VwV Innenrevision SMI

Teil A
Grundsätze

I. Geltungsbereich

Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die im Staatsministerium des Innern und in seinen unmittelbar nachgeordneten Staatsbehörden eingerichteten und einzurichtenden Innenrevisionen. Sie regelt die Grundsätze und das Verfahren zur Aufgabenerfüllung der Innenrevisionen und stellt einheitliche Maßstäbe und Verfahrensweisen sicher.

II. Bedeutung und Ziele der Innenrevision

1.

Die Innenrevision ist ein wichtiges Instrument der Behördenleitung zur Wahrnehmung ihrer Führungs- und Steuerungsfunktion. Sie erbringt in deren Auftrag unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsleistungen, die darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und Prozesse zu verbessern. Sie unterstützt und entlastet die Behördenleitung bei der Wahrnehmung ihrer Gesamtverantwortung und bei der Erreichung ihrer Ziele im Hinblick auf

 

a)

die Effektivität des Risikomanagements. Dieses erfasst alle Tätigkeiten, die darauf ausgerichtet sind, Risiken frühzeitig und systematisch zu erfassen, zu steuern und zu überwachen, um das Erreichen der Ziele zu gewährleisten;

 

b)

die Angemessenheit und Effektivität der Führungs- und Überwachungsprozesse sowie des Internen Kontrollsystems (IKS). Das IKS bezeichnet die Gesamtheit aller in einer Behörde, deren Organisationseinheiten und ihren Prozessen bestehenden Kontrollen, die sicherstellen sollen, dass die jeweiligen Prozess- und die Organisationsziele mit hinreichender Sicherheit erreicht werden;

 

c)

die Sicherstellung der Qualität, der Innovation, der Effizienz und der Effektivität des Verwaltungshandelns;

 

d)

die ordnungsgemäße, zweckmäßige und wirtschaftliche Aufgabenerledigung.

2.

Die Innenrevision vermittelt die Sicht einer Arbeitseinheit, die am untersuchten Prozess nicht beteiligt ist. Sie hat zudem präventive Funktion und trägt auch dazu bei, die Kultur und Qualität des Verwaltungshandelns zu verbessern. Die Innenrevision soll die Bediensteten bei der Aufgabenerledigung unterstützen.

III. Einrichtung und Organisation

1.

Im Staatsministerium des Innern sind auf der Grundlage von Hauserlassen zwei Innenrevisionen eingerichtet:

 

a)

Die dem Staatssekretär und Amtschef zugeordnete Stabsstelle Innenrevision (Innenrevision SMI) ist für das Staatsministerium des Innern und seinen unmittelbar nachgeordneten Staatsbehörden zuständig, mit Ausnahme der in Buchstabe c bezeichneten Behörden und soweit in den dem Staatsministerium des Innern unmittelbar nachgeordneten Staatsbehörden keine eigenen Innenrevisionen eingerichtet sind. Hiervon unberührt bleibt die der Innenrevision SMI durch den Staatssekretär und Amtschef mit Prüfungsauftrag zugewiesene Zuständigkeit für alle dem Staatsministerium des Innern unmittelbar nachgeordneten Staatsbehörden. Daneben obliegen der Innenrevision SMI die in Ziffer IV Nummer 7 bis 9 benannten Zuständigkeiten.

 

b)

Zusätzlich ist die Innenrevision SMI die nach Ziffer IV Nummer 1 der VwV Anti-Korruption vom 11. Dezember 2015 (SächsABl. S. 1847) bestimmte Organisationseinheit und nimmt für das Staatsministerium des Innern die in Ziffer IV Nummer 1 der VwV Anti-Korruption aufgeführten Aufgaben wahr.

 

c)

Die dem Landespolizeipräsidenten zugeordnete Stabsstelle Innenrevision Polizei (Innenrevision Polizei) ist für die dem Staatsministerium des Innern nachgeordneten Polizeidienststellen und die Hochschule der Sächsischen Polizei (FH) zuständig.

2.

Innenrevisionen sind auf der Grundlage von innerbehördlichen Anweisungen eingerichtet bei

 

a)

der Landesdirektion Sachsen. Diese ist als Stabsstelle einem der Vizepräsidenten zugeordnet;

 

b)

dem Landesamt für Verfassungsschutz. Diese ist als Stabsstelle dem Präsidenten zugeordnet.

3.

Die Entscheidung, ob eine Innenrevision eingerichtet, nicht eingerichtet oder aufgelöst wird, soll auf der Grundlage einer Analyse und Bewertung der vorhandenen Gefährdungen und Risiken (Risikoanalyse) getroffen werden. Bei dieser Entscheidung ist die Innenrevision SMI zu beteiligen.

4.

Die Innenrevision ist organisatorisch als Stabsstelle einzurichten und soll der Behördenleitung oder ihrer Vertretung unmittelbar unterstellt werden. Ihre unabhängige Arbeitsweise ist zu gewährleisten.

5.

Die personelle und sächliche Ausstattung der Innenrevision muss sich angemessen an behördenspezifischen Kriterien orientieren, insbesondere an Risikopotential, Größe, Struktur oder Komplexität.

IV. Aufgaben der Innenrevision

1.

Die Innenrevision erbringt insbesondere Prüfungs- und Beratungsleistungen.

 

a)

Prüfungsleistungen umfassen die objektive Analyse und Bewertung durch die Innenrevision, um eine unabhängige Meinung oder Schlussfolgerung zu einem Sachverhalt, wie zum Beispiel zu einem Prozess, einer Funktion oder einem System, abzugeben.

 

b)

Beratungsleistungen erfassen insbesondere die Abgabe und Erörterung von Optimierungsvorschlägen, wobei von den Zielsetzungen des Auftraggebers und des zu Beratenden auszugehen ist.

2.

Die Prüfungs- und Beratungsleistungen erstrecken sich auf alle Organisationseinheiten und auf das gesamte Verwaltungshandeln innerhalb des nach Ziffer III Nummer 1 und 2 vorgegebenen Zuständigkeitsbereiches. Dabei hat die Innenrevision auch die behördlichen Strukturen, Prozesse und Einzelvorgänge zu betrachten. In der Regel werden durch die Analyse von Vorgängen aus der Vergangenheit Hinweise gegeben, wie die Arbeitsweisen und Verfahren für die Zukunft verbessert werden können. Die Tätigkeit der Innenrevision ist jedoch nicht auf abgeschlossene Vorgänge beschränkt.

3.

Soweit die Innenrevision Abweichungen, Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten feststellt, soll sie Empfehlungen für deren Beseitigung und künftige Vermeidung sowie Hinweise und Vorschläge für vorzunehmende Maßnahmen geben (Handlungsempfehlungen).

4.

Die Innenrevision hat einen Arbeitsplan zu erstellen, der vor allem die unmittelbar anstehenden kurzfristigen und mittelfristigen Aufgaben und Prüfungen darstellt und der regelmäßig fortzuschreiben ist. Der Arbeitsplan bedarf der Genehmigung durch den unmittelbaren Vorgesetzten der Innenrevision. Unmittelbarer Vorgesetzter im Sinne dieser Verwaltungsvorschrift ist diejenige Person, dem die Innenrevision zugeordnet ist (Ziffer III Nummer 1 und 2).

5.

Die Innenrevision hat die Rechtmäßigkeit, die Ordnungsmäßigkeit, die Zweckmäßigkeit, die Wirtschaftlichkeit und die Funktionsfähigkeit des Verwaltungshandelns zu prüfen (Prüfungsgegenstand); bestehende Zuständigkeiten bleiben hiervon unberührt. Sie prüft insbesondere, ob

 

a)

die geltenden Rechtsnormen eingehalten werden (Rechtmäßigkeitsprüfung);

 

b)

die internen oder externen Vorgaben, Standards, Vorgaben der Behördenleitung, Anweisungen, Erlasse eingehalten werden oder Abweichungen in Prozessen zwischen dem vorgegebenen Soll-Zustand und dem bestehenden Ist-Zustand bestehen (Ordnungsmäßigkeitsprüfung). Unter einem Prozess wird die Abfolge von Arbeitsschritten verstanden, die zur Erstellung einer definierten materiellen oder immateriellen Leistung (Produkt oder Dienstleistung) notwendig sind, wobei die Tätigkeiten zeitgleich ablaufen und auch mehrere zuständige Bearbeiter, Organisationseinheiten oder Externe beteiligt sein können;

 

c)

die Grundsätze wirtschaftlichen Handelns gewahrt werden oder Prozesse effektiver und effizienter erledigt werden können (Wirtschaftlichkeitsprüfung);

 

d)

die Art und Weise des Verwaltungshandelns zweckmäßig ist, das heißt zur Herbeiführung des gewünschten Erfolgs geeignet und hinreichend wirksam ist (Zweckmäßigkeitsprüfung);

 

e)

komplexe Verfahren, Abläufe sowie Prozesse Risiken aufweisen und Handlungsempfehlungen mit dem Ziel der Systemverbesserung erforderlich sind (Systemprüfung). Das Risiko wird als die Möglichkeit des Eintretens eines Ereignisses, das sich auf das Erreichen von Zielen auswirkt, definiert und im Hinblick auf seine Auswirkungen und deren Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Als Systemprüfungen sind insbesondere Prüfungen des IKS und des Risikomanagementsystems anzusehen;

 

f)

die allgemeine Funktionsfähigkeit einzelner behördlicher Bereiche und Prozesse gegeben ist oder Fehlerquellen und Schwachstellen in der Aufbau- und Ablauforganisation bestehen (Funktionsfähigkeitsprüfung).

6.

Die Personalvertretung ist von Prüfungen der Innenrevision im Hinblick auf ihre Rechte und Pflichten nach dem Sächsischen Personalvertretungsgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 25. Juni 1999 (SächsGVBl. S. 430), das zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 9. Juni 2017 (SächsGVBl. S. 306) geändert worden ist, ausgenommen.

7.

Der Innenrevision SMI sind zudem nachfolgende Aufgaben mit Wirkung für das Staatsministerium des Innern und für alle dem Staatsministerium des Innern nachgeordneten Staatsbehörden übertragen:

 

a)

Bestimmung von Standards für die Prüfungstätigkeit der Innenrevisionen;

 

b)

Festlegung der Methodik und der Vorgehensweise für die Feststellung korruptionsgefährdeter Arbeitsplätze und Dienstposten nach Ziffer III Nummer 1 der VwV Anti-Korruption;

 

c)

Festlegung der Methodik und der Vorgehensweise für die Durchführung von Gefährdungsanalysen nach Ziffer III Nummer 2 der VwV Anti-Korruption und von Risikoanalysen;

 

d)

Grundlagenarbeit im Bereich der präventiven Korruptionsbekämpfung nach Ziffer IV Nummer 1 Buchstabe d der VwV Anti-Korruption.

8.

Die Innenrevision SMI ist beauftragt, nach Nummer 18.1 der Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Sächsischen Haushaltsordnung vom 27. Juni 2005 (SächsABl. SDr. S. S 226), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 2. Februar 2017 (SächsABl. S. 254) geändert worden sind, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2015 (SächsABl. SDr. S. S 374), zu § 74 der Sächsischen Haushaltsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 10. April 2001 (SächsGVBl. S. 153), die zuletzt durch Artikel 13 des Gesetzes vom 15. Dezember 2016 (SächsGVBl. S. 630) geändert worden ist, unvermutete Prüfungen der für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen in den Staatsbetrieben im Geschäftsbereich des Staatsministeriums des Innern durchzuführen (kassenrechtliche Prüfungen).

9.

Die Innenrevision SMI ist beauftragt, Prüfungen nach Nummer 10 der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 der Sächsischen Haushaltsordnung im Staatsministerium des Innern durchzuführen.

V. Rechte und Pflichten der Innenrevision

1.

Die Innenrevision hat gegenüber ihrem unmittelbaren Vorgesetzten und die Innenrevision Polizei auch gegenüber den Leitern der Polizeidienststellen und der Hochschule der Sächsischen Polizei (FH) ein jederzeitiges mündliches und schriftliches Vortragsrecht. Ein solches hat die Innenrevision SMI zudem gegenüber den Leitern der dem Staatsministerium des Innern nachgeordneten Staatsbehörden ohne eigene Innenrevision.

2.

Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben hat die Innenrevision umfassende Informations-, Prüf- und Zutrittsrechte in alle Organisationseinheiten. Darüber hinaus hat sie ein Akteneinsichtsrecht einschließlich des Rechts auf Einsichtnahme in die dazugehörigen elektronischen Dateien und Datenbankauswertungen. Darüber hinaus kann sie Datenbankauswertungen veranlassen und einsehen. Unterlagen sind grundsätzlich im Original bereit zu stellen und zu überlassen.

3.

Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben hat die Innenrevision Zugang zu den Personalakten

 

a)

der Beamten nur im Rahmen des § 111 Absatz 3 Satz 4 des Sächsischen Beamtengesetzes vom 18. Dezember 2013 (SächsGVBl. S. 970, 971), das durch das Gesetz vom 4. Juli 2017 (SächsGVBl. S. 347) geändert worden ist, soweit sie zur Korruptionsbekämpfung tätig wird. Eine Auskunft ist grundsätzlich anonymisiert zu erteilen. Eine nicht anonymisierte Auskunft darf nur erteilt werden, wenn ansonsten der Prüfungsauftrag nicht durchgeführt werden könnte oder gefährdet wäre.

 

b)

der Tarifbeschäftigten nach § 13 Absatz 3 des Sächsischen Datenschutzgesetzes vom 25. August 2003 (SächsGVBl. S. 330), das zuletzt durch Artikel 17 des Gesetzes vom 29. April 2015 (SächsGVBl. S. 349) geändert worden ist, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen kann.

 

Jede Einsichtnahme ist aktenkundig zu machen.

4.

Die Innenrevision ist berechtigt, im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung Bedienstete zu Sachverhalten zu befragen und Auskünfte einzuholen.

5.

Alle Bediensteten haben die Tätigkeit der Innenrevision zu unterstützen und zu fördern. Sie sind verpflichtet, die hierzu erforderlichen Auskünfte zu geben.

6.

Zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben, insbesondere bei fachlich komplexen Prüfungen, bei denen spezieller Sachverstand erforderlich ist, kann die Innenrevision auf Anforderung zeitweise personelle Unterstützung erhalten. Die Entscheidung erfolgt in Abstimmung mit der abgebenden Stelle durch den die Prüfung Beauftragenden nach Teil B Ziffer II Nummer 1 Satz 2 und 3. Auf Anforderung der Innenrevision sind die zur Durchführung von Prüfungen notwendigen Arbeitsmittel und Diensträume zur Verfügung zu stellen.

7.

Externe Sachverständige können unter Beachtung der bestehenden Vorschriften herangezogen werden.

8.

Prüfungen der Innenrevision sind als nichtförmliche Verwaltungsermittlungen jederzeit gegenüber den gesetzlich geregelten Verfahren, insbesondere Disziplinar- und Strafverfahren, abzugrenzen.

9.

Werden im Rahmen einer Prüfung Tatsachen bekannt, die den Verdacht eines Dienstvergehens, eines Verstoßes gegen arbeitsrechtliche Pflichten oder einer Straftat rechtfertigen, ist die Prüfung unverzüglich zu unterbrechen. Der unmittelbare Vorgesetzte der Innenrevision ist über die Unterbrechung der Prüfung und über die bestehenden Verdachtsmomente unverzüglich zu unterrichten. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen.

10.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten hat nach den Maßstäben der Erforderlichkeit und in Bezug auf den Umfang, die Tiefe und die zeitliche Dauer datensparsam zu erfolgen.

Teil B
Durchführung von Prüfungen

I. Prüfungsplanung

Die Innenrevision hat ihre Prüfungen auf der Grundlage einer Risikoanalyse und unter Berücksichtigung von Vorschlägen für Prüfungen zu planen, ausgenommen sind die Prüfungen nach Teil A Ziffer IV Nummer 8 und 9. Die Planung soll sich auf den Prüfungsgegenstand und den zu prüfenden Bereich erstrecken. Die geplanten Prüfungen sind in den nach Teil A Ziffer IV Nummer 4 Satz 1 aufzustellenden Arbeitsplan aufzunehmen.

II. Prüfungsauftrag

1.

Die Prüfung erfolgt aufgrund eines schriftlichen Prüfungsauftrages. Diesen erteilt der unmittelbare Vorgesetzte der Innenrevision. Hiervon bleibt unberührt, dass der Behördenleiter oder sein Vertreter im Amt Prüfungsaufträge erteilen kann. Die Innenrevision kann jederzeit mit Prüfungen außerhalb des Arbeitsplanes beauftragt werden.

2.

Den Prüfungsauftrag für Prüfungen nach Teil A Ziffer IV Nummer 8 und 9 erteilt der Leiter der Stabsstelle Innenrevision SMI.

3.

Der Prüfungsauftrag muss insbesondere den Prüfungsgegenstand (Teil A Ziffer IV Nummer 5), den zu prüfenden Bereich und die Namen der Prüfer beinhalten.

III. Prüfungsankündigung

1.

Die Innenrevision soll die Prüfung dem Abteilungsleiter der geprüften Organisationseinheit oder dem Behördenleiter, soweit eine nachgeordnete Staatsbehörde betroffen ist, schriftlich ankündigen. Gleichzeitig soll die zuständige fachaufsichtsführende Organisationseinheit des Staatsministeriums des Innern über die Prüfung in einer nachgeordneten Staatsbehörde informiert werden.

2.

In einer Einführungsbesprechung sollen der vorgesehene Ablauf der Prüfung und die im Zusammenhang mit der Prüfung stehenden Fragen erörtert werden. Dies soll neben einer sachgerechten Information auch dazu dienen, Verständnis bei den Betroffenen zu wecken und somit ein für die Durchführung der Prüfung förderliches Klima zu schaffen.

3.

Ein mit dem Prüfungsgegenstand fachlich vertrauter Bediensteter der zu prüfenden Organisationseinheit ist der Innenrevision für die Dauer der Prüfung als Ansprechpartner zu benennen.

IV. Prüfungshandlungen

1.

Die Prüfung wird entsprechend dem Prüfungsauftrag durchgeführt.

2.

Im Rahmen der Prüfung erhebt und bewertet die Innenrevision Sachverhalte. Die Prüfungsdurchführung wird dokumentiert. Die gewonnenen Erkenntnisse und die darauf aufbauenden Handlungsempfehlungen sollen mit der geprüften Organisationseinheit erörtert werden.

3.

Die Prüfung soll grundsätzlich von mindestens zwei Prüfern in Teamarbeit erfolgen.

V. Berichterstattung und Prüfungsabschluss

1.

Soweit aufgrund der Prüfungsergebnisse geboten, soll die Innenrevision den Entwurf eines Prüfungsberichtes erstellen, der die Ergebnisse der Prüfung und die Handlungsempfehlungen enthält. Sie übersendet diesen auf dem Dienstweg unverzüglich der geprüften Organisationseinheit.

2.

Der Entwurf des Prüfungsberichtes soll zunächst auf Arbeitsebene mit der geprüften Organisationseinheit abgestimmt werden. In einer Abschlussbesprechung mit dem Abteilungsleiter der geprüften Organisationseinheit oder dem Behördenleiter, soweit eine nachgeordnete Staatsbehörde betroffen ist, soll der Entwurf des Prüfungsberichtes erörtert und Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden. Stellungnahmen können auch schriftlich erfolgen.

3.

Die Ergebnisse der Prüfung werden dem unmittelbaren Vorgesetzten der Innenrevision mit einem Vermerk oder mit dem endgültigen Prüfungsbericht vorgelegt. Die Behördenleitung oder der unmittelbare Vorgesetzte der Innenrevision entscheidet über die von der Innenrevision im Vermerk oder im endgültigen Prüfungsbericht vorgeschlagenen Handlungsempfehlungen.

4.

Die Ergebnisse der Prüfungen nach Teil A Ziffer IV Nummer 8 und 9 werden grundsätzlich in einer Niederschrift festgehalten. Im Übrigen gelten Absatz 1 bis 3 entsprechend.

5.

Eine Mehrfertigung des Vermerkes, des Prüfungsberichtes oder der Niederschrift wird der geprüften Organisationseinheit auf dem Dienstweg übersandt.

VI. Umsetzung der Handlungsempfehlungen und Nachschau

1.

Die Umsetzung der nach Ziffer V Nummer 3 Satz 2 beschlossenen Handlungsempfehlungen obliegt der geprüften Organisationseinheit. Die Zuständigkeiten anderer Organisationseinheiten bleiben unberührt.

2.

Die Innenrevision soll die Umsetzung der Handlungsempfehlungen im Rahmen einer Nachschau überprüfen.

Teil C
Qualitätssicherung, Akzeptanz
der Innenrevision und Aufsicht

I. Qualitätssicherung

1.

Die Innenrevision soll durch geeignete Maßnahmen die Qualität ihrer Arbeit sichern. Das kann erfolgen durch:

 

a)

aufgabenspezifische Fortbildung;

 

b)

transparente Prüfungsprozesse;

 

c)

standardisierte Prüfungsabläufe;

 

d)

Erfahrungsaustausch;

 

e)

Hospitation bei anderen Innenrevisionen oder vergleichbaren Prüfungseinrichtungen.

2.

Die Innenrevision SMI stellt einen regelmäßigen Erfahrungsaustausch mit der Innenrevision Polizei und den Innenrevisionen der nachgeordneten Staatsbehörden sicher. Die Bediensteten der Innenrevisionen sind zu einer regelmäßigen Fortbildung verpflichtet.

II. Akzeptanz der Innenrevision

1.

Der Erfolg der Innenrevision hängt wesentlich von ihrer Akzeptanz bei den Bediensteten ab. Daher soll die Innenrevision mit den Bediensteten vertrauensvoll zusammenarbeiten.

2.

Die Bediensteten können sich unmittelbar an die Innenrevision wenden.

3.

Die Namen der Bediensteten der Innenrevision, die Empfehlungen über Standards für Innenrevisionen in der Sächsischen Landesverwaltung und diese Verwaltungsvorschrift sollen allen Beschäftigten in geeigneter Weise im Intranet der Behörde bekannt gegeben werden.

III. Aufsicht

1.

Die Aufsicht über die Innenrevisionen der nachgeordneten Staatsbehörden obliegt der Innenrevision SMI. Damit die Unabhängigkeit, Integrität und Objektivität der Innenrevisionen der nachgeordneten Staatsbehörden gewahrt bleibt, bezieht sich die Aufsicht ausschließlich auf

 

a)

die Einrichtung einer Innenrevision,

 

b)

die Durchführung von Risikoanalysen und

 

c)

auf die Teilnahme am regelmäßigen Erfahrungsaustausch.

2.

Die Innenrevisionen der nachgeordneten Staatsbehörden übersenden der Innenrevision SMI ihren nach Teil A Ziffer IV Nummer 4 Satz 1 aufzustellenden Arbeitsplan zur Information.

Teil D
Inkrafttreten und Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt die VwV Innenrevision SMI vom 28. Februar 2006 (SächsABl. S. 302), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 1. Dezember 2015 (SächsABl. SDr. S. S 348), außer Kraft.

Dresden, den 28. November 2017

Der Staatsminister des Innern
Markus Ulbig