1    Vorbemerkung

1.1    Bescheinigende Stelle

Mit der Reform des Rechnungsabschlussverfahrens wurden auf der Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b der Verordnung (EG) Nr. 1258/1999 sowie des Artikels 3 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 innerhalb der Landwirtschaftsressorts die Bescheinigenden Stellen eingerichtet, deren Aufgabe darin besteht, den Rechnungsabschluss der Zahlstellen auf Grund umfangreicher, im Laufe des EU-Haushaltsjahres stattfindender Kontrollen zu überprüfen und auf der Grundlage eines Jahresberichts zu bescheinigen.
Gemäß Ziffer 4 der Anordnung des Sächsischen Staatsministeriums für Landwirtschaft über die Einrichtung der Zahlstelle für das Rechnungsabschlussverfahren des EAGFL-G ¹ vom 15. August 1996 und Ergänzungen dazu, war die Bescheinigende Stelle als Stabsstelle dem Staatsminister des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft zugeordnet.
Im Rahmen der Evaluierung der Arbeit der Bescheinigenden Stellen aller Mitgliedsstaaten durch die Prüforgane der Europäischen Union richtete die Europäische Kommission im Frühjahr 1999 an die Bundesregierung die Forderung, die Bescheinigenden Stellen gemäß Artikel 3 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 nicht nur funktional, sondern auch organisatorisch unabhängig von den für die Zahlstellenangelegenheiten zuständigen Landwirtschaftsressorts anzusiedeln.

1.2    Unabhängige Stelle

Für die Wahrnehmung der Aufgaben nach Artikel 15 ff. der Verordnung (EG) Nr. 438/2001 (Finanzkontrollverordnung) ist für die Strukturfonds (EFRE ² , ESF ³ , EAGFL-A ⁴ , GI INTERREG III A ⁵ , FIAF ⁶ , LEADER+ ⁷ ) eine Unabhängige Stelle einzurichten. Die Unabhängige Stelle ist auch für Kontrollen nach Artikel 10 ff. der Finanzkontrollverordnung zuständig.
Die Unabhängige Stelle ist bislang nicht institutionalisiert.

1.3    Aufgaben gemäß Verordnung (EWG) Nr. 4045/89

Zu den Aufgaben nach Verordnung (EWG) Nr. 4045/89 gehört die Prüfung der Geschäftsunterlagen der begünstigten oder zahlungspflichtigen Unternehmen, die Bestandteil des Finanzierungssystems des EAGFL-G sind. Durch diese Prüfung werden die von den Mitgliedstaaten bereits durchgeführten sonstigen Kontrollen ergänzt. Überdies werden die einzelstaatlichen Vorschriften über die Kontrolle, die umfassender ist als die in dieser Verordnung vorgesehenen Bestimmungen, von dieser Verordnung nicht berührt.
Die Aufgaben wurden bisher vom Sächsischen Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft und von der Prüfgruppe der Sächsischen Landesanstalt für Landwirtschaft wahrgenommen.

2    Einrichtung und Sitz

Zur Umsetzung der Forderungen der Europäischen Kommission wird auf der Grundlage des Kabinettsbeschlusses vom 29. Mai 2001, Beschluss Nr. 03/0342 Folgendes bestimmt:

a)

Für die Wahrnehmung der Aufgaben nach Artikel 15 ff. der Verordnung (EG) Nr. 438/2001 (Finanzkontrollverordnung) wird mit Wirkung vom 1. Juli 2001 im Sächsischen Staatsministerium der Finanzen für die Strukturfonds (EFRE, ESF, EAGFL-A, GI INTERREG III A, FIAF, LEADER+) die Unabhängige Stelle eingerichtet. Die Unabhängige Stelle ist auch für Kontrollen nach Artikel 10 ff. der Finanzkontrollverordnung zuständig.

b)

Gleichzeitig werden mit Wirkung vom 1. Juli 2001 die Bescheinigende Stelle im Bereich des EAGFL-G und die Aufgaben nach Verordnung (EG) Nr. 4045/89, die bisher vom Sächsischen Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft wahrgenommen wurden, vom Sächsischen Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft in das Sächsische Staatsministerium der Finanzen umgesetzt.

c)

Alle Aufgaben [Bescheinigende Stelle, Unabhängige Stelle, Verordnung (EWG) Nr. 4045/89] werden im Sächsischen Staatsministerium der Finanzen in einer organisatorischen Einheit zusammengeführt und in der Abteilung IV als eigenständige Stelle Kontrolle EU-Fonds (Referat 46) angesiedelt.

d)

Neben der Stelle Kontrolle EU-Fonds wird mit Wirkung vom 1. Juli 2001 eine Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds eingerichtet, die der Stelle Kontrolle EU-Fonds unmittelbar unterstellt ist.

3    Ziele

Durch die Prüfungen im Rahmen der Bescheinigenden Stelle, der Unabhängigen Stelle und der Verordnung (EWG) Nr. 4045/89 sollen finanzielle Schäden für die Gemeinschaft vermieden oder verringert werden. Die Prüfungen sollen sich nicht nur in Feststellungen erschöpfen, sondern zugleich auch die Ursachen etwaiger Mängel ergründen und Vorschläge zur Verbesserung beinhalten.

4    Sachliche Zuständigkeit

4.1

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds nimmt die Aufgaben der Bescheinigenden Stelle nach Artikel 3 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 wahr. Dies sind insbesondere:

 

a)

Erstellen einer jährlichen Bescheinigung, auf die in Artikel 5 Abs. 1 Buchst. b der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 Bezug genommen wird.

 

b)

Jährlich den Rechnungsabschluss der Zahlstelle nach Maßgabe des Artikels 3 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 auf Vollständigkeit, Genauigkeit und sachliche Richtigkeit zu überprüfen und auf der Grundlage eines Jahresberichts zu bescheinigen.

 

c)

Übereinstimmungsprüfung zu Verfahren und Kontrollen (Systemanalyse)

 

 

aa)

Prüfung der internen Kontrollsysteme, insbesondere die Überprüfung: der Einhaltung der Funktionstrennung (Bewilligung, Anordnung und Verbuchung); der Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips; der Durchführung von Verwaltungskontrollen; der Durchführung von Plausibilitätskontrollen bei integrierten EDV-gestützten Systemen; der Ausübung einer aktiven Fachaufsicht (einschließlich Dokumentation); der Steuerungsfunktion der Zahlstelle bei Vor-Ort-Kontrollen sowie die Analyse der Arbeit des Internen Revisionsdienstes und die Analyse der Arbeit der EDV-Prüfstelle unter Berücksichtigung der Einhaltung der Ziele in den Orientierungen zur Datensicherheit für rechnergestützte Informationssysteme;

 

 

bb

Prüfung auf hinreichend finanzielle Sicherheit in Bezug auf Vorschusszahlungen, Sicherheitsleistungen, Lagerhaltung und Interventionsbestände sowie der Einnahmen und wiedereinzuziehenden Beträge (Debitorenbuch);

 

 

cc)

Beachtung von Prüfungsempfehlungen;

 

 

dd)

Prüfung der Zulassungskriterien.

 

d)

Stichprobenprüfung von Geschäftsvorgängen nach internationalen Prüfungsstandards.

 

e)

Buchführung, insbesondere Abgleich der Monats- und Jahreserklärungen.

 

f)

Analyse der Arbeit des Internen Revisionsdienstes.

 

g)

Analyse der Arbeit der EDV-Prüfstelle.

 

h)

Erstellung des Prüfberichts.

4.2

Darüber hinaus nimmt die Stelle Kontrolle EU-Fonds auch die Aufgaben der Unabhängigen Stelle nach Artikel 10 ff. und 15 ff. der Verordnung (EG) Nr. 438/2001 (Finanzkontrollverordnung) wahr. Dies sind insbesondere:

 

a)

Überprüfung des Verwaltungs- und Kontrollsystems;

 

b)

selektive Überprüfung der Ausgabenerklärungen;

 

c)

Kontrollen über das Vorhandensein eines ausreichenden Prüfpfads;

 

d)

Risikobewertung;

 

e)

Berechnung des mindestens 5%igen Kontrollanteils;

 

f)

Verteilung der Kontrollen über den Ausgabenzeitraum;

 

g)

Stichprobenverfahren und Stichprobenziehung;

 

h)

Bescheinigung über die Gültigkeit der Anträge auf Vorschusszahlungen und endgültigen Zahlungen;

 

i)

Erstellung des nach Artikel 15 ff. der Finanzkontrollverordnung erforderlichen Vermerks bei Abschluss der Intervention (voraussichtlich 2008).

4.3

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds nimmt auch die Aufgaben gemäß Verordnung (EWG) Nr. 4045/89 wahr. Im Vollzug der Verordnung (EWG) Nr. 4045/89 erfolgen Prüfungen der Geschäftsunterlagen der begünstigten oder zahlungspflichtigen Unternehmen vor Ort, die Bestandteil des Finanzierungssystems des EAGFL-G sind. Der Stelle Kontrolle EU-Fonds obliegen hierbei administrative und koordinierende Aufgaben.

4.4

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds ist hinsichtlich der Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds weisungsbefugt. Insbesondere gibt sie der Prüfgruppe die Prüfaufträge vor.

4.5

Der Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds obliegen insbesondere folgende Aufgaben:

 

a)

Vor-Ort-Prüfungen auf der Grundlage von Stichproben bei den Zuwendungsempfängern.

 

b)

Dokumentation der jeweils durchgeführten Kontrollen.
Die Kontrollen umfassen mindestens 5% der gesamten zuschussfähigen Ausgaben und werden auf der Grundlage einer Stichprobe von Einzelfällen durchgeführt, welche nach einer Risikoanalyse ermittelt werden. Dabei wird sichergestellt, dass vor Abschluss der Intervention jede Bewilligungsstelle geprüft wird und alle Richtlinien berücksichtigt wurden. Die Kontrollen umfassen insbesondere Folgendes:

 

 

aa)

die Anwendung und Wirksamkeit der Verwaltungs- und Kontrollsysteme in der Praxis;

 

 

bb)

in einer angemessenen Anzahl von Fällen die Übereinstimmung der Buchführungsunterlagen mit den entsprechenden Belegen, die von zwischengeschalteten Stellen, von Endbegünstigten und von mit der Durchführung der Operation befassten Einrichtungen oder Unternehmen aufbewahrt werden;

 

 

cc)

bei einer angemessenen Anzahl von Ausgabenposten die Übereinstimmung der Art und des Zeitpunkts der Ausgaben mit den Gemeinschaftsvorschriften, den genehmigten technischen Merkmalen der Operation sowie den tatsächlich durchgeführten Arbeiten;

 

 

dd)

die Übereinstimmung der tatsächlichen oder beabsichtigten Zweckbestimmung der Operation mit der in dem Kofinanzierungsantrag beschriebenen Zweckbestimmung;

 

 

ee)

in Bezug auf die finanzielle Beteiligung der Gemeinschaft die Einhaltung der in Artikel 29 der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 und den sonstigen einschlägigen Gemeinschaftsbestimmungen vorgeschriebenen Grenzen sowie die Auszahlung an die Endbegünstigten ohne Abzüge oder ungerechtfertigte Verzögerungen;

 

 

ff)

die tatsächliche Bereitstellung der entsprechenden Kofinanzierungsbeträge seitens der Mitgliedstaaten und

 

 

gg)

die Durchführung der kofinanzierten Operationen im Einklang mit Gemeinschaftspolitiken und -vorschriften gemäß Artikel 12 der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999.

 

c)

Durchführung der Prüfungen gemäß Verordnung (EWG) Nr. 4045/89 und Erstellung der Berichte.

5    Örtliche Zuständigkeit

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds und die Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds sind für die Kontrolle der EU-Fonds auf dem Gebiet des Freistaates Sachsen zuständig.

6    Fach- und Dienstaufsicht

Die Fach- und Dienstaufsicht über die Stelle Kontrolle EU-Fonds obliegt dem Sächsischen Staatsministerium der Finanzen, Abteilung IV.
Die Fachaufsicht über die Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds übt das Sächsische Staatsministerium der Finanzen, Abteilung IV, Referat 46 aus. Die Dienstaufsicht obliegt dem Sächsischen Staatsministerium der Finanzen, Abteilung IV.

7    Unabhängigkeit

Die Stelle Kontrolle EU-Fonds einschließlich der Prüfgruppe sind von den Zahlstellen, der Verwaltungsbehörde und den zwischengeschalteten Stellen funktional und organisatorisch unabhängig.
Die Unabhängigkeit dieser Stelle einschließlich der Prüfgruppe ist gewährleistet, da vom Sächsischen Staatsministerium der Finanzen selbst keine Förderung vorgenommen wird. Eine Gefahr der Interessenkollision zwischen Förderung und Kontrolle besteht nicht.

8    Abrechnung

Die Finanzierung beziehungsweise die Abrechnung der Prüfgruppe Kontrolle EU-Fonds erfolgt – mit Ausnahme der vom Sächsischen Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft mit den drei Beschäftigten zu übertragenden drei Planstellen (EAGFL-A) – anteilig entsprechend dem Prüfungsumfang aus der Technischen Hilfe des EFRE, des ESF und GI INTERREG III A.
Im Übrigen erfolgt die Finanzierung der Stelle Kontrolle EU-Fonds über den Haushalt des Sächsischen Staatsministerium der Finanzen.

9    In-Kraft-Treten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit Wirkung vom 1. Juli 2001 in Kraft.

Dresden, den 18. September 2001

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen
Dr. Wolfgang Voß
Staatssekretär