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REVOSax - Recht und Vorschriftenverwaltung Sachsen

VwV Aufbewahrung und Aussonderung bei FÄ

Vollzitat: VwV Aufbewahrung und Aussonderung bei FÄ vom 4. Januar 2005 (MBl. SMF S. 15), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 1. Dezember 2023 (SächsABl. SDr. S. S 253)

4.1
Aufbewahrungsfristen
 
Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach Art und Inhalt der Unterlagen. Unterlagen sind grundsätzlich bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist (Abschnitt II) in der Dienststelle aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen können bis auf 30 Jahre verlängert werden, wenn dies aus besonderen Gründen notwendig ist. Eine Verlängerung der Aufbewahrung ist gegenüber dem Archiv zu begründen. Unterlagen, deren Aussonderung vorbehalten ist (zum Beispiel Altakten des Beitrittsgebietes), sind den Archiven erst dann anzubieten, wenn sie nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch nach Ablauf von 50 Jahren seit Beginn der Aufbewahrungsfrist.
4.2
Beginn der Aufbewahrungsfrist
 
Die Aufbewahrungsfrist beginnt, soweit in diesen Bestimmungen keine abweichende Regelung im Einzelfall getroffen ist,
 
a)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Steuerfestsetzung oder der Feststellung von Besteuerungsgrundlagen angefallen sind, mit Ablauf des Kalenderjahrs, für das die Besteuerung durchgeführt wird, die Besteuerungsgrundlagen festgestellt werden, die Listen geführt, die Ausdrucke erstellt oder die sonstigen Unterlagen bestimmt waren;
 
b)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Steuererhebung angefallen sind, mit Ablauf des Kalenderjahrs, für das die Bücher oder Listen geführt, die Ausdrucke erstellt oder in dem die sonstigen Unterlagen angefallen sind;
 
c)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Bestellung dinglicher oder dinglich gesicherter Rechte an oder zugunsten von staatseigenen Grundstücken oder zugunsten des Staates angefallen sind, nach Beendigung (Löschung) dieser Rechte;
 
d)
für sonstige Unterlagen mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie angefallen sind.
4.3
Ende der Aufbewahrungsfrist
 
Soweit im Einzelfall keine Regelung getroffen ist, beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Abweichend von den festgelegten Aufbewahrungszeiten endet die Aufbewahrungsfrist
 
a)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Erlass eines Verwaltungsaktes angefallen sind, nicht bevor Bestandskraft eingetreten ist;
 
b)
für Unterlagen, die im Zusammenhang mit einem nach § 165 AO vorläufigen beziehungsweise nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangenen Verwaltungsakt stehen, nicht bevor die Nebenbestimmung wegen Ablauf der Festsetzungsfrist entfallen ist (vgl. § 171 Abs. 8 beziehungsweise § 164 Abs. 4 AO);
 
c)
für sonstige Unterlagen, die eine Bearbeitung verlangen, nicht bevor die abschließende Erledigung ein Jahr zurückliegt.
1.
Allgemeines
 
a)
Für die Aussonderung von Schriftgut gelten die Bestimmungen des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen ( SächsArchivG) vom 17. Mai 1993 (SächsGVBl. S. 449), in der jeweils geltenden Fassung sowie der Registraturordnung vom 2. Februar 2000 in der jeweils geltenden Fassung.
 
b)
Für Aussonderungsaktionen im Sinne dieser Vorschrift ist der Sachgebietsleiter Automation des jeweiligen Finanzamtes zuständig. Dieser ist gleichzeitig Ansprechpartner für das Archiv. Der Geschäftsstellenleiter und die Sachgebietsleiter wirken bei Ausreih- und Aussonderungsaktionen mit.
 
c)
Die Aussonderung selbst wird von den einzelnen Teilbezirken durchgeführt und von den jeweils zuständigen Sachgebietsleitern beaufsichtigt. Diese achten insbesondere darauf, dass:
  • die in Frage kommenden und besonders gekennzeichneten Akten und Unterlagen dem Archiv angeboten,
  • Steuerakten, bei denen die Aufbewahrungsfrist zwar abgelaufen ist, aber noch Rückstände (zum Beispiel Niederschlagungen) vorhanden sind, nicht vernichtet werden.
 
d)
Nach der Aussonderung einer Teilaktei wird durch eine Ausreihaktion in den Teilbezirken der laufende Bestand bereinigt und in der Altregistratur durch Anlegen einer neuen Teilaktei der freigewordene Raum aufgefüllt.
2.
Anbieten und Abgabe von Unterlagen an die Archive
2.1
Anzubietende Unterlagen
 
Nach § 5 Abs. 1 SächsArchivG sind dem Archiv grundsätzlich alle nicht mehr benötigten Unterlagen anzubieten und – sofern ihnen bleibender Wert nach § 2 Abs. 3 SächsArchivG zukommt – als Archivgut zu übergeben.
2.1.1
Obergruppen O und P
 
Geschäftsverteilungspläne (Nummer 1.3 a)) sind bereits mit Erstellung dem zuständigen Archiv zuzuleiten.
2.1.2
Obergruppe S, G, InvZ, EZ, FV und FG
 
Anzubieten sind dem zuständigen Archiv Steuerakten (3.2.1):
 
a)
der jeweils fünf steuerkräftigsten Betriebe (auch freie Berufe) im Bereich des Finanzamts. Sind von einem bestimmten Betrieb Unterlagen dem Archiv übergeben worden, sind die Unterlagen dieses Betriebes auch weiterhin bis einschließlich fünf Jahre nach Verlust des Status als steuerkräftigster Betrieb anzubieten,
 
b)
im Benehmen mit dem zuständigen Archiv von mindestens 10, höchstens 20 sonstigen, für den Finanzamtsbezirk typischen Betrieben nach Auswahl des Archivs. Typisch sind einerseits Betriebe, die hinsichtlich Betriebsart, -größe und Produktionsprofil dem Durchschnitt entsprechen, andererseits Betriebe, die die Besonderheiten der Region in Vergangenheit und Gegenwart repräsentieren;
 
c)
der 20 weiteren umsatzsteuerstärksten Körperschaften für jeden Landkreis beziehungsweise für jede kreisfreie Stadt;
 
d)
aller Aktiengesellschaften;
 
e)
von Persönlichkeiten, die nachhaltig öffentlich hervorgetreten sind, zum Beispiel in den Bereichen Politik, Wirtschaft, Medien, Verwaltung, Wissenschaft;
 
f)
von Personen, deren Familiennamen mit O beginnt, wenn die Akten nicht nach Personennamen abgelegt sind, jede hundertste Akte zu natürlichen Personen.
 
Dem Archiv sind bei der Abgabe von Steuerakten jeweils sämtliche Unterlagen einschließ-lich etwaiger Prüfungs- und Sonderakten anzubieten. In wirtschaftlichen Verdichtungs-räumen kann das Archiv im Benehmen mit dem Finanzamt eine größere Anzahl von anzubietenden Betrieben beziehungsweise sonstigen Körperschaften festlegen.
2.1.3
Sonstige anzubietende Unterlagen
 
a)
Unabhängig von den Regelungen des Abschnittes II sowie des Abschnittes III, Tz. 2.1.1 und 2.1.2, bieten die Finanzämter den Archiven auf eigene Initiative sonstige Unterlagen zur Archivierung an, die sie hinsichtlich ihrer rechtlichen, politischen, wissenschaftlichen oder historischen Bedeutung für archivwürdig halten. Hierunter können insbesondere Unterlagen fallen, die Materialien enthalten über:
 
 
aa)
die Geschichte des Finanzwesens, der Finanzbehörden (auch der jeweiligen Finanzbehörde selbst), der Wirtschaft und bedeutender Institutionen;
 
 
bb)
hervorragende Persönlichkeiten und Personengruppen des öffentlichen Lebens;
 
 
cc)
bedeutende Wirtschaftsunternehmen (zum Beispiel im Hinblick auf ihre in- und ausländischen Geschäftspartner und Kooperationen), Stiftungen, Verbände und Vereine;
 
 
dd)
Angelegenheiten, die öffentliches Aufsehen erregt haben oder zu parlamentarischen Erörterungen Anlass gaben;
 
 
ee)
nationalsozialistisches und kommunistisches Unrecht und Wiedergutmachung.
 
b)
Auf Anforderung der Archive sind diesen weitere Unterlagen anzubieten.
2.2
Verfahrensweise bei Anbieten und Abgabe von Unterlagen
2.2.1
Kennzeichnung des Bewertungsvorschlags zur Archivwürdigkeit
 
 
Die Anbietung an die Archive ist sicherzustellen. Der Vorschlag zur Archivwürdigkeit sollte zur Erleichterung des Anbietungsverfahrens in der Regel bereits durch den zuständigen Sachbearbeiter spätestens bei Schließung des einschlägigen Vorgangs erfolgen, sofern die Archivwürdigkeit sich nicht aus anderen Unterlagen zu einem anderen Zeitpunkt ergibt.
2.2.2
Anbieten und Übergabe der Unterlagen
 
a)
Die Finanzämter listen die den Archiven anzubietenden Unterlagen in einem Aussonderungsverzeichnis (in dem jede einzelne Akte aufgeführt ist) auf. Druckschriften sind in vereinfachter Form aufzulisten, Dokumentationsgut ist in pauschaler Form anzubieten. Das Aussonderungsverzeichnis ist entsprechend der Anlage 4 zu § 17 Abs. 1 Registraturordnung (siehe Anlage 1) zu erstellen und dem Archiv in zweifacher Ausfertigung zu übersenden.
 
b)
Soweit es eine Arbeitserleichterung für die Finanzämter darstellt, können als Aussonderungsverzeichnisse schon vorhandene Registraturhilfsmittel oder EDV-Ausdrucke verwendet werden, wenn sie den Anforderungen der Registraturordnung entsprechen. Im Einvernehmen mit dem Archiv kann von dieser Form des Aussonderungsverzeichnisses abgewichen werden. Die Archive können die in den Aussonderungsverzeichnissen angebotenen Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist bei den Dienststellen einsehen beziehungsweise Musterakten anfordern.
 
c)
Die Archive entscheiden nach § 5 Abs. 4 SächsArchivG innerhalb von 6 Monaten über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Sie bezeichnen in den Aussonderungsverzeichnissen die als archivwürdig erachteten Unterlagen und geben ein Exemplar des Aussonderungsverzeichnisses an das Finanzamt zurück. Das Finanzamt ordnet die zur Abgabe bestimmten Unterlagen in der Reihenfolge des Aussonderungsverzeichnisses. Veränderungen an den Unterlagen sind unzulässig. Siegel, Wertmarken, Originalumschläge, Originaldeckblätter und so weiter dürfen nicht entfernt werden.
 
d)
Hat sich das zuständige Archiv binnen 6 Monaten zur Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen nicht geäußert, können diese vernichtet werden, soweit die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
 
e)
Die archivwürdigen Unterlagen sind dem zuständigen Archiv zu überstellen. Die Kosten trägt die abgebende Stelle.
 
f)
Die Abgabe ist durch ein Ablieferungsverzeichnis (Anlage 2) nachzuweisen. Das Archiv bestätigt den Empfang. Ein Rückgriff auf abgegebene Unterlagen kommt grundsätzlich nur in Betracht, soweit die einzelne Akte im Ablieferungsverzeichnis genau spezifiziert ist.
2.2.3
Verfilmung und Digitalisierung
 
Rechtzeitig vor Beginn von Verfilmungs- oder Digitalisierungsmaßnahmen (zum Beispiel Scannen) ist dem Archiv jeweils die Möglichkeit der Stellungnahme zu geben. Die verfilmten oder digitalisierten Unterlagen sind dem Archiv anzubieten. Eine Vernichtung von verfilmten oder digitalisierten Unterlagen ohne Rücksprache mit dem Archiv ist auszuschließen. Werden Bestände verfilmt, die das Archiv insgesamt als archivwürdig bewertet, ist auf Wunsch und Kosten des Archivs ein Film für Archivzwecke zu fertigen, der den Normen und Qualitätsstandards der archivischen Sicherungsverfilmung entsprechen muss.
3.
Vernichten von Unterlagen
3.1
Zu vernichtende Unterlagen
 
Unterlagen, die in Abschnitt II dieser VwV mit einem „V“ (= Vernichten) bezeichnet sind, können,
 
a)
wenn die Aufbewahrungsfrist (Abschnitt I, Tz. 4) abgelaufen ist, ohne sie dem Archiv anzubieten, vernichtet werden, sofern sich aus den in Textziffer 2.1.1 – 2.1.3 (Abschnitt III) aufgeführten Besonderheiten nichts Abweichendes ergibt.
 
b)
Ein Nachweis über die ordnungsgemäße Vernichtung ist anzufertigen und dauernd aufzubewahren.
3.2
Verfahrensweise bei der Vernichtung von Unterlagen
 
a)
Soweit die Vernichtung durch Privatunternehmen erfolgt, sind die mit der Vernichtung beschäftigten Personen auf das Steuergeheimnis zu verpflichten. Das Privatunternehmen muss die unverzügliche und datenschutzgerechte Vernichtung vertraglich (Anlage 3) zusichern. Die Versicherung ist in geeigneter Weise zu überprüfen. Die Vernichtung der Unterlagen muss der Deutschen Industrienorm (DIN) 32 757 entsprechen. Auch ist § 9 Abs. 4 SächsDSG zu beachten.
 
b)
Das Entsorgen von dienstlichem Schriftgut fällt in den Zuständigkeitsbereich des SIB. Der Geschäftsstellenleiter nimmt mit der zuständigen Niederlassung des SIB Kontakt auf. Das letztendlich beauftragte Unternehmen wird durch die Niederlassung vertraglich verpflichtet,
  • die übergebenen Unterlagen datenschutzgerecht umgehend zu vernichten (zum Beispiel Einstampfen, Reißwolf, Verbrennen),
  • keine Teile der Unterlagen zu entnehmen oder an Dritte abzugeben,
  • den Vollzug der endgültigen Vernichtung – unter Gewichtsangabe – dem Finanzamt mitzuteilen.
 
c)
Die ausgesonderten und zur Vernichtung bestimmten Unterlagen werden bis zum Abtransport zugriffsicher zwischengelagert. Unbefugte dürfen keinen Einblick in die Unterlagen erhalten. Der Geschäftsstellenleiter sorgt insoweit für geeignete Räumlichkeiten.
 
d)
Der Geschäftsstellenleiter trägt außerdem dafür Sorge, dass die ausgesonderten Unterlagen soweit möglich der Rohstoffverwertung zugeführt werden. Bis zum Vollzug der endgültigen Vernichtung wird dem Freistaat Sachsen das Eigentum an den Unterlagen vorbehalten.

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Verweis auf Bundesgesetze

Fundstelle und systematische Gliederungsnummer

MBl. SMF 2005 Nr. 2, S. 15
Fsn-Nr.: 50-V05.1

Gültigkeitszeitraum

Fassung gültig ab: 9. März 2005

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