VwV Dienstordnung

I.
Allgemeines

1.

Geltungsbereich

 

a)

Diese VwV Dienstordnung gilt für die Behörden des Freistaates Sachsen und alle sonstigen Einrichtungen, die der Dienstaufsicht des Freistaates Sachsen unterstehen, mit Ausnahme der Landtagsverwaltung, des Rechnungshofes sowie der Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsbehörden.

 

b)

Behörden, bei denen einzelne der in der VwV Dienstordnung erwähnten Stellen nicht vorhanden sind, verfahren sinngemäß.

 

c)

Verwaltungsvorschriften des Bundes zur Ausführung von Bundesgesetzen durch die Länder, Verwaltungsvorschriften und Verwaltungsvereinbarungen, die einheitlich in mehreren Bundesländern angewandt werden und vom Freistaat Sachsen übernommen sind, gehen den Bestimmungen dieser VwV Dienstordnung vor.

2.

Amtssprache

 

a)

Die Amtssprache ist deutsch.

 

b)

Eingänge in sorbischer Sprache sind wie Eingänge in deutscher Sprache zu behandeln.

 

c)

Die besonderen Kommunikationsbelange von Menschen mit einer Hör- oder Sprachbehinderung sind zu berücksichtigen.

II.
Bürgernahe Verwaltung

3.

Bürgerfreundlichkeit

 

a)

Die Verwaltung ist Dienstleister. Im Umgang mit den Bürgern haben die Bediensteten der Verwaltung zuvorkommend, verständlich und nachvollziehbar zu handeln.

 

b)

Die Behörden sollen für die Bürger persönlich, barrierefrei, telefonisch, schriftlich, per Telefax und elektronisch erreichbar sein. Hierzu ist ein Ansprechpartner zu benennen.

 

c)

Ermessens- und Handlungsspielräume sind, am Gemeinwohl orientiert, im Interesse der Bürger zu nutzen.

 

d)

Auf Menschen mit Behinderungen, werdende Mütter und Personen mit Kleinkindern ist besondere Rücksicht zu nehmen.

 

e)

Um persönliches Erscheinen soll nur gebeten werden, wenn der Zweck durch eine telefonische, elektronische oder schriftliche Anfrage nicht oder nur unter Schwierigkeiten erreicht werden kann. Auf persönliche Verhältnisse ist Rücksicht zu nehmen.

4.

Öffentlichkeitsarbeit, Pressesprecher

 

a)

Dem Informationsbedürfnis der Bevölkerung ist durch geeignete Öffentlichkeitsarbeit Rechnung zu tragen.

 

b)

Der Umgang mit den Medien ist bei Staatsministerien dem Minister sowie dem Amtschef und gegebenenfalls weiteren Staatssekretären, bei allen anderen Behörden der Behördenleitung vorbehalten.

 

c)

Bei den Staatsministerien ist eine Pressestelle unter der Leitung eines Pressesprechers einzurichten. Bei den sonstigen Staatsbehörden kann bei Bedarf ein Pressesprecher bestellt werden. Der Pressesprecher steht den Medien als Ansprechpartner zur Verfügung und fördert die Öffentlichkeitsarbeit.

5.

Akteneinsicht und Auskünfte

 

a)

Soweit die Akteneinsicht nicht in Rechtsnormen geregelt ist, kann die Behörde diese nach Maßgabe des Buchstabens b gewähren.

 

b)

Akteneinsicht, die nicht ausschließlich Angelegenheiten des Antragstellers zum Gegenstand hat, darf nur gewährt werden, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Privatpersonen kann darüber hinaus Akteneinsicht gewährt werden, wenn dafür ein wissenschaftliches Interesse nachgewiesen wird. Akteneinsicht darf nicht gewährt werden, wenn besondere Rechtsnormen und Verwaltungsvorschriften, das öffentliche Interesse oder überwiegende Interessen Dritter entgegenstehen. Dienstgeheimnis und Datenschutz sind zu wahren.

 

c)

Mündlichen Anfragen ist mit Zurückhaltung zu begegnen. Sind Missverständnisse zu befürchten oder ist anzunehmen, dass die Auskunft als amtliche Stellungnahme verwendet wird, soll eine schriftliche Antwort erfolgen.

6.

Öffnungszeiten

 

a)

Behörden sollen an Arbeitstagen zu den von der Behördenleitung festgelegten und der Bevölkerung mitgeteilten Zeiten offen gehalten werden. Dabei ist auf die Bedürfnisse der Bevölkerung Rücksicht zu nehmen.

 

b)

Mindestens einmal in der Woche ist bei Bedarf möglichst eine verlängerte Öffnungszeit bis wenigstens 18.00 Uhr anzubieten.

 

c)

Behörden am selben Ort sollen ihre Öffnungszeiten aufeinander abstimmen.

III.
Organisation der Behörden

7.

Gliederung

 

a)

Die Behörden sind einfach und übersichtlich aufzubauen. Behörden mit gleichartigen Aufgaben sollen in den Strukturen übereinstimmen.

 

b)

Behörden gliedern sich in Behördenleitung, Abteilungen und Referate. Andere Organisationseinheiten können mit Zustimmung oder nach Weisung der obersten Behörden gebildet werden, wenn es die Aufgabe oder die Größe der Behörde rechtfertigt.

 

c)

Zahl und Größe der Organisationseinheiten sind so zu bemessen, dass der Koordinierungsaufwand möglichst gering gehalten wird, zugleich aber eine angemessene Leitung der Organisationseinheiten gewährleistet bleibt.

 

d)

Grundeinheit der Behörde ist das Referat oder die an seine Stelle tretende Organisationseinheit nach Buchstabe b. Jede Aufgabe muss einer Grundeinheit zugewiesen sein, soweit sie nicht wegen ihrer besonderen Eigenart durch einen bestimmten Bediensteten, eine Projekt-, Arbeitsgruppe oder eine Organisationseinheit mit Stabfunktion wahrgenommen wird.

 

e)

Eine Abteilung hat wesentliche Teile der Gesamtaufgabe der Behörde zu umfassen. Sie besteht aus mehreren Referaten. Entsprechendes gilt für andere Organisationseinheiten nach Buchstabe b.

8.

Organigramm, Geschäftsverteilungsplan

 

a)

Die Aufbauorganisation ergibt sich aus dem Organigramm und dem Geschäftsverteilungsplan. Diese sind im LandesWeb Sachsen durch die obersten, die allgemeine und die oberen besonderen Staatsbehörden einzustellen, soweit Sicherheitsgründe nicht entgegenstehen.

 

b)

Im Organigramm sind die Organisationseinheiten der Behörde darzustellen. Es soll im Internet durch die obersten, die allgemeine und die oberen besonderen Staatsbehörden veröffentlicht werden, soweit Sicherheitsgründe nicht entgegenstehen.

 

c)

Im Geschäftsverteilungsplan werden die Aufgabengebiete der Behörde gegeneinander abgegrenzt, den Organisationseinheiten zugeordnet und den einzelnen Bediensteten zugewiesen. Bedienstete sollen nur einer Organisationseinheit und nur einem unmittelbaren Vorgesetzten zugeordnet werden. Der Geschäftsverteilungsplan muss in kurz gefasster Form mindestens das Aufgabengebiet, Name und Funktion des Bediensteten sowie die Vertretungsregelung enthalten.

 

d)

Behörden mit gleichartigen Aufgaben sollen einheitliche Organigramme und Geschäftsverteilungspläne haben.

9.

Projektorganisation

 

Zur Lösung komplexer und zeitlich begrenzter Aufgabenstellungen können Arbeits- und Projektgruppen eingerichtet werden. Die Instrumente des Projektmanagements sind zu verwenden. Der Auftrag, die Zusammensetzung, die zeitliche Planung, die Leitung und die Kompetenzen der Gruppe sind festzulegen.

10.

Behördenleiter

 

a)

Der Behördenleiter vertritt die Behörde nach außen.

 

b)

Der Behördenleiter, bei Staatsministerien der Amtschef, ist im Rahmen seiner Leitungs- und Aufsichtsaufgaben dafür verantwortlich, dass die Dienstgeschäfte rechtzeitig, richtig und wirtschaftlich erledigt werden.

IV.
Verkehr mit Behörden und anderen Stellen

11.

Zusammenarbeit der Behörden

 

a)

Die Behörden haben sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben gegenseitig zu unterstützen und einander über wichtige Angelegenheiten zu unterrichten.

 

b)

Im Verkehr mit übergeordneten und nachgeordneten Dienststellen ist grundsätzlich der Dienstweg einzuhalten. Behörden der gleichen Verwaltungsebene verkehren unmittelbar miteinander. Die obersten Staatsbehörden können für einzelne Verwaltungsverfahren abweichende Regelungen treffen.

 

c)

Unmittelbare Anfragen nachgeordneter Behörden und Einrichtungen anderer oberster Staatsbehörden sind der zuständigen obersten Staatsbehörde zur Kenntnis zuzuleiten, wenn nicht erkennbar ist, dass sie bereits benachrichtigt ist. Die Antwort ist über die zuständige oberste Staatsbehörde zu leiten. Ausnahmen sind in Abstimmung mit dem zuständigen Staatsministerium zulässig.

 

d)

Übergeordnete Behörden (Aufsichtsbehörden) sollen die Entscheidungs- und Verantwortungsfreudigkeit der nachgeordneten Behörden stärken und deren Entscheidungsspielräume nicht einengen. Wenn sie Stellungnahmen oder Ähnliches anfordern, sollen sie Anlass und Zusammenhänge mitteilen.

 

e)

Weisungen der übergeordneten Behörde für die Behandlung einer Angelegenheit sollen nur in grundsätzlichen oder besonders schwierigen Fällen eingeholt werden. Dabei ist die eigene Auffassung zum Ausdruck zu bringen und ein Entscheidungsvorschlag zu unterbreiten.

 

f)

Der Verkehr mit der Vertretung des Freistaates Sachsen beim Bund in Berlin und dem Sachsen-Verbindungsbüro Brüssel gehört zu den Aufgaben der obersten Staatsbehörden im Rahmen ihrer Zuständigkeiten.

12.

Verkehr mit dem Landtag und den Abgeordneten

 

a)

Die Kommunikation zwischen der Staatsregierung und dem Landtag ist grundsätzlich dem Ministerpräsidenten vorbehalten. Unberührt hiervon bleibt der unmittelbare Verkehr der Mitglieder der Staatsregierung mit den Ausschüssen des Landtages. Die Behörden sind nicht befugt, sich unmittelbar an den Landtag oder an einzelne Abgeordnete zu wenden.

 

b)

Wenden sich Abgeordnete unmittelbar an nachgeordnete Behörden oder an Bedienstete, so ist die Leitung der obersten Staatsbehörde grundsätzlich zu unterrichten.

13.

Verkehr mit Behörden außerhalb des Freistaates Sachsen

 

a)

Mit den obersten Behörden der Europäischen Union, des Bundes und der anderen Länder verkehren die nachgeordneten Behörden über die obersten Staatsbehörden. Schriftverkehr von erheblicher Bedeutung mit der Europäischen Union und den obersten Bundesbehörden ist der Vertretung des Freistaates Sachsen beim Bund in Berlin oder dem Sachsen-Verbindungsbüro Brüssel zur Kenntnis zu geben.

 

b)

Im Übrigen verkehren die Behörden des Freistaates Sachsen mit den Behörden des Bundes, den bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie mit den Behörden der anderen Länder grundsätzlich unmittelbar.

 

c)

Der Schriftverkehr mit deutschen Auslandsvertretungen, mit ausländischen Dienststellen im Ausland und ausländischen Vertretungen im Inland ist, soweit nichts anderes bestimmt ist oder der Ministerpräsident nicht Ausnahmen zulässt, über die Staatsministerien und die Staatskanzlei zu leiten.

 

d)

Die Staatskanzlei ist über alle Vorgänge von allgemeiner politischer oder grundsätzlicher Bedeutung zu unterrichten und – soweit erforderlich – rechtzeitig zu beteiligen.

V.
Zusammenarbeit und Führung

14.

Grundsätze

 

a)

Die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Bediensteten wird durch einen kooperativen Führungsstil bestimmt. Hierzu zählen insbesondere die rechtzeitige und umfassende gegenseitige Information, die Delegation von Befugnissen und Verantwortung, die Vereinbarung von sachlichen und persönlichen Arbeitszielen sowie die Kontrolle der Arbeitsergebnisse.

 

b)

Vorgesetzte sind dafür verantwortlich, dass die Dienstgeschäfte ergebnisorientiert, rechtzeitig, richtig und wirtschaftlich erledigt werden. Sie sorgen für eine sachgerechte Aufgabenverteilung und für die Arbeitsabläufe in ihrem Verantwortungsbereich.

 

c)

Vorgesetzte sind für die Einarbeitung neuer Bediensteter verantwortlich.

 

d)

Die beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten sind durch Fortbildungen zu erweitern.

15.

Information

 

a)

Zum Informationsaustausch sollen die Vorgesetzten mindestens einmal im Monat Besprechungen mit den Bediensteten durchführen.

 

b)

Bedienstete haben das Recht und die Pflicht, sich im Rahmen ihrer Aufgabenbereiche und zur Erfüllung der ihnen vorgegebenen Ziele die notwendigen Informationen zu beschaffen.

16.

Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch

 

Mindestens einmal im Jahr sollen Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche geführt werden. Im Rahmen dieses Gesprächs soll auf die dienstlichen Anforderungen, die gezeigten Leistungen und auf Verwendungsmöglichkeiten eingegangen werden. Das Ergebnis kann in einer Zielvereinbarung festgehalten werden. Der Zeitpunkt des Gesprächs soll aktenkundig gemacht werden. Falls sich die Gesprächspartner darauf verständigen, können die inhaltlichen Schwerpunkte des Gesprächs ebenfalls aktenkundig gemacht werden. Auf Antrag des schwerbehinderten Bediensteten kann ein Vertreter der Schwerbehindertenvertretung am Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch teilnehmen.

17.

Personalfürsorge

 

Bedienstete können sich in persönlichen Angelegenheiten an jeden Vorgesetzten oder an das Personalreferat wenden. Der Dienstherr kommt seiner gesetzlich geregelten Fürsorgepflicht insbesondere gegenüber Menschen mit Behinderungen, Jugendlichen und Frauen nach.

VI.
Geschäftsablauf

18.

Arbeitsweise

 

a)

Vorgesetzte und Bedienstete erledigen ihre Aufgaben ergebnisorientiert, wirtschaftlich und wirksam. Hierfür ist der Aufgabenbestand und die Art der Aufgabenerledigung regelmäßig zu hinterfragen und auf Optimierung hinzuwirken.

 

b)

Die Erledigung der Dienstgeschäfte muss den Erfordernissen und Zielen der gesamten Behörde entsprechen.

 

c)

Jede Behörde soll zur Verbesserung von Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit Organisations- und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchführen sowie in geeigneten Bereichen betriebswirtschaftliche Methoden und Steuerungselemente einführen.

 

d)

Die Organisation ist veränderten Aufgaben anzupassen.

19.

Allgemeine Hinweise

 

a)

Im Dienstverkehr haben alle Bediensteten den Dienstweg einzuhalten.

 

b)

Der Schriftverkehr unter Behörden ist grundsätzlich von Behörde zu Behörde zu führen.

20.

Terminplanung, Abwesenheitsregelung

 

a)

Für alle dienstlichen Termine und vorhersehbaren Abwesenheitszeiten, zum Beispiel Urlaub, soll ein verfügbarer elektronischer Kalender verwendet werden. Termine mit vertraulichem Inhalt sind als solche zu kennzeichnen.

 

b)

Bei einer planbaren Abwesenheit ab einem Arbeitstag soll ein verfügbarer elektronischer Abwesenheitsassistent genutzt werden. Dadurch soll der Absender einer E-Mail über die zu erwartende Dauer der Abwesenheit und die getroffene Vertretungsregelung unterrichtet werden.

 

c)

Bei Abwesenheit ab einem Arbeitstag soll sichergestellt werden, dass Anrufe in geeigneter Form entgegengenommen werden.

21.

Dienstbesprechungen

 

a)

Dienstbesprechungen sind zur Abstimmung und zur Beschleunigung des Verwaltungshandelns, zum Erfahrungsaustausch oder wenn sie das zweckmäßigste Mittel für die Weitergabe wichtiger Informationen sind, rechtzeitig anzuberaumen.

 

b)

Über Verlauf und Ergebnisse von Besprechungen soll ein kurz gefasstes Protokoll gefertigt und allen Teilnehmern zugesandt werden.

22.

Aktenvermerke, Vorbemerkungen

 

a)

Zu aktenrelevanten Vorgängen, einschließlich Rücksprachen, Anordnungen und Auskünften, sind Aktenvermerke zu fertigen.

 

b)

Notwendige Vorbemerkungen zu einem Schreiben sind so knapp wie möglich zu fassen.

23.

Sprache und Stil

 

a)

Schreiben sollen höflich, verständlich und so kurz wie möglich sein. Fremdwörter sind möglichst zu vermeiden.

 

b)

Im Schriftverkehr mit Privatpersonen ist so fachgerecht wie nötig und so bürgernah wie möglich zu formulieren.

 

c)

Ablehnende oder belastende Schreiben sind dem Bürger nachvollziehbar zu erläutern.

 

d)

Die Behörden führen grundsätzlich den Schriftverkehr auch untereinander in der persönlichen Form „Wir“ oder „Ich“. In Schreiben an Bürger und private Institutionen sind Anrede und Grußformel zu verwenden. Bei Behörden kann darauf verzichtet werden.

 

e)

Geläufige Kurzbezeichnungen können verwendet werden. Andere Abkürzungen sind bei der ersten Erwähnung mit der vollständigen Bezeichnung und der Abkürzung in Klammern anzugeben.

VII.
Geschäftsgang

24.

Poststelle

 

a)

Jede Behörde richtet eine Poststelle ein. Soweit es zweckmäßig und zulässig ist, können mehrere Behörden eine gemeinsame Poststelle einrichten.

 

b)

Führen mehrere Behörden am gleichen Ort einen umfangreichen Schriftverkehr miteinander, ist eine Postaustauschstelle bei einer zentral gelegenen Behörde einzurichten. Die größere Behörde übernimmt die Federführung.

25.

Eingänge

 

a)

Eingänge sind unverzüglich zu registrieren und den Organisationseinheiten möglichst unmittelbar zuzuleiten.

 

b)

Die Behördenleitung bestimmt, für welche Eingänge von besonderer Bedeutung ein anderer Geschäftsgang gilt.

 

c)

Der Postfachinhaber prüft die elektronische Post mehrmals täglich auf Eingänge. Der Empfänger entscheidet über die Aktenrelevanz der Nachricht und die weitere Behandlung.

 

d)

Dem Empfänger wird Folgendes ungeöffnet zugeleitet:

 

 

aa)

Sendungen, die in der Anschrift durch Zusätze wie „persönlich“ oder „vertraulich“ gekennzeichnet sind,

 

 

bb)

Sendungen zu Angeboten bei Ausschreibungen mit der entsprechenden Kennzeichnung,

 

 

cc)

Personalsachen,

 

 

dd)

Sendungen für die Personal- und Schwerbehindertenvertretung und

 

 

ee)

als Verschlusssache (VS) gekennzeichnete Schreiben.

 

 

An Behörden gerichtete Sendungen mit Zusätzen, zum Beispiel „zu Händen von ...“, werden von der Poststelle geöffnet in den Geschäftsgang gegeben.

 

e)

Wert- und Einschreibsendungen werden in ein Eingangsbuch eingetragen.

 

f)

Sind Name oder Wohnung des Absenders oder das Datum des Schreibens nicht deutlich erkennbar, so ist der Briefumschlag unverändert beim Schriftstück zu belassen. Dies gilt auch, wenn der Zeitpunkt der Einlieferung bei der Post wichtig sein kann oder der Umschlag amtliche Vermerke trägt.

 

g)

Die auf den Eingängen angeführten Anlagen sind auf Vollständigkeit zu prüfen. Fehlende Anlagen sind sofort anzufordern. Sind Anlagen beigefügt, ohne auf dem Eingang angeführt zu sein, so ist ihre Zahl neben dem Eingangsstempel anzugeben. Bei Einsatz der elektronischen Vorgangsbearbeitung wird die Anzahl der Anlagen elektronisch erfasst.

 

h)

Enthalten Sendungen Bargeld, Wertsachen und Ähnliches, so sind diese sofort an die Kasse, Zahlstelle oder Geldannahmestelle gegen Quittung weiterzugeben. Postwertzeichen sind den Eingängen zu entnehmen, nachzuweisen und zur Freimachung von Dienstsendungen zu verwenden. Die Entnahme ist auf dem Eingang zu vermerken. Freiumschläge sind den Eingängen beizufügen und mit diesen in den Geschäftsgang zu geben.

 

i)

Nicht oder nicht ausreichend freigemachte Sendungen sind unter Entrichtung der Nachgebühren anzunehmen, außer wenn Anhaltspunkte für eine Missbrauchsabsicht vorliegen.

26.

Sicht- und Arbeitsvermerke

 

a)

Sichtvermerke sind Namenszeichen. Bis zur Einführung einer elektronisch gestützten Vorgangsbearbeitung verwendet der Behördenleiter den Grünstift und sein Vertreter den Rotstift. Die jeweiligen Vertreter sollen bei Wahrnehmung der Vertretungsgeschäfte den gleichen Farbstift wie die Vertretenen benutzen.

 

b)

Bei der elektronisch gestützten Vorgangsbearbeitung besteht der Sichtvermerk aus der Funktionsabkürzung in Verbindung mit dem Namenszeichen.

 

c)

Arbeitsvermerke sind sachlich und sachdienlich abzufassen.

 

d)

Arbeitsvermerke sind insbesondere:

 

 

aa)

x = Schlusszeichnung vorbehalten,

 

 

bb)

bR = bitte Rücksprache,

 

 

cc)

VA = vor Abgang vorzulegen,

 

 

dd)

NA = nach Abgang vorzulegen.

27.

Zuständigkeit, Abgabe

 

a)

Ist eine andere Organisationseinheit oder Behörde für die Bearbeitung zuständig, ist der Vorgang dieser zuzuleiten. Eine formlose Abgabe genügt in der Regel. Auf das Umregistrieren ist zu achten.

 

b)

Wird ein Eingang an eine andere Behörde abgegeben, soll dies dem Einsender mitgeteilt werden. Wird aus besonderem Grund keine Abgabenachricht erteilt, ist die Empfangsbehörde darauf hinzuweisen.

28.

Federführung und Beteiligung

 

a)

Federführend ist die Organisationseinheit, die nach dem sachlichen Inhalt einer Angelegenheit überwiegend zuständig ist.

 

b)

In Angelegenheiten, die das Aufgabengebiet mehrerer Stellen berühren, muss die federführende Organisationseinheit die in Betracht kommenden Stellen frühzeitig beteiligen.

 

c)

Bei Beteiligung mehrerer Organisationseinheiten sollen diesen zur Beschleunigung gleichzeitig Entwurfsmehrfertigungen zugeleitet werden (Sternverfahren). Bei umfangreichen Entwürfen soll angegeben werden, zu welchen Punkten die Beteiligung erfolgt.

 

d)

Die Beteiligung wird durch Stellungnahme oder Mitzeichnung wahrgenommen.

 

e)

Wird die Mitzeichnung abgelehnt, so ist dies zu begründen. Kommt eine Einigung nicht zu Stande, so entscheidet der nächste gemeinsame Vorgesetzte.

 

f)

Auf ein Mitzeichnungsverfahren ist zu verzichten, wenn Stellungnahmen der zu beteiligenden Stellen im endgültigen Entwurf berücksichtigt wurden.

29.

Erledigung

 

a)

Vorgänge sind so schnell und so einfach wie möglich zu erledigen. Fristen sind einzuhalten, Fristverlängerungen rechtzeitig zu beantragen.

 

b)

Ist eine Erledigung innerhalb von vier Wochen oder innerhalb eines vorgegebenen Termins nicht möglich, ist grundsätzlich eine Zwischennachricht zu erteilen. Die Zwischennachricht soll angeben, wann mit der Erledigung gerechnet werden kann.

30.

Schlussverfügungen

 

a)

Zu jedem Vorgang muss eine abschließend gezeichnete Verfügung ergehen. Diese lässt die sachliche Erledigung erkennen und ermöglicht deren Nachprüfung.

 

b)

Am Schluss der Verfügung ist zu bestimmen, wie das Dokument oder der Vorgang geschäftsmäßig weiter behandelt werden soll. Es kommen je nach Sachlage in Betracht:

 

 

aa)

Wv. = Wiedervorlage mit einer Datumsangabe, wenn das Dokument oder der Vorgang noch nicht abschließend erledigt ist; der Zweck der Wiedervorlage ist in der Verfügung kenntlich zu machen, wenn er sich nicht ohne Weiteres ergibt,

 

 

bb)

z. V. = zum Vorgang wird das Dokument hinzugenommen, wenn bei dem Vorgang bereits eine Frist läuft und eine Einzelbearbeitung nicht oder erst nach Fristablauf erforderlich ist,

 

 

cc)

z. d. A. = zu den Akten, wenn der Vorgang abschließend bearbeitet ist oder in absehbarer Zeit nichts zu veranlassen ist,

 

 

dd)

wegl. = weglegen, Verfügung für ein Dokument, das nicht aktenrelevant ist und nach einem Jahr vernichtet werden kann,

 

 

ee)

wegl. sofort = weglegen sofort, Verfügung für ein Dokument, das nicht aktenrelevant ist und sofort vernichtet werden kann.

31.

Zeichnungsrecht

 

a)

Jede Behörde hat in einer Zeichnungsregelung festzulegen, wer in welchem Umfang zur abschließenden Zeichnung berechtigt und verpflichtet ist.

 

b)

Wer zeichnet, trägt die Verantwortung für Inhalt und Form des Schreibens sowie dafür, dass alle betroffenen Stellen angemessen beteiligt wurden.

 

c)

Die Zeichnungsbefugnis steht grundsätzlich dem Bediensteten zu, der nach der Aufgabenzuweisung ohne sachnotwendige Beteiligung eines Vorgesetzten abschließend ein Ergebnis erarbeitet.

 

d)

Das Zeichnungsrecht eines Bediensteten kann in begründeten Fällen, insbesondere für die Zeit der Einarbeitung, eingeschränkt werden. Die Einschränkung sollte nur vorübergehend sein.

32.

Zeichnung

 

a)

Verfügungsentwürfe werden von allen Beteiligten mit Namenszeichen und Datum gezeichnet. Bei der elektronisch gestützten Vorgangsbearbeitung zeichnen die Beteiligten durch die Funktionsabkürzung in Verbindung mit dem Namenszeichen und dem Datum.

 

b)

Schreiben werden grundsätzlich ohne Zusatz unterzeichnet. Der Zusatz „in Vertretung“ ist zu verwenden, wenn in bestimmten Einzelfällen zwingende rechtliche Vorschriften die Verwendung eines die Vertretungsbefugnis kennzeichnenden Zusatzes ausdrücklich anordnen oder wenn das Vertretungsverhältnis besonders zum Ausdruck kommen soll.

 

c)

Soweit keine Briefbögen verwendet werden, aus denen sich die Funktion des Unterzeichnenden ergibt, zum Beispiel Briefbogen mit dem Aufdruck „Der Staatssekretär“, ist der Unterschrift die Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung hinzuzufügen.

 

d)

Schriftstücke sollen eigenhändig unterschrieben werden. Der Vor- und Nachname sind unter der Unterschrift in Maschinenschrift zu wiederholen. In bestimmten Fällen, insbesondere wenn es für den Geschäftsgang förderlich ist, kann die Unterschrift auf dem Original bestätigt werden. Für Dokumente, die mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung erstellt wurden und die mit Hilfe elektronischer Kommunikationsmedien übermittelt werden sollen, kann auf die eigenhändige Unterschrift verzichtet werden, wenn sich kein Schriftformerfordernis aus anderen Vorschriften ergibt. Für andere elektronische Dokumente gelten gesonderte Regelungen.

 

e)

Elektronische Nachrichten werden am Ende mit einem Textbaustein versehen, aus dem sich die Bezeichnung und Anschrift der Behörde sowie Vor- und Nachname, Funktions-, Amts- oder Dienstbezeichnung, Referat, Referatsbezeichnung und Telekommunikationsverbindungen des Unterzeichners ergeben (E-Mail-Signatur). Für die Gestaltung der E-Mail-Signatur gelten die Regelungen in Kapitel 10.1 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über das Erscheinungsbild der Verwaltung des Freistaates Sachsen ( VwV Erscheinungsbild) vom 13. Juli 2009 (SächsABl. SDr. S. S 226), enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 15. Dezember 2009 (SächsABl. SDr. S. S 2394), in der jeweils geltenden Fassung. Für die in der Anlage 1 genannten Funktionen und Behörden sind die dort aufgeführten englischsprachigen Bezeichnungen zu verwenden.

 

f)

Die Unterschrift entfällt bei Dokumenten, die im automatisierten Verfahren hergestellt werden.

 

g)

Der Behördenleiter kann im Einzelfall Ausnahmen von der Zeichnung zulassen, soweit dies aus Sicherheitsgründen erforderlich ist.

33.

Elektronische Kommunikationsmedien

 

a)

Elektronische Kommunikationsmedien sind vorrangig einzusetzen, wenn sie für die Übermittlung geeignet und wirtschaftlicher sind. Aus Gründen des Datenschutzes und des Geheimschutzes ist die elektronische Kommunikation nur für Nachrichten zulässig, die keine schützenswerten Daten enthalten. Anderenfalls hat die Behörde geeignete Maßnahmen für die Datensicherheit und den Datenschutz, zum Beispiel Verschlüsselung, sowie Maßnahmen für den Geheimschutz vorzunehmen.

 

b)

Für die mit elektronischen Kommunikationsmedien übermittelten Daten sind die Regelungen zum Geschäftsgang einzuhalten. Bis zur Einführung einer elektronisch gestützten Vorgangsbearbeitung ist sicherzustellen, dass aktenrelevante elektronische Dokumente als Ausdruck zur Akte genommen werden. Es ist zu gewährleisten, dass die elektronisch gestützte Vorgangsbearbeitung den Grundsätzen der vollständigen Aktenführung entspricht.

 

c)

Die Bekanntgabe allgemein gültiger Informationen innerhalb der Staatsverwaltung soll durch elektronische Kommunikationsmittel wie das behördeninterne Intranet oder das LandesWeb Sachsen erfolgen.

 

d)

Der Umgang mit elektronisch signierten und verschlüsselten Daten wird landeseinheitlich gesondert geregelt.

 

e)

Für die Erledigung dienstlicher Aufgaben dürfen nur dienstlich bereitgestellte Geräte und Datenträger sowie freigegebene Programme (Ausstattung) benutzt werden. Die Ausstattung darf nur von dazu ermächtigten Personen verändert werden.

VIII.
Ergänzende Bestimmungen

34.

Arbeitszeit, Erreichbarkeit

 

a)

Die Behörden können im Rahmen der geltenden Arbeitszeitvorschriften für ihre Bediensteten eigene Arbeitszeitregelungen schaffen.

 

b)

Die Bediensteten müssen innerhalb der vorgeschriebenen Arbeitszeit erreichbar sein oder hinterlassen, wann und wo sie erreicht werden können.

 

c)

Besondere Regelungen zur Telearbeit bleiben unberührt.

35.

Unfälle

 

Dienstunfälle und Unfälle, bei denen es sich auch um einen Dienstunfall im Sinne des Beamtenversorgungsgesetzes handeln könnte, sind unverzüglich anzuzeigen, auch wenn der Verletzte dem Dienst nicht fernbleiben muss. Dasselbe gilt bei Arbeitsunfällen. Hergang, Ort und Umstände sind näher darzulegen. Soweit dies möglich ist, sind Zeugen zu benennen.

36.

Veranstaltungen

 

a)

Für Gemeinschaftsveranstaltungen der Behörde, zum Beispiel Betriebsausflug, darf jährlich ein Arbeitstag in Anspruch genommen werden.

 

b)

Bei besonderen örtlichen Anlässen kann bis zu einem Tag Dienst- oder Arbeitsbefreiung gewährt werden.

37.

Verbot der Dienstdurchführung unter Einfluss von berauschenden oder betäubenden Mitteln

 

Im Dienst dürfen die Bediensteten nicht unter Einfluss von Alkohol sowie anderen berauschenden oder betäubenden Mitteln stehen. Die Behördenleitung hat mittels geeigneter Maßnahmen dem Missbrauch entgegen zu wirken.

38.

Verbot von Haustieren

 

Bedienstete dürfen keine Haustiere in das Dienstgebäude mitbringen.

39.

Verbot des Handels in Behörden

 

a)

Es ist nicht gestattet, in den Dienstgebäuden und dienstlichen Anlagen Waren und Dienstleistungen für private Zwecke anzubieten oder zu vertreiben.

 

b)

Die Behördenleitung kann Ausnahmen zulassen.

40.

Werbung

 

a)

Auf Dienstgrundstücken, in oder an Dienstgebäuden ist Werbung jeglicher Art nicht gestattet.

 

b)

Die Behördenleitung kann Ausnahmen zulassen.

41.

Sammlungsverbot

 

a)

In den Dienstgebäuden, Diensträumen und anderen dienstlichen Anlagen sind Sammlungen jeder Art nicht gestattet.

 

b)

Die Behördenleitung kann Ausnahmen zulassen.

42.

Außerdienstliche Veröffentlichungen

 

In privaten Abhandlungen und privaten Vorträgen über Themen aus einem dienstlichen Aufgabengebiet darf nicht der Eindruck erweckt werden, die vom Verfasser vertretene Auffassung sei eine amtliche Stellungnahme.

43.

Bereitstellung von Diensträumen

 

a)

Der Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement stellt den Behörden Diensträume, nach Möglichkeit in landeseigenen Gebäuden, zur Verfügung.

 

b)

Der Anforderung von Räumen müssen sorgfältige Bedarfsberechnungen vorausgehen, die von der vorgesetzten Dienstbehörde genehmigt sein müssen.

 

c)

Nicht mehr benötigte Räume sind dem Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement umgehend zurückzugeben.

 

d)

Dienstgebäude und Diensträume werden durch den Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement vermietet. Stundenweise, unregelmäßige Überlassungen aus besonderem Anlass kann die nutzende Behörde gegen ein übliches, mit dem Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement abgestimmtes Entgelt vornehmen.

44.

Verkehrssicherungspflicht

 

a)

Die sich aus der Verkehrssicherungspflicht des Freistaates Sachsen als Eigentümer oder Besitzer von Gebäuden, Gebäudeteilen oder Grundstücken ergebenden Verpflichtungen obliegen dem Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement. Zusammen mit der liegenschaftlichen Verwaltung können diese Verpflichtungen an andere staatliche Einrichtungen übertragen werden.

 

b)

Der nutzenden Behörde obliegen die Verkehrssicherungspflichten im Gebäudeinneren soweit diese im Zusammenhang mit dem Dienstbetrieb stehen, zum Beispiel organisatorischer Brandschutz, Arbeitsschutz.

45.

Haftungsausschluss

 

Für alle privat betriebenen elektrischen Geräte besteht seitens der Behörde Haftungsausschluss. Der Bedienstete ist für die Einhaltung der technischen Sicherheitsanforderungen verantwortlich und haftet für entstehende Schäden.

46.

Hausordnung

 

In einer Hausordnung oder in besonderen Anweisungen sind insbesondere die Sicherung der Dienstgebäude und Diensträume gegen Brand und die Maßnahmen zur Brandbekämpfung zu regeln.

IX.
Schlussbestimmungen

47.

Vorschriftenverzeichnis

 

a)

Das Vorschriftenverzeichnis (Anlage 2) weist auf die wichtigsten Regelungen in der jeweils geltenden Fassung hin, die diese VwV Dienstordnung ergänzen.

 

b)

Das Staatsministerium des Innern wird ermächtigt, das Vorschriftenverzeichnis fortzuschreiben.

48.

Inkrafttreten und Außerkrafttreten

 

Die VwV Dienstordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Dienstordnung für die Behörden des Freistaates Sachsen vom 18. Mai 2005 (SächsABl. S. 458), geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 24. Oktober 2008 (SächsABl. S. 1534), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 15. Dezember 2009 (SächsABl. SDr. S. S 2394), außer Kraft.

Dresden, den 6. September 2010

Der Ministerpräsident
Stanislaw Tillich

Der Staatsminister des Innern
Markus Ulbig

Anlage 1
(zu Nummer 32 Buchst. e)

Übersicht ausgewählter Funktionsbezeichnungen

Übersicht Sächsische Staatskanzlei und Staatsministerien

Anlage 2
(zu Nummer 47 Buchst. a)

Vorschriftenverzeichnis

Akteneinsicht

–

§ 29 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)

–

§ 18 Gesetz zum Schutz der informationellen Selbstbestimmung im Freistaat Sachsen (Sächsisches Datenschutzgesetz – SächsDSG)

–

§ 6 Archivgesetz für den Freistaat Sachsen ( SächsArchivG)

Aktenplan

–

Ziffer V Gemeinsame Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei, des Sächsischen Staatsministeriums des Innern, des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen, des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus, des Sächsischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst, des Sächsischen Staatsministeriums für Wirtschaft und Arbeit, des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft über die Verwaltung von Unterlagen (VwV Registraturordnung – VwVRegO)

Amtliches Schriftgut

–

Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über die Behandlung von Verschlusssachen (Verschlusssachenanweisung – VSA)

Amtssprache/Sorbische Sprache

–

§ 23 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)

–

Gesetz über die Rechte der Sorben im Freistaat Sachsen (Sächsisches Sorbengesetz – SächsSorbG)

Ansprechpartner für Anti-Korruption

–

Nummer 4 Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur Korruptionsvorbeugung in der staatlichen Verwaltung des Freistaates Sachsen ( VwV Korruptionsvorbeugung)

Arbeitsschutz

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Gesetz über die Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten bei der Arbeit (ArbSchG)

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Gesetz über Betriebsärzte, Sicherheitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit (ASiG)

Arbeitszeit

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Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über die Arbeitszeit der Beamten im Freistaat Sachsen (Sächsische Arbeitszeitverordnung – SächsAZVO)

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Dienstvereinbarungen in den einzelnen Behörden

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§ 6 ff. Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)

Barrierefreiheit

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Gesetz zur Verbesserung der Integration von Menschen mit Behinderungen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Integrationsgesetz – SächsIntegrG)

Beauftragter für den Haushalt

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§ 9 Haushaltsordnung des Freistaates Sachsen (Sächsische Haushaltsordnung – SäHO)

Beflaggung

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei über die Beflaggung der Dienstgebäude im Freistaat Sachsen ( VwV Beflaggung)

Behördengliederung

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Gesetz über die Verwaltungsorganisation des Freistaates Sachsen (Sächsisches Verwaltungsorganisationsgesetz – SächsVwOrgG)

Belastende und ablehnende Schreiben

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§ 39 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)

Belohnungen und Geschenke

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§ 42 Gesetz zur Regelung des Statusrechts der Beamtinnen und Beamten in den Ländern ( Beamtenstatusgesetz – BeamtStG)

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§ 90 Beamtengesetz für den Freistaat Sachsen (Sächsisches Beamtengesetz – SächsBG)

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§ 3 Abs. 3 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur Korruptionsvorbeugung in der staatlichen Verwaltung des Freistaates Sachsen ( VwV Korruptionsvorbeugung)

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über das Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken durch die öffentlich Bediensteten des Freistaates Sachsen ( VwV Belohnungen und Geschenke)

Datenschutzbeauftragter

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§§ 25 ff. Gesetz zum Schutz der informationellen Selbstbestimmung im Freistaat Sachsen (Sächsisches Datenschutzgesetz – SächsDSG)

Deutsche Gebärdensprache

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Gesetz zur Verbesserung der Integration von Menschen mit Behinderungen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Integrationsgesetz – SächsIntegrG)

Dienstausweise

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Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über Dienstausweise für die Beschäftigten des Freistaates Sachsen ( VwV Dienstausweise)

Diensträume

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§ 6 Verordnung über Arbeitsstätten ( Arbeitsstättenverordnung – ArbStättV)

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Bekanntmachung des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen über die Neufassung der Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben und Bedarfsdeckungsmaßnahmen des Freistaates Sachsen im Zuständigkeitsbereich der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung – RLBau Sachsen

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Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen über die Errichtung des Staatsbetriebes Sächsisches Immobilien- und Baumanagement (SImmBa) ( VwV SImmBa)

Dienstreisen

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Sächsisches Gesetz über die Reisekostenvergütung der Beamten und Richter (Sächsisches Reisekostengesetz – SächsRKG)

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Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen über die Reisekostenvergütung bei Auslandsdienstreisen (Sächsische Auslandsreisekostenverordnung – SächsARKVO)

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Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zum Vollzug des Sächsischen Reisekostengesetzes ( VwV-SächsRKG)

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§ 23 Abs. 4 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)

Dienstsiegel

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Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Gestaltung und Verwendung der Dienstsiegel ( VwV Dienstsiegel)

Dienstunfall/Unfall

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Gesetz über die Versorgung der Beamten und Richter in Bund und Ländern ( Beamtenversorgungsgesetz – BeamtVG) in der nach § 17 Abs. 2 Sächsisches Besoldungsgesetz ( SächsBesG) geltenden Fassung

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§ 104 ff. Siebtes Buch Sozialgesetzbuch (SGB VII)

Frauenbeauftragte

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§ 18 ff. Gesetz zur Förderung von Frauen und der Vereinbarkeit von Familie und Beruf im öffentlichen Dienst im Freistaat Sachsen (Sächsisches Frauenförderungsgesetz – SächsFFG)

Gestaltungsvorgaben

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über das Erscheinungsbild der Verwaltung des Freistaates Sachsen ( VwV Erscheinungsbild)

Gleichstellungsbeauftragte

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§ 55 Gesetz über die Hochschulen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Hochschulgesetz – SächsHSG)

Krankheit

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§ 92 Beamtengesetz für den Freistaat Sachsen (Sächsisches Beamtengesetz – SächsBG)

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§ 16 Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über den Urlaub der Beamten und Richter im Freistaat Sachsen (Sächsische Urlaubsverordnung – SächsUrlVO)

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§ 22 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)

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§ 5 Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall ( Entgeltfortzahlungsgesetz)

Lautsprachbegleitende Gebärden

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Gesetz zur Verbesserung der Integration von Menschen mit Behinderungen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Integrationsgesetz – SächsIntegrG)

Neues Steuerungsmodell – NSM

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur koordinierten Einführung des neuen Steuerungsmodells in der Sächsischen Staatsverwaltung ( VwV-NSM)

Nichtraucherschutz

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Gesetz zum Schutz von Nichtrauchern im Freistaat Sachsen (Sächsisches Nichtraucherschutzgesetz – SächsNSG)

Personalvertretung

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Sächsisches Personalvertretungsgesetz ( SächsPersVG)

Presseauskünfte

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§ 4 Sächsisches Gesetz über die Presse ( SächsPresseG)

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§ 80 Beamtengesetz für den Freistaat Sachsen (Sächsisches Beamtengesetz – SächsBG)

Rechtsnormen

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über den Erlass von Rechtsnormen und Verwaltungsvorschriften ( VwV Normerlass)

Registratur

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Gemeinsame Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei, des Sächsischen Staatsministeriums des Innern, des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen, des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus, des Sächsischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst, des Sächsischen Staatsministeriums für Wirtschaft und Arbeit, des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft über die Verwaltung von Unterlagen (VwV Registraturordnung – VwVRegO)

Schwerbehindertenvertretung

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§ 95 Sozialgesetzbuch – Neuntes Buch – ( SGB IX) Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen, Teil 2

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zur Durchführung des Sozialgesetzbuches – Neuntes Buch – (SGB IX) – Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen im öffentlichen Dienst im Freistaat Sachsen (VwV  SGB IX)

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Gesetz zur Verbesserung der Integration von Menschen mit Behinderungen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Integrationsgesetz – SächsIntegrG)

Sponsoring

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung zum Sponsoring in der staatlichen Verwaltung des Freistaates Sachsen ( VwV Sponsoring)

Verfügungen

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Gemeinsame Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei, des Sächsischen Staatsministeriums des Innern, des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen, des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus, des Sächsischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst, des Sächsischen Staatsministeriums für Wirtschaft und Arbeit, des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales und des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft über die Verwaltung von Unterlagen (VwV Registraturordnung – VwVRegO)

Veröffentlichung in Amtlichen Blättern

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über Veröffentlichungen in den amtlichen Veröffentlichungsblättern und zum elektronischen Landesrecht (VwV Veröffentlichungsblätter)

Verschlusssachen (VS) und andere vertrauliche Angelegenheiten

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Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über die Behandlung von Verschlusssachen (Verschlusssachenanweisung – VSA)