VwV Personalakten

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Geltungsbereich und Zielsetzung

1.1

Diese Verwaltungsvorschrift regelt das Verfahren der Führung und Verwaltung von Personalakten der Angestellten, Arbeiter und der zu ihrer Ausbildung Beschäftigten im öffentlichen Dienst des Freistaates Sachsen.

1.2

Soweit bereits bestehende Verwaltungsvorschriften der Ressorts zur Führung und Verwaltung von Personalakten im Arbeitnehmerbereich dieser Verwaltungsvorschrift nicht entgegenstehen, bleiben sie hiervon unberührt.

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Führung und Gliederung von Personalakten

2.1

Die für die Beamten des Freistaates jeweils geltenden Bestimmungen zur Führung und Verwaltung von Personalakten finden für Angestellte, Arbeiter sowie die zu ihrer Ausbildung Beschäftigten sinngemäß Anwendung, soweit die tariflichen Vorschriften keine eigenständigen Regelungen enthalten und im Folgenden nichts anderes festgelegt ist.

2.2

Aufgrund fehlender tariflicher Vorschriften über die Gewährung von Beihilfen für das Tarifgebiet Ost finden die beamtenrechtlichen Regelungen zur Führung von Beihilfeakten keine sinngemäße Anwendung.

2.3

Die nicht zur Personalakte gehörende Kindergeldakte ist mit der Bezügeakte der Angestellten, Arbeiter und die zu ihrer Ausbildung Beschäftigten verbunden zu führen.

2.4

In die Personalakten der Angestellten und Arbeiter sind zusätzlich Unterlagen über das Ergebnis der Anerkennung von Beschäftigungszeiten, über tarifliche Ein- und Umgruppierungen sowie Feststellungen zur Bewährung oder Nichtbewährung im Sinne der tariflichen Vorschriften über den Bewährungs- und Fallgruppenaufstieg aufzunehmen.

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Vernichtung von Unterlagen

3.1

Die Frist des § 122 Abs. 1 Nr. 2 des SächsBG gilt nicht für die Feststellung einer Nichtbewährung des Angestellten oder Arbeiters im Sinne des geltenden Tarifrechts.

3.2

Die beamtenrechtlichen Regelungen über die Mitteilungen in Strafsachen, die Auskünfte aus dem Bundeszentralregister gemäß § 122 Abs. 2 SächsBG sowie die Tilgungsvorschriften des Disziplinarrechts finden keine Anwendung. Hier sind die von den Arbeitgebervertretern der BAT-Kommission der Tarifgemeinschaft deutscher Länder am 6. Juni 1979 erarbeiteten Grundsätze für die Behandlung von Vermerken über strafgerichtliche Verurteilungen in den Personalakten der Arbeitnehmer sowie der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten zu beachten.

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Aufbewahrung von Personalakten

4.1

Personalakten von Angestellten, Arbeitern und die zu ihrer Ausbildung Beschäftigten sind bei rechtswirksamer Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. Ausbildungsverhältnisses abzuschließen und fünf Jahre aufzubewahren.

4.2

Hinsichtlich der für die Berechnung der Renten aus der gesetzlichen Rentenversicherung und anderer sozialer Leistungen zugrundeliegenden Bezüge- und Lohnunterlagen sind gesonderte Aufbewahrungsfristen zu beachten. Gemäß § 28 f Abs. 1 Satz 1 Sozialgesetzbuch - Viertes Buch (IV) vom 23. Dezember 1976 (BGBl. I S. 3845), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 25. Dezember 1995 (BGBl. I S. 1824) sind diese Unterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte der mindestens aller vier Jahre stattfindenden Prüfung der Einzugsstellen für Sozialversicherungsbeiträge (Krankenkassen) folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.
Abweichend hierzu sind im Beitrittsgebiet gemäß § 15b Sozialgesetzbuch - Viertes Buch (IV) die am 31. Dezember 1991 vorhandenen Lohnunterlagen zur Kontenklärung und Leistungsbewilligung in der gesetzlichen Rentenversicherung durch den Arbeitgeber mindestens bis zum 31. Dezember 2006 aufzubewahren.

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Inkrafttreten
Die Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 1997 in Kraft.

Dresden, den 3. Dezember 1996

Der Staatsminister der Finanzen
Prof. Dr. Georg Milbradt

Der Staatsminister der Sächsischen
Staatskanzlei
Günter Meyer

Der Staatsminister des Innern
Klaus Hardraht

Der Staatsminister für Kultus
Dr. Matthias Rößler

Der Staatsminister für Justiz
Steffen Heitmann

Der Staatsminister für Wirtschaft und Arbeit
Dr. Kajo Schommer

Der Staatsminister für Wissenschaft und Kunst
Prof. Dr. Hans Joachim Meyer

Der Staatsminister für Soziales, Gesundheit und Familie
Dr. Hans Geisler

Der Staatsminister für Landwirtschaft,
Ernährung und Forsten
Dr. Rolf Jähnichen

Der Staatsminister für Umwelt und Landesentwicklung
Arnold Vaatz