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REVOSax - Recht und Vorschriftenverwaltung Sachsen

VwV IT - Justiz

Vollzitat: VwV IT - Justiz vom 11. März 2008 (SächsJMBl. S. 16, 26), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2017 (SächsABl.SDr. S. S 366)

Verwaltungsvorschrift
des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz
über den Einsatz der Informationstechnologie im Geschäftsbereich der Justiz
(VwV IT – Justiz)

Vom 11. März 2008

Berichtigt 27. März 2008 (SächsJMBl. S. 26)

A.
IT-Struktur und Aufgaben

I.
Leitstelle für Informationstechnologie

1.
Die gemeinsame Leitstelle für Informationstechnologie der Justiz (LIT) ist dem Staatsministerium der Justiz angegliedert.
2.
Die LIT ist IT-Dienstleister für das Staatsministerium der Justiz, alle Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsanstalten sowie, beschränkt auf die IT-Infrastruktur, für die Landesjustizkasse. Des Weiteren berät und unterstützt die LIT bei Bedarf das Ausbildungszentrum Bobritzsch (ABZ) im Bereich der IT.
3.
Der LIT obliegen alle Maßnahmen im Rahmen des Einsatzes von IT-Systemen und IT-Verfahren, insbesondere
 
a)
die Beratung der Gerichte und Justizbehörden über den zweckmäßigen Einsatz der Informationstechnologie (IT) einschließlich der Vorbereitung und technischen Prüfung von Beschaffungsanträgen,
 
b)
die Entwicklung, Pflege, Wartung und Betreuung der IT-Verfahren sowie der IT-Infrastruktur,
 
c)
die Mitwirkung bei der fachspezifischen Schulung,
 
d)
die Beratung und Anleitung der IT-Anwender,
 
e)
die Bestandsverwaltung der IT-Infrastruktur, die Führung des zentralen elektronischen Geräteverzeichnisses gemäß § 73 SäHO und des zentralen Softwareverzeichnisses,
 
f)
der Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung eines Anwenderbetreuungssystems (ServiceLine),
 
g)
die Durchführung von Beschaffungsmaßnahmen und Vergabeverfahren im Bereich der IT nach Beauftragung durch das Staatsministerium der Justiz,
 
h)
der Abschluss von Rahmenverträgen für IT-Verbrauchsmaterial nach Zustimmung durch das Staatsministerium der Justiz,
 
i)
der Haushaltsvollzug für die durch das Staatsministerium der Justiz zugewiesenen Haushaltsmittel,
 
j)
die Überwachung des wirtschaftlichen Einsatzes der IT,
 
k)
die Unterstützung der Gerichte und Justizbehörden bei der Erfüllung ihrer Pflichten nach den Bestimmungen des Datenschutzes und der Datensicherheit.
4.
Die LIT informiert die Leiter der Gerichte und Justizbehörden rechtzeitig auf dem Dienstweg, wenn an den Systemen und IT-Verfahren Arbeiten vorgenommen werden, die zu Einschränkungen bei den Anwendern führen können.

II.
Betreuungsverbünde

1.
Die LIT unterhält für die Landgerichtsbezirke Betreuungsverbünde. Die Betreuungsverbünde sind Bestandteil der LIT.
2.
Die Betreuungsverbünde gewährleisten den Betrieb und die Betreuung der Einrichtungen der IT vor Ort in den Gerichten und Justizbehörden im jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Ihnen obliegen insbesondere
 
a)
alle technischen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des IT-Betriebs,
 
b)
die Mitwirkung bei der Einrichtung von IT-Infrastruktur und -Verfahren,
 
c)
die Betreuung der im Einsatz befindlichen IT-Infrastruktur und -Verfahren,
 
d)
die Führung der elektronischen Geräteverzeichnisse,
 
e)
die Durchführung von Anwenderschulungen sowie Einweisung von Bediensteten im Rahmen der Betreuung von Verfahrenslösungen,
 
f)
die Überwachung der IT hinsichtlich der System- und Datensicherheit gemäß den Datenverarbeitungssicherheitsbestimmungen.

III.
Anwenderbetreuer

1.
In jedem Gericht und in jeder Justizbehörde wird mindestens ein Anwenderbetreuer bestimmt, der die LIT bei ihren Betreuungsaufgaben unterstützt.
2.
Den Anwenderbetreuern obliegen beispielsweise:
 
a)
die Annahme von Gerätelieferungen und die Unterstützung von Technikern bei Vor-Ort-Einsätzen,
 
b)
die Information der Anwender bei Störungen im IT-Betrieb,
 
c)
die Pflege der Standortdaten der IT-Geräte der Gerichte oder Justizbehörden im elektronischen Geräteverzeichnis,
 
d)
die Übersendung von Lieferpapieren und Serviceberichten an die LIT,
 
e)
der Austausch von Ersatz- und Ergänzungsteilen in Absprache mit der LIT,
 
f)
das Umsetzen oder der Austausch von IT-Geräten bei Störungen oder Umzügen innerhalb der Gerichte oder Justizbehörden in Abstimmung mit der LIT,
 
g)
die Kontrolle von Kabelverbindungen an den Arbeitsplatzgeräten oder die Beseitigung von Papierstaus in Druckern,
 
h)
die Durchführung von Funktionstests an Geräten zur Fehlersuche oder -eingrenzung nach Anleitung durch die LIT,
 
i)
die Pflege von IT-Geräten,
 
j)
die Unterstützung der LIT bei der Betreuung der IT-Verfahren und IT-Systeme vor Ort und bei der Einweisung der Anwender,
 
k)
die Organisation und Kontrolle der Datensicherung in Abstimmung mit der LIT,
 
l)
die Erstellung statistischer Auswertungen.
3.
Der konkrete Aufgabenumfang der Anwenderbetreuer wird durch den Leiter der LIT im Einvernehmen mit den Präsidenten der Obergerichte, dem Generalstaatsanwalt und den Leitern der Justizvollzugsanstalten bestimmt.

IV.
IT-Lenkungskreis und IT-Beirat

1.
Dem IT-Lenkungskreis beim Staatsministerium der Justiz gehören der für IT-Angelegenheiten zuständige Abteilungsleiter und die Leiter der für IT und für Angelegenheiten des Justizvollzugs zuständigen Referate des Staatsministeriums der Justiz, der Leiter LIT sowie die Präsidenten der Obergerichte und der Generalstaatsanwalt an.
2.
Der IT-Lenkungskreis wirkt mit bei
 
a)
Fragen grundsätzlicher Bedeutung im Zusammenhang mit der Entwicklung, der Einführung, der Betreuung und dem Betrieb von IT-Vorhaben oder IT-Verfahren,
 
b)
der wirtschaftlichen und effektiven Gestaltung von IT-Betriebsprozessen.
 
Wenn unter den Teilnehmern des IT-Lenkungskreises keine Einigung erzielt werden kann, entscheidet das Staatsministerium der Justiz.
3.
Der Lenkungskreis soll mindestens einmal halbjährlich zusammentreten. Darüber hinaus kann jedes Mitglied des Lenkungskreises jederzeit die Einberufung verlangen.
4.
Der Lenkungskreis kann Arbeitsgruppen bilden.
5.
Die Sitzungen des Lenkungskreises werden unter Vorsitz des Leiters des für die IT zuständigen Referats des Staatsministeriums der Justiz auf Arbeitsebene mit Vertretern der Justizbereiche vorbereitet (IT-Beirat).

B.
Beschaffungswesen und Haushaltsvollzug

I.
Beschaffungsanträge

  1. Beschaffungsanträge sind schriftlich zu stellen und nach Prüfung der fachlichen Erforderlichkeit der LIT auf dem Dienstweg vorzulegen.
  2. Die LIT prüft die technischen Voraussetzungen sowie die Erforderlichkeit und sachliche Richtigkeit. Sie klärt die organisatorischen Voraussetzungen, legt die technische Konfiguration fest und schätzt die Kosten ab. Soweit erforderlich erarbeitet sie ein Konzept für den Einsatz freiwerdender IT-Geräte und Anlagen. Gleichartige Beschaffungsanträge sind zu bündeln. Die LIT legt den geprüften und um die Angaben nach Satz 2 und 3 erweiterten Beschaffungsantrag dem Staatsministerium der Justiz zur Entscheidung vor, sofern er ohne Mehrwertsteuer einen Wert von 5 000 EUR übersteigt. Über Beschaffungsanträge bis zu diesem Wert entscheidet die LIT.
  3. Das Staatsministerium der Justiz stuft die Beschaffungsanträge, die den Wert von 5 000 EUR übersteigen, haushaltstechnisch und nach ihrer Wichtigkeit ein und führt erforderliche ressortübergreifende Abstimmungen durch. Seine Entscheidung, zum Beispiel Genehmigung, Ablehnung, Modifizierung oder Zurückstellung, teilt es der LIT mit.
  4. Die LIT stuft die ihr zur Entscheidung überlassenen Beschaffungsanträge haushaltstechnisch und nach ihrer Wichtigkeit ein. Sie teilt dem Antragsteller ihre Entscheidung und bei Beschaffungsanträgen, die den Wert von 5 000 EUR übersteigen, die Entscheidung des Staatsministeriums der Justiz auf dem Dienstweg mit.

II.
Beschaffung

  1. Das Staatsministerium der Justiz beauftragt im Falle der Genehmigung des Beschaffungsantrages die LIT oder eine andere Stelle des Freistaates Sachsen mit der Durchführung der Beschaffungsmaßnahme oder des Vergabeverfahrens.
  2. Der LIT obliegt die Beschaffung aller Verbrauchsmaterialien, die in den IT-Systemen Verwendung finden, mit Ausnahme von Papier und Etiketten. Hierfür sind durch die LIT zeitlich befristete Rahmenverträge abzuschließen.
  3. Verträge mit wiederkehrender Zahlungsverpflichtung bedürfen vor ihrem Abschluss der Zustimmung des Staatsministeriums der Justiz.

III.
Haushaltsvollzug

  1. Das Staatsministerium der Justiz weist der LIT pauschal Haushaltsmittel für Beschaffungsmaßnahmen mit einem Wert bis 5 000 EUR zu. Die Haushaltsmittel für Maßnahmen, die diesen Wert übersteigen, werden der LIT zweckgebunden auf Antrag zugewiesen.
  2. Die Bewirtschaftung der zugewiesenen Haushaltsmittel erfolgt eigenverantwortlich durch die LIT.

C.
Einführung und Betrieb von IT-Verfahren

I.
Entwicklung, Erprobung und Freigabe von IT-Verfahren

  1. Den Auftrag zur Entwicklung oder wesentlichen Änderung sowie zur Übernahme von IT-Verfahren und zur Verfahrenserprobung erteilt das Staatsministerium der Justiz.
  2. Die Freigabe von IT-Verfahren durch das Staatsministerium der Justiz setzt voraus, dass die Verfahren ausreichend erprobt worden sind und die Verfahrensdokumentation vollständig vorliegt.
  3. Im Ergebnis  der Erprobung hat die LIT den Nachweis zu erbringen, dass die Funktionsfähigkeit und Betriebssicherheit der IT-Verfahren hergestellt worden ist. Die Ergebnisse der Erprobung sind von der LIT zu dokumentieren. Kann ein IT-Verfahren aus zwingenden Gründen nicht freigegeben werden, kann das Staatsministerium der Justiz nach der Erprobung einer Anwendung vorläufig zustimmen. Die Voraussetzungen für eine Freigabe sind unverzüglich herzustellen.
  4. Bei wesentlichen Verfahrensänderungen ist eine neuerliche Verfahrensfreigabe erforderlich.

II.
Störungsmeldungen und sonstige Mitteilungen

  1. Die Präsidenten der Obergerichte, der Generalstaatsanwalt, die Leiter der Justizvollzugsanstalten sowie der Leiter des ABZ überwachen die freigegebenen Verfahren dahingehend, ob sie aus fachlicher Sicht den jeweils aktuellen Anforderungen genügen. Änderungsbedarf melden sie dem Staatsministerium der Justiz.
  2. Störungen sind unverzüglich der ServiceLine zu melden.
  3. Über Störungen von besonderer Bedeutung, die die Arbeitsfähigkeit der Gerichte und Justizbehörden akut gefährden, berichten die Präsidenten der jeweiligen Obergerichte, der Generalstaatsanwalt, die Leiter der jeweiligen Justizvollzugsanstalten oder der Leiter des ABZ zusätzlich zur Meldung gemäß Nummer 1 unverzüglich dem Staatsministerium der Justiz.
  4. Bei bereichsübergreifenden Störungen informiert die LIT umgehend das Staatsministerium der Justiz sowie, wenn deren Geschäftsbereich betroffen ist, die Präsidenten der Obergerichte, den Generalstaatsanwalt, die Leiter der Justizvollzugsanstalten oder den Leiter des Ausbildungszentrums.
  5. Die LIT übermittelt dem Staatsministerium der Justiz, den Präsidenten der Obergerichte, dem Generalstaatsanwalt sowie den Leitern der Justizvollzugsanstalten halbjährlich eine Übersicht über Art und Anzahl der Störungsmeldungen im jeweiligen Geschäftsbereich.
  6. Sonstige Anliegen wie die Einrichtung oder Änderung von Zugriffsrechten oder anderen Berechtigungen der Anwender sind der LIT auf dem Dienstweg mitzuteilen.

III.
IT-Schulung der Anwender

  1. Zentrale Fortbildungsmaßnahmen auf dem Gebiet der IT werden für die Justiz vom ABZ in Abstimmung mit dem Staatsministerium der Justiz durchgeführt. Sofern IT-Schulungen nicht am ABZ, sondern dezentral durchgeführt werden sollen, obliegen die Organisation und die erforderliche Abstimmung mit dem Staatsministerium der Justiz den Präsidenten der Obergerichte, dem Generalstaatsanwalt oder den Leitern der Justizvollzugsanstalten für ihren Geschäftsbereich. Das ABZ soll diese bei der Organisation der dezentralen Schulungen unterstützen. Die Präsidenten der Obergerichte und der Generalstaatsanwalt können für die Durchführung der Schulungen geeignete Mitarbeiter nachgeordneter Gerichte und Staatsanwaltschaften zur Unterstützung heranziehen.
  2. Die Fortbildungsinhalte für IT-Schulungen werden von einer beim Staatsministerium der Justiz eingerichteten Arbeitsgruppe festgelegt. Die Arbeitsgruppe sichert den Informations- und Erfahrungsaustausch der an der Fortbildung Beteiligten.
  3. Die Unterrichtserteilung kann auch durch Bedienstete erfolgen, denen das Staatsministerium der Justiz entsprechende Lehraufträge erteilt.
  4. Von den Leitern der Gerichte und Justizbehörden sind in Abstimmung mit der LIT geeignete Bedienstete als Multiplikatoren zu bestimmen. Diese sind durch regelmäßige Schulungsmaßnahmen unter Verantwortung der LIT in die Lage zu versetzen, die Anwender in die Handhabung der Programme einzuweisen, aktuelle Programmänderungen vor Ort zu erläutern sowie hausinterne Anwenderschulungen durchzuführen. Für die Multiplikatoren ist durch den Leiter LIT ein Ansprechpartner bei der LIT zu benennen. Als Multiplikatoren können die Anwenderbetreuer fungieren.
  5. Vor der Einführung eines IT-Verfahrens sind die künftigen Anwender rechtzeitig und umfassend in das IT-Verfahren und, soweit erforderlich, in die Handhabung der Hard- und Software durch die zuständigen Mitarbeiter der LIT, hierfür beauftragte Mitarbeiter oder Externe einzuweisen.

IV.
Einsatz der Hard- und Software

  1. Hardware, Standardsoftware sowie Anwenderprogramme dürfen nur für die Zwecke eingesetzt werden, für die sie zur Verfügung gestellt worden sind.
  2. Sämtliche Software und die hierzu gehörenden Unterlagen dürfen Stellen außerhalb der Justiz nur durch das Staatsministerium der Justiz zugänglich gemacht werden.
  3. Die Installation und der Betrieb privater Hard- und Software sowie die Speicherung privater Software auf dienstlicher IT-Infrastruktur sind grundsätzlich untersagt. Die Präsidenten der Obergerichte, der Generalstaatsanwalt, die Leiter der Justizvollzugsanstalten oder des ABZ können im Einvernehmen mit dem Leiter der LIT Ausnahmen zulassen. Das Staatsministerium der Justiz ist auf dem Dienstweg von den zugelassenen Ausnahmen in Kenntnis zu setzen.

D.
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. April 2008 in Kraft. Gleichzeitig treten folgende Verwaltungsvorschriften außer Kraft:

  1. Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über den Einsatz der automatisierten Datenverarbeitung bei Gerichten und Staatsanwaltschaften (VwV ADV) vom 7. Januar 1998 (SächsJMBl. S. 10), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 5. August 2005 (SächsJMBl. S. 108) und zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 10. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 516),
  2. Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über den Einsatz der Informationstechnologie im Justizvollzug (VwV IT-Justizvollzug) vom 5. März 2001, geändert durch Artikel 2 der VwV vom 23. März 2005 (SächsJMBl. S. 22, 24) und zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 10. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 516) und
  3. Justizministerialschreiben „EDV im Justizvollzug, hier: Nutzung von Open-Source-Software (StarOffice/OpenOffice)“ vom 25. Juli 2003 (nicht veröffentlicht), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 10. Dezember 2007 (SächsABl. SDr. S. S 516).

Dresden, den 11. März 2008

Der Staatsminister der Justiz
Geert Mackenroth

Marginalspalte

Verweis auf Bundesgesetze

    Fundstelle und systematische Gliederungsnummer

    SächsJMBl. 2008 Nr. 3, S. 16
    Fsn-Nr.: 300-V08.9

    Gültigkeitszeitraum

    Fassung gültig ab: 1. April 2008
    Fassung gültig bis: 31. Dezember 2019