VwV Jahresabschluss 2023

I.
Abschluss der Kassenbücher

1.

Die Kassenbücher des Freistaates Sachsen für das Haushaltsjahr 2023 sind von den staatlichen Kassen

 

am letzten Arbeitstag des Jahres 2023

abzuschließen.

2.

Das Staatsministerium der Finanzen kann bei bestimmten Haushaltsstellen, soweit es wegen eines Abgleichs mit dem Bund erforderlich ist, auf Antrag der Ressorts einen früheren Abschlusstag festlegen.

3.

Die Hauptkasse erhält wegen des Abschlusses ihrer Bücher vom Staatsministerium der Finanzen eine gesonderte schriftliche Mitteilung.

II.
Vorlage der Abschlussnachweisungen

1.

Die Abschlussnachweisungen für den Monat Dezember 2023 sind von den Kassen

 

spätestens bis 4. Januar 2024

der Hauptkasse vorzulegen.

2.

Um sicherzustellen, dass alle Rechnungsunterlagen übereinstimmen, ist folgende Bescheinigung auf der Abschlussnachweisung gemäß Nummer 26 der Verwaltungsvorschrift zu § 71 der Sächsischen Haushaltordnung – durch die Kassenleiter und Leiter der Sach-(Aufgaben-)gebiete Buchführung sowie die Sachgebietsleiter Kassenaufsicht unterzeichnet – beizufügen:

„Die Richtigkeit und Vollständigkeit der abgerechneten Titelbücher wird bescheinigt. Es wird bestätigt, dass keine weiteren Buchungen im abgerechneten Zeitraum vorgenommen wurden.“

Die Hauptkasse fügt diese Bescheinigung nach Abschluss ihrer Bücher der Abschlussnachweisung ihres letzten Monatsabschlusses bei und erklärt ergänzend dazu, dass die Bescheinigungen der ihr nachgeordneten Kassen vorliegen.

3.

Die von der Hauptkasse und der Landesjustizkasse maschinell erstellten Sachbuchdateien sind spätestens zu dem in Ziffer II Nummer 1 genannten Termin dem Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Landesrechenzentrum Steuern zu übersenden.

III.
Annahme von Kassenanordnungen

1.

Grundsätzlich sind haushaltswirksame Auszahlungsanordnungen sowie haushaltswirksame Umbuchungsanordnungen für das Haushaltsjahr 2023 den Kassen so frühzeitig zuzuleiten, dass sie bei diesen bis

 

spätestens 12. Dezember 2023

eingehen.

Unter „haushaltswirksamen Umbuchungen“ werden Umbuchungen verstanden, die

a)

einerseits eine Haushaltsbuchungsstelle und andererseits eine Vorschuss-, Verwahrbuchungsstelle oder eine Buchungsstelle des Sonderbuchungsabschnittes oder

b)

auf der einen Seite die Einnahmenseite, auf der anderen Seite die Ausgabenseite ansprechen.

Umbuchungen nur zwischen Einnahmetiteln oder nur zwischen Ausgabetiteln (Titelberichtigungen) können bis zum 27. Dezember 2023 den Kassen direkt zugeleitet werden.

2.

Für ausnahmsweise nach dem 12. Dezember 2023 angeordnete haushaltswirksame Auszahlungen/haushaltswirksame Umbuchungen gilt folgende Verfahrensweise:

a)

Anordnungen mit einem Betrag ab 200 000 Euro sind mit einem gesonderten Antrag durch die zuständige oberste Staatsbehörde einzureichen. Der Antrag ist mit dem dafür vorgesehenen Formblatt (Anlage) und notwendigen weiteren Anlagen (zum Beispiel Scan der Original-Kassenanordnung) dem Staatsministerium der Finanzen, Referat 21 (ausschließlich per E-Mail an Haushaltsvollzug@smf.sachsen.de) zu übersenden. Die Original-Kassenanordnungen sind den Kassen mit einem Hinweis auf den Antrag an das Staatsministerium der Finanzen direkt zuzuleiten.

b)

Anordnungen mit einem Betrag unter 200 000 Euro sind den Kassen direkt zuzuleiten.

c)

Unabhängig von der Betragshöhe können nach dem 19. Dezember 2023 eingehende Anordnungen und Anträge nicht mehr berücksichtigt werden.

Für Auszahlungen von Abschlägen aus dem Bezügeabrechnungsverfahren sowie für haushaltswirksame Umbuchungen bei Personalausgaben im Bezügebereich (zum Beispiel 13. Lauf Besoldung, Bereinigung von Differenzbuchungen aus dem Zahltag 12/2023) gilt für das Landesamt für Steuern und Finanzen eine Ausnahmegenehmigung zu den vorgenannten Vorschriften als erteilt.

IV.
Verwahrungen und Vorschüsse

1.

Verwahrungen und Vorschüsse sind möglichst vor Schluss des Haushaltsjahres abzuwickeln (§ 60 der Sächsischen Haushaltsordnung in Verbindung mit Nummer 4.5 der Verwaltungsvorschrift zu § 70 der Sächsischen Haushaltsordnung).

2.

Besoldungs-, Versorgungs- und ähnliche Ausgaben für das Haushaltsjahr 2024, die wegen ihrer Fälligkeit vor dem 1. Januar 2024 geleistet werden müssen, sind zunächst im Dezember 2023 als Vorschuss zu buchen. Im Januar 2024 sind sie in das Titelbuch des neuen Haushaltsjahres zu übernehmen (umzubuchen).

Dies gilt auch für sonstige Auszahlungen für das Haushaltsjahr 2024, die in den ersten Januartagen 2024 fällig werden, jedoch wegen der rechtzeitigen Leistung noch im Dezember 2023 gezahlt werden müssen.

V.
Sonderbuchungsabschnitt

Bei den im Sonderbuchungsabschnitt (zum Beispiel Sondervermögen, Rücklagen, Hochschulen) geführten Beständen werden zum Jahresabschluss die Einnahmen und Ausgaben saldiert.

Die Salden werden auf festgelegte Titel des entsprechenden Kapitels gebucht – positive Salden auf Titel 380 49, negative Salden auf Titel 980 49 – unter Verwendung der jeweiligen Anordnungsstellennummer.

Zu beachten ist, dass nach dem 31. Dezember 2023 grundsätzlich keine Buchungen für das abgelaufene Haushaltsjahr durchgeführt werden können.

VI.
Behandlung von Unrichtigkeiten
beim Jahresabschluss
(Titelverwechslungen,
Buchungen im falschen Haushaltsjahr)

Das Verfahren zur Berichtigung des Jahresabschlusses gemäß Nummer 2.3 der Verwaltungsvorschrift zu § 35 der Sächsischen Haushaltsordnung, Nummer 27 der Verwaltungsvorschrift zu § 71 der Sächsischen Haushaltsordnung sowie § 72 Absatz 3 der Sächsischen Haushaltsordnung kann

bis längstens 11. Januar 2024

nur noch bei der Hauptkasse des Freistaates Sachsen vorgenommen werden. Dabei ist von der Berichtigung von Bagatellfällen – soweit die Beeinträchtigung im neuen Haushaltsjahr nicht fortbesteht – grundsätzlich abzusehen.

Wird mit den Berichtigungsbuchungen der Saldo zwischen Einnahmen und Ausgaben nicht verändert, können die Umbuchungsanordnungen direkt zur Hauptkasse des Freistaates Sachsen gegeben werden. Das Staatsministerium der Finanzen ist durch die Hauptkasse des Freistaates Sachsen von den Buchungen zu unterrichten.

Sind saldenverändernde Anordnungen oder Umbuchungen zwischen den Haushaltsjahren notwendig, ist die vorherige Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen erforderlich. Die Kassenanordnungen für diese Korrekturbuchungen sind mit dem Antrag auf Ausnahmegenehmigung (Anlage) dem Staatsministerium der Finanzen, Referat 21 als Scan per E-Mail an Haushaltsvollzug@smf.sachsen.de bis spätestens zum 11. Januar 2024 zuzuleiten. Die Original-Kassenanordnungen sind direkt an die Hauptkasse mit einem Hinweis auf den Antrag an das SMF zu übersenden.

VII.
Bewirtschaftung von Bundesmitteln

Bei der Bewirtschaftung von Bundesmitteln sind die Bestimmungen des Bundes zum Jahresabschluss zu beachten.

VIII.
Inkrafttreten und Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt die VwV Jahresabschluss 2022 vom 22. September 2022 (SächsABl. S. 1251), enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 6. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 178), am 31. Dezember 2023 außer Kraft.

Dresden, den 9. Oktober 2023

Der Staatsminister der Finanzen
Hartmut Vorjohann

Anlage