Verwaltungsvorschrift des SMUL zur Sächsischen Beurteilungsverordnung

1    Anwendungsbereich

Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die Beamten des Freistaates Sachsen im Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft.

2    Ziel der dienstlichen Beurteilung

Dienstliche Beurteilungen haben zum Ziel, ein objektives und vergleichbares Bild der  Leistung und der Befähigung der Beamten zu gewinnen. Sie bilden die Grundlage für transparente, leistungs- und anforderungsgerechte Personalentscheidungen und sind ein Instrument der Personalentwicklung.

3    Regelbeurteilung

Beamte sind alle drei Jahre nach Leistungs- und Befähigungsmerkmalen zu beurteilen, und zwar erstmals

a)

zum 1. Mai 1999 die Beamten des höheren Dienstes,

b)

zum 1. August 1999 die Beamten des gehobenen, des mittleren und des einfachen Dienstes.

§ 4 Abs. 1 Satz 2 und § 2 Abs. 3 SächsBeurtVO giltnur für diejenigen Beamten, die nach dieser Verordnung beurteilt worden sind.

Die Beurteilung ist innerhalb des auf den Stichtag folgenden Monats zu eröffnen und der personalbearbeitenden Stelle zuzuleiten.

4    Sonstige Beurteilungen

4.1    Zwischenbeurteilung
(§ 2 Abs. 5 SächsBeurtVO)

Eine Zwischenbeurteilung soll nur in Ausnahmefällen (zum Beispiel beim Wechsel des Geschäftsbereiches) erstellt werden.

4.2    Beurteilungen aus besonderem Anlass
(§ 2 Abs. 3 SächsBeurtVO)

Anlassbeurteilungen sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken und an feste Voraussetzungen gebunden. Sie kommen daher nur in Frage, wenn eine der in § 2 Abs. 3 SächsBeurtVO genannten Maßnahmen ansteht und der Beamte an der letzten Regelbeurteilung seiner Laufbahn nicht teilgenommen hat und auch nicht im Wege der nachgeholten Beurteilung gemäß Nummer 5 Satz 4 dieser Verwaltungsvorschrift (unverzügliche Nachholung) teilnehmen wird.

4.3    Probezeitbeurteilung
(§ 2 Abs. 1, 2 SächsBeurtVO)

Die Probezeitbeurteilung ist spätestens drei Monate vor dem Ablauf der Probezeit zu erstellen.

Bei der Probezeitbeurteilung entfällt die Vergabe von Punktwerten. Der vorgesehene Beurteilungsbogen (Anlage 2 zu § 6 Abs. 6 SächsBeurtVO) ist zu verwenden.

Die Probezeitbeurteilung schließt mit folgenden Gesamturteilen ab:

–

„überdurchschnittlich bewährt“
Beamte auf Probe, die sich in der Probezeit gemessen an den Anforderungen ihrer Laufbahn hinsichtlich ihrer Eignung, Befähigung und fachlichen Leistungen  überdurchschnittlich bewährt haben, bei denen eine Probezeitverkürzung erfolgen kann und die daher bereits vor dem Ablauf der Regelprobezeit die Voraussetzungen für eine Übernahme in das Beamtenverhältnis auf Lebenszeit erfüllen.

–

„bewährt“
Beamte auf Probe, die sich in der Probezeit gemessen an den Anforderungen ihrer Laufbahn hinsichtlich ihrer Eignung, Befähigung und fachlichen Leistungen bewährt haben und daher die Voraussetzungen für eine Übernahme in das Beamtenverhältnis auf Lebenszeit erfüllen.

–

„nicht bewährt“
Beamte, die sich während der Probezeit nicht bewährt haben und die Voraussetzungen für eine Entlassung gemäß § 42 Nr. 2 SächsBG erfüllen.

–

„Die Bewährung kann noch nicht abschließend festgestellt werden“
Die Bewährung kann bis zum Ablauf der regelmäßigen Probezeit nicht festgestellt werden, die Probezeit ist gemäß § 13 SächsLVO zu verlängern.

5    Zurückstellung/Nachholung

Die Regelbeurteilung wird in den Fällen des § 4 Abs. 2 SächsBeurtVO zurückgestellt. Ein sonstiger in der Person des Beamten liegender wichtiger Grund im Sinne des § 4 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 SächsBeurtVO ist insbesondere eine langandauernde Krankheit von bisher mehr als sechs Monaten. Die Regelbeurteilung wird ferner zurückgestellt, wenn der Tag der Wiederaufnahme des Dienstes noch nicht zwölf Monate zurückliegt und der Beamte im Sinne des § 5 Nr. 5 und 7 SächsBeurtVO beurlaubt, abgeordnet oder freigestellt war.

Die periodische Beurteilung ist in den Fällen des § 4 Abs. 2 Nr. 1 und 3 SächsBeurtVO unverzüglich nach Wegfall des Hemmnisses nachzuholen. In dem Fall des § 4 Abs. 2 Nr. 2 SächsBeurtVO wird die Regelbeurteilung ein Jahr nach dem Beurteilungsstichtag nachgeholt.

6    Aufgabenbeschreibung

Die Beurteilung hat sich anhand der vorgegebenen Beurteilungsbögen (§ 6 Abs. 3, Abs. 6 Satz 3 SächsBeurtVO) an der Aufgabenbeschreibung zu orientieren. Die Aufgabenbeschreibung führt die den allgemeinen Aufgabenbereich des Beamten im Beurteilungszeitraum prägenden Tätigkeiten sowie ihm übertragene Sonderaufgaben auf.

7    Leistungs- und Befähigungsmerkmale

Die dienstlichen Leistungen und die Befähigung sind nach den im Beurteilungsbogen „Dienstliche Beurteilung“ (Anlage 1 zu § 6 Abs. 3 SächsBeurtVO) genannten Merkmalen zu bewerten, die jeweils in Einzelmerkmale untergliedert sind.

Für die Bewertung der Leistungs- und Befähigungsmerkmale gilt der Beurteilungsmaßstab des § 6 Abs. 4 Satz 1 SächsBeurtVO.

Der Durchschnittswert der im Beurteilungsbogen vorgegebenen jeweiligen Merkmale errechnet sich aus der Division der Summe der Einzelpunktzahlen durch die Anzahl der bewerteten Einzelmerkmale. Die Gesamtnote errechnet sich aus der Division der Summe aller Einzelmerkmale durch die Anzahl der bewerteten Einzelmerkmale. Die Gesamtnote und die Durchschnittswerte der Merkmale sind bis auf zwei Stellen hinter dem Komma zu berechnen. Die Gesamtpunktzahl kann unter Berücksichtigung des Einzelfalles mit Begründung bis zu einem Punkt gehoben oder gesenkt werden.

Wurden zwei oder mehr Einzelmerkmale eines Merkmals oder ein Merkmal insgesamt nicht bewertet, ist in der Spalte „Eventuelle Begründung zur Gesamtnote“ hierauf einzugehen. Das Merkmal „Führungsverhalten“ wird bewertet, wenn Führungsaufgaben mindestens über einen Zeitraum von sechs Monaten wahrgenommen wurden.

Die Zuerkennung von 7,0 Punkten aufwärts bei der Gesamtnote ist ebenso zu begründen, wie die Bewertung mit 2,0 Punkten abwärts.

8    Zuständigkeit

Zuständig für die Beurteilung im Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft ist

a)

der Amtschef für die Beamten des höheren Dienstes ab Referatsleiter aufwärts (bei regelmäßigen Beurteilungen bis Besoldungsgruppe B 3 einschließlich) und für die Beamten des Ministerbüros,

b)

der jeweilige Abteilungsleiter für die übrigen Beamten des höheren, gehobenen, mittleren und einfachen Dienstes seiner Abteilung.

Für die Beurteilung kann der zuständige Beurteiler auf Beurteilungsbeiträge der unmittelbaren Vorgesetzten zurückgreifen. Nummer 9.4 dieser Verwaltungsvorschrift bleibt unberührt.

Beamte, die zum Beurteilungsstichtag länger als ein Jahr abgeordnet sind, werden im Benehmen mit dem zuständigen Beurteiler der entsendenden Dienststelle von der aufnehmenden Behörde beurteilt.

Die Zuständigkeiten für die Beurteilungen in den nachgeordneten Behörden regeln sich, bedingt durch die unterschiedlichen Strukturen der ehemaligen Geschäftsbereiche (SML, SMU), wie folgt:

a)

Im ehemaligen Geschäftsbereich des SML werden die Leiter der dem Staatsministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Forsten unmittelbar nachgeordneten Behörden vom Abteilungsleiter 1 beurteilt. Die Leiter der übrigen Behörden werden vom fachaufsichtführenden Abteilungsleiter des Staatsministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Forsten beurteilt. Die übrigen Beamten der Staatlichen Ämter für Landwirtschaft, der Fortbildungsstätten  und der Sächsischen Forstämter werden von dem jeweiligen Amtsleiter beurteilt. Im Übrigen regeln die Leiter der unmittelbar nachgeordneten Behörden des Staatsministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Forsten, mit Ausnahme der Leiter der Staatlichen Ämter für Landwirtschaft, die Zuständigkeit für die Durchführung der Beurteilungen gemäß § 7 SächsBeurtVO.

b)

Im ehemaligen Geschäftsbereich des SMU wird der Präsident des Landesamtes für Umwelt und Geologie vom Amtschef des Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft beurteilt. Die Leiter der dem Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft nachgeordneten Staatlichen Umweltfachämter und Staatsbetriebe (soweit sie sich im Beamtenverhältnis befinden) sowie der Vizepräsident und die Abteilungsleiter des Landesamtes für Umwelt und Geologie werden vom Abteilungsleiter 1 des Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft beurteilt. Im Übrigen sind im nachgeordneten Bereich des Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft die Beamten des höheren Dienstes von dem Leiter ihrer Behörde zu beurteilen, soweit dieser die Aufgabe nicht generell auf Abteilungsleiter übertragen hat. Die Beamten des gehobenen, des mittleren und des einfachen Dienstes sind  im nachgeordneten Bereich des Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft von dem jeweils zuständigen Abteilungsleiter ihrer Behörde zu beurteilen.

9    Einhaltung eines einheitlichen Beurteilungsmaßstabes durch Einrichtung von Beurteilungskommissionen

9.1    Einheitlicher Beurteilungsmaßstab (§ 8 Abs. 1
SächsBeurtVO) und Vergleichsgruppen

Bei der Regelbeurteilung sind Richtwerte zu berücksichtigen. Es sollen Gesamtnoten von 3,0 Punkten bis einschließlich 5,0 Punkten an etwa 60 vom Hundert der Beamten einer Vergleichsgruppe vergeben werden.

Die Bildung der Vergleichsgruppe erfolgt durch das jeweils zuständige Personalreferat. Es sind möglichst große Vergleichsgruppen innerhalb einer Behörde aus Beamten derselben Besoldungsgruppe innerhalb einer Laufbahngruppe zu bilden. Ausnahmsweise kann unabhängig vom erreichten Beförderungsamt eine Vergleichsgruppe aus Beamten derselben Funktionsebene (zum Beispiel nur endgültig durch Kabinettsbeschluss bestellte Referatsleiter) gebildet werden. Bei der Bildung einer Vergleichsgruppe sind nur die Beamten zu berücksichtigen, die beurteilt werden. Umfasst eine Vergleichsgruppe keine hinreichend große Zahl an Beamten, ist bei der Bildung der Gesamtnoten eine Differenzierung anzustreben, die der Festlegung der Richtwerte möglichst entspricht.

9.2    Beurteilungsübersichten

Der zuständige Beurteiler hat dem zuständigen Personalreferat rechtzeitig vor der Sitzung der Beurteilungskommissionen, spätestens zum

1. April für die Beamten des höheren Dienstes,

1. Juli für die Beamten des gehobenen, des mittleren und des einfachen Dienstes,

Beurteilungsentwürfe vorzulegen.

Das Personalreferat erstellt unter Zugrundelegung dieser Entwürfe Beurteilungsübersichten für die Vergleichsgruppen, aus denen sich die beabsichtigte Notenverteilung innerhalb der Behörde und der Abteilungen ergibt.

Das Personalreferat informiert die zuständige Beurteilungskommission anhand der erstellten anonymisierten Übersicht über die vorgesehene Notenvergabe.

9.3    Beurteilungskommission

Die gemäß § 8 Abs. 2 SächsBeurtVO zu bildende Beurteilungskommission im Sächsischen Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft hat beratende Funktion und setzt sich zusammen aus dem Amtschef als Vorsitzenden, den für die Beamten zuständigen Abteilungsleitern und dem Leiter des Personalreferates.

Die Beurteilungskommission wird vom Vorsitzenden einberufen und tritt rechtzeitig vor den Regelbeurteilungsterminen zusammen. Die Beurteilungskommission beschließt mit einfacher Stimmenmehrheit im Einvernehmen mit dem Vorsitzenden über die Frage der Einhaltung einheitlicher Beurteilungsmaßstäbe. Erzielt die Beurteilungskommission keine Einigung, entscheidet der Vorsitzende. Die Letztentscheidung über Inhalt und Gesamtnote der einzelnen Beurteilung liegt beim Beurteiler.

Die Leiter der Behörden im nachgeordneten Bereich legen die Zusammensetzung der Beurteilungskommission in Anlehnung an die Regelung für das Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft in eigener Zuständigkeit fest. Bei Beurteilungen von Beamten des höheren Dienstes ist der Leiter des Personalreferates des Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft oder dessen Vertreter Vorsitzender der Beurteilungskommission; bei Beurteilungen von Beamten des gehobenen Dienstes besteht ein Teilnahmerecht. Absatz 2 gilt entsprechend.

9.4    Schriftliche Beurteilungsbeiträge

Von einem früheren Beurteiler, der innerhalb des Beurteilungszeitraumes mindestens ein Jahr für den Beamten zuständig war, ist anlässlich des Wechsels des Beamten in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Beurteilers ein Beurteilungsbeitrag in der Form einer schriftlichen Leistungseinschätzung einzuholen. Eine solche Leistungseinschätzung ist ebenfalls erforderlich, wenn der Beurteiler oder der unmittelbare Vorgesetzte umgesetzt oder versetzt wird.

Der Beurteilungsbeitrag ist dem Beamten zu eröffnen, bis zum Abschluß des Beurteilungsverfahrens zu der Personalakte zu nehmen und anschließend zu vernichten.

Zur Erstellung einer Beurteilung sind alle im Beurteilungszeitraum gefertigten Beurteilungsbeiträge zu berücksichtigen.

10    Beurteilung Schwerbehinderter

Bei der Beurteilung schwerbehinderter Beamter ist die Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur Durchführung des Schwerbehindertengesetzes im öffentlichen Dienst im Freistaat Sachsen vom 6. November 1997 (SächsABl. S. 1160) in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Insbesondere kann an Beurteilungsgesprächen mit Schwerbehinderten auf deren Antrag die Schwerbehindertenvertretung teilnehmen.

11    Geschäftsmäßige Behandlung der Beurteilung

Die Beurteilung und eine eventuell gefertigte Äußerung des Beamten hierzu sind zur Personalakte zu nehmen.

Nach Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte sind die Entwürfe und Notizen zu vernichten.

12    Beamte mit Sonderfunktionen

Bei der Beurteilung von Mitgliedern der Personalräte, der Jugend- und Auszubildendenvertretung, von Schwerbehindertenvertrauensleuten und Frauenbeauftragten ist deren Tätigkeit im Ehrenamt für die Beurteilung außer acht zu lassen. Bei vollständiger Freistellung dieser Beamten für ihr Ehrenamt wird keine Beurteilung vorgenommen.

13    In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Unterzeichnung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landesentwicklung über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landesentwicklung (Verwaltungsvorschrift zur Sächsischen Beurteilungsverordnung – SächsBeurtVO-VwV) vom 18. März 1995 (SächsABl. S. 468) und die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Forsten vom 14. November 1994 (SächsABl. S. 1473) außer Kraft.

Dresden, den 22. Februar 1999

Der Staatsminister für Umwelt und Landwirtschaft
Dr. Rolf Jähnichen