen werden.

Die vom Vorsitzenden einzuberufende Beurteilungskommission besitzt beratende Funktion, die Entscheidung über den Inhalt der Beurteilung und über die Festsetzung der Gesamtnote liegt beim Vorsitzenden.

Die Leiter der Behörden im nachgeordneten Bereich legen die Zusammensetzung der Beurteilungskommission in Anlehnung an die Regelung für das Sächsische Staatsministerium für Soziales, Gesundheit und Familie fest.

14    Sonderregelung für Schwerbehinderte

Bei der Beurteilung schwerbehinderter Beamter ist die Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Schwerbehindertengesetzes im öffentlichen Dienst vom 6. November 1997 (SächsABl. S. 1160) in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Außerdem ist der Art und dem Grad der Behinderung bei der Beurteilung Rechnung zu tragen.

15    Eröffnung der Beurteilung

Beurteilungen sind dem Beamten nach Abschluss des Beurteilungsverfahrens durch den Beurteiler oder einen von ihm Beauftragten durch Übergabe einer Abschrift zu eröffnen. Es steht dem Beamten frei, eine Äußerung zur Beurteilung zu der Personalakte zu geben.

16    Geschäftsmäßige Behandlung der Beurteilung

Nach Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte sind Entwürfe und Notizen zu vernichten.

Die Beurteilung und eine dazu gefertigte Äußerung des Beamten, die ebenfalls zu der Personalakte genommen wird, sind gegebenenfalls der Behörde vorzulegen, die die Personalgrundakte führt.

17    In-Kraft-Treten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Sächsischen Amtsblatt in Kraft.

Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit und Familie über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit und Familie vom 23. März 1994 (SächsABl. S. 674) außer Kraft.

Dresden, den 23. April 1999

Der Staatsminister für
Soziales, Gesundheit und Familie
Dr. Hans Geisler