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REVOSax - Recht und Vorschriftenverwaltung Sachsen

Historische Fassung war gültig vom 01.01.2011 bis 16.08.2012

VwV Nachlasssachen

Vollzitat: VwV Nachlasssachen vom 23. Januar 2001 (SächsABl. S. 169), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 17. Juli 2012 (SächsABl. S. 982) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 6. Dezember 2019 (SächsABl. SDr. S. S 374)

Gemeinsame Verwaltungsvorschrift
des Sächsischen Staatsministeriums
der Justiz und für Europa
und des Sächsischen Staatsministeriums des Innern
über die Benachrichtigung in Nachlasssachen
(VwV Nachlasssachen)

Vom 23. Januar 2001

[geändert durch VwV vom 15. Dezember 2005 (SächsABl. S. 1272), durch VwV vom 20. September 2007 (SächsABl. S. 1324) und durch VwV vom 25. November 2010 (SächsABl. S. 1933)
mit Wirkung tlw. vom 1. Januar 2011]

Um zu erreichen, dass die Stellen, bei denen sich Testamente und Erbverträge sowie Erklärungen, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird, in amtlicher Verwahrung befinden, rechtzeitig vom Eintritt des Erbfalls benachrichtigt werden, wird nach Abstimmung unter den Ländern bestimmt:

I.
Benachrichtigung des Standesamts von
der Verwahrung einer Verfügung von Todes wegen

1
1.1
Der Notar, vor dem ein Testament errichtet wird, vermerkt auf dem Umschlag, in dem das Testament gemäß § 34 des Beurkundungsgesetzes zu verschließen ist, die folgenden Angaben:

1.1.1
Vornamen und Familiennamen, auch frühere, sowie die Namen der Eltern des Erblassers,

1.1.2
den Geburtstag und den Geburtsort des Erblassers, die Postleitzahl, die Gemeinde und den Landkreis des Geburtsortes, das für den Geburtsort zuständige Standesamt und die Geburtenregisternummer,

1.1.3
Postleitzahl, Wohnort und Wohnung,

1.1.4
Datum der Verfügung von Todes wegen,

1.1.5
die Urkundenrollennummer.

1.2
Die Angaben zu den Nummern 1.1.1 bis 1.1.5 vermerkt

auch der Notar, vor dem ein Erbvertrag geschlossen wird (§ 2276 BGB), es sei denn, die Vertragschließenden haben die besondere amtliche Verwahrung ausgeschlossen (§ 34 Abs. 2 des Beurkundungsgesetzes) sowie
der Rechtspfleger beziehungsweise gegebenenfalls der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle, der ein eigenhändiges Testament in besondere amtliche Verwahrung nimmt (§ 2248 BGB).

1.3
Für den Umschlag soll ein Vordruck nach Anlage 1 verwendet werden.

1.4
Wird ein Erbvertrag zwischen Personen, die nicht Ehegatten oder Lebenspartner sind, in Verwahrung genommen, sind die auf die Ehegatten- oder die Lebenspartnereigenschaft hinweisenden Textteile des Vordrucks entsprechend zu ändern. Sofern an einer Verfügung von Todes wegen mehr als zwei Personen als Erblasser beteiligt sind, ist für die dritte und jede weitere Person ein besonderer Umschlag zu beschriften. Die Umschläge werden mindestens an drei Stellen des unteren Randes durch Heftung oder in anderer Weise dauerhaft miteinander verbunden. Um zu verhüten, dass die Verfügung von Todes wegen hierbei beschädigt wird, sollen die Umschläge vor dem Einlegen der Verfügung zusammengeheftet werden. Die Verfügung von Todes wegen ist in den obersten Umschlag zu legen; dieser ist zu versiegeln.

1.5
Die Angaben zu 1.1.1 bis 1.1.4 vermerkt der Richter in den Akten, wenn vor Gericht ein Erbvertrag in einem gerichtlichen Vergleich errichtet wird oder sonstige Erklärungen in den gerichtlichen Vergleich aufgenommen werden (§ 127 a BGB), nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird.

2
2.1
Das Gericht, das ein öffentliches oder privates Testament oder einen Erbvertrag in besondere amtliche Verwahrung nimmt (§ 34 Abs. 1 Satz 4, Abs. 2 des Beurkundungsgesetzes, § 2248, § 2249 Abs. 1 Satz 4 BGB), benachrichtigt hiervon durch verschlossenen Brief,

2.1.1
wenn die Geburt des Erblassers von einem Standesamt im Inland beurkundet worden ist, dieses Standesamt,

2.1.2
in allen anderen Fällen das Hauptverzeichnis für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin.

2.2
Wird ein Erbvertrag nicht in besondere amtliche Verwahrung genommen oder wird eine Erklärung beurkundet, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird (zum Beispiel Aufhebungsverträge, Rücktritts- und Anfechtungserklärungen, Erbverzichtsverträge, Eheverträge oder Lebenspartnerschaftsverträge mit erbrechtlichen Auswirkungen – etwa durch Änderung des Güterstandes –), so obliegt die Benachrichtigungspflicht nach Nummer 2.1 dem Notar, vor dem der Erbvertrag geschlossen oder von dem die Erklärung beurkundet worden ist.

2.3
Wird ein in einem gerichtlichen Vergleich errichteter Erbvertrag nicht in besondere amtliche Verwahrung genommen oder wird eine Erklärung in den gerichtlichen Vergleich aufgenommen, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird, so obliegt die Benachrichtigungspflicht nach Nr. 2.1 dem Richter des Prozessgerichts.

2.4
Von der Rückgabe einer Verfügung von Todes wegen aus der amtlichen oder der notariellen Verwahrung wird keine Nachricht gegeben.

3
Bei einem gemeinschaftlichen Testament oder einem Erbvertrag sind für sämtliche Erblasser getrennte Benachrichtigungen vorzunehmen.

4
Wird ein gemeinschaftliches Testament, das nicht in die besondere amtliche Verwahrung genommen war, nach dem Tode des Erstverstorbenen eröffnet und dann gemäß § 28 Abs. 5 Satz 3 der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und der Staatsanwaltschaften ( VwVAktO) vom 28. April 1999 (SächsJMBl. SDr. Nr. 2) offen zu den Nachlassakten genommen, so ist für den Überlebenden eine Benachrichtigung nach Nummer 2.1.1 oder 2.1.2 vorzunehmen, sofern das Testament nicht ausschließlich Anordnungen enthält, die sich auf den mit dem Tode des verstorbenen Ehegatten oder Lebenspartners eingetretenen Erbfall beziehen.

5
In der Verwahrnachricht ist der Erblasser gemäß Nummer 1.1.1 bis 1.1.5 näher zu bezeichnen sowie die Verwahrungsbuchnummer und das Datum der Inverwahrnahme oder die Geschäftsnummer zu benennen.
Für die Benachrichtigung der Standesämter ist ein (nach Möglichkeit mit der Schreibmaschine oder automationsunterstützt auszufüllender) Vordruck in hellgelber Farbe und einer Papierstärke von möglichst 130 g/m², mindestens aber 120 g/m² nach der Anlage 2a/2b zu verwenden. In der Anschrift ist das Standesamt möglichst genau zu bezeichnen. Der Vordruck sollte aus Gründen der Portoersparnis so gefaltet werden, dass er als Standardbrief verschickt werden kann.
Für die Benachrichtigung des Hauptverzeichnisses für Testamente bei dem Amtsgericht Berlin-Schöneberg ist ein Vordruck im Format DIN A 4 nach Anlage 2 c als Beleg für eine automationsgestützte Erfassung zu verwenden; hierfür sollte Papier der Papierstärke 90 g/m² verwendet werden. Der Vordruck wird nach der Erfassung der Daten vernichtet.

6
6.1
Das Standesamt versieht die ihm gemäß Nummern 2.1.1, 2.2 und 2.3 oder gemäß Nummer 4 zugehenden Nachrichten in der rechten oberen Ecke mit fortlaufenden Nummern und reiht sie nach dieser Nummernfolge in das Testamentsverzeichnis ein. Sobald die Zahl 100 000 erreicht ist, beginnt eine neue Reihe, die sich von der vorhergehenden durch Voranstellung der Buchstaben A und so weiter unterscheidet.

6.2
Über das Vorliegen einer Verwahrungsnachricht und ihre Nummer ist ein gesonderter Hinweis in das Geburtenregister einzutragen. Wird der Vermerk über eine Verwahrungsnachricht in ein papiergebundenes Geburtenregister eingetragen, ist die Nummer der Verwahrungsnachricht am unteren Rand des Geburtseintrags des Erblassers zu vermerken. Der Vermerk wird nicht in das Sicherungsregister und nicht in Personenstandsurkunden übernommen. Bei Ablichtungen ist der Vermerk abzudecken; dies gilt auch bei Einsichtnahme.

6.3
Erhält das Standesamt weitere Verwahrungsnachrichten, die den gleichen Geburtseintrag betreffen, so sind sie mit der ersten Verwahrungsnachricht durch Heftung am unteren Rand fest zu verbinden; die weiteren Nachrichten erhalten keine besondere Nummer. Der Vermerk im Geburtenregister bleibt unverändert.

6.4
Wird dem Standesamt mitgeteilt, dass eine Verwahrungsnachricht gegenstandslos ist, so ist die Verwahrungsnachricht besonders abzulegen. Der Vermerk im Geburtenregister ist zu streichen beziehungsweise zu löschen, wenn keine weiteren Verwahrungsnachrichten vorliegen.

6.5
Erhält das Standesamt eine Verwahrungsnachricht, die einen Erblasser betrifft, dessen Geburt es nicht beurkundet hat, so hat es die Verwahrungsnachricht an das zuständige Standesamt weiterzuleiten oder, falls sich dieses nicht aus der Verwahrungsnachricht ergibt, an die absendende Stelle zurückzugeben. Betrifft die Verwahrungsnachricht in seinem Standesamtsbezirk Geborene, deren Geburt es nicht beurkundet hat, so hat das Standesamt die Verwahrungsnachricht an das Amtsgericht Schöneberg in Berlin (Hauptverzeichnis für Testamente) weiterzuleiten. Von der Weiterleitung nach Satz 1 und 2 ist die absendende Stelle zu unterrichten. Diese hat die Nachricht an die Verfügung von Todes wegen oder an ein angefertigtes Vermerkblatt zu heften.

7
Das Amtsgericht Schöneberg erfasst die ihm gemäß Nummern 2.1.2, 2.2 und 2.3 oder gemäß Nummer 4 zugehenden Nachrichten in dem nach Geburtsnamen, Vornamen und Geburtsdatum der Erblasser geordneten Hauptverzeichnis für Testamente.

8
Die Testamentsverzeichnisse (Nummern 6 und 7) sind vertraulich zu behandeln. Erst nach dem Tode der Erblasser darf über eine Eintragung oder über das Fehlen einer Eintragung Auskunft erteilt werden. Die Karten sind nach dem Tode der Erblasser noch fünf Jahre aufzubewahren; ist der Erblasser für tot erklärt worden oder ist die Todeszeit gerichtlich festgestellt worden, so sind die Karten noch 30 Jahre von dem festgestellten Zeitpunkt des Todes an aufzubewahren. Entsprechendes gilt bei einer automationsgestützten Bearbeitung.

II.
Benachrichtigung durch das Standesamt
vom Tode des Erblassers

1
Der Standesbeamte, der einen Sterbefall beurkundet, hat in der Mitteilung an das Standesamt, das den Geburtseintrag für den Verstorbenen führt, nach § 60 Abs. 1 Nr. 1 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes ( PStV), in ihrer jeweils geltenden Fassung, den letzten Wohnort des Verstorbenen und – soweit bekannt – den Familiennamen (auch frühere), den Vornamen und die Anschrift eines nahen Angehörigen (Ehegatten, Lebenspartners, Kindes) anzugeben.

2
2.1
Sobald das Standesamt, das den Geburtseintrag für den Verstorbenen führt, von dem Tode, der gerichtlichen Feststellung der Todeszeit oder der Todeserklärung einer Person Kenntnis erlangt, bei deren Geburtseintrag auf das Testamentsverzeichnis hingewiesen ist, gibt es durch Brief der Stelle,

bei der die Verfügung von Todes wegen in Verwahrung gegeben ist (Abschnitt I Nr. 2.1) oder
vor der der Erbvertrag geschlossen oder von der die Erklärung, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird, beurkundet worden ist (Abschnitt I Nrn. 2.2 und 2.3, Nr. 4)

Nachricht darüber, wann der Tod eingetreten ist. In der Mitteilung über den Sterbefall (§ 42 Abs. 2 PStV) werden angegeben

Vornamen und Familiennamen, auch frühere, sowie die Namen der Eltern des Erblassers,
der Geburtstag und der Geburtsort des Erblassers und
das Datum der Inverwahrnahme der Urkunde und die Geschäftsnummer oder die Urkundenrollennummer der verwahrenden Stelle.

Handelt es sich bei der Stelle, die die letztwillige Verfügung verwahrt, um ein Gericht, so informiert das Standesamt auch über

den letzten Wohnort des Erblassers,
das Standesamt, das den Sterbefall beurkundet hat, und die Sterberegisternummer,
Namen und Anschrift des Ehegatten, Lebenspartners, Kindes oder eines anderen nahen Angehörigen,
Hinweise zu Kindern des Erblassers nach § 27 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 des Personenstandsgesetzes ( PStG), in seiner jeweils geltenden Fassung, und
die ihm vor dem 31. Dezember 2008 zugegangene Mitteilung zu dem Erblasser, wonach dieser ein Kind hat, mit dessen anderem Elternteil er nicht verheiratet ist, oder als Einzelperson ein Kind angenommen hat.

Liegen Verwahrungsnachrichten verschiedener Stellen vor, so ist jede dieser Stellen entsprechend zu benachrichtigen.

2.2
Wäre die Mitteilung über den Sterbefall an ein inzwischen aufgehobenes Gericht oder Staatliches Notariat oder an einen namentlich bezeichneten Notar zu senden und ist bekannt, dass diese Dienststelle aufgehoben ist oder der Notar aus dem Amt geschieden ist, oder kommt die an die Dienststelle oder das Notariat gerichtete Sterbefallnachricht als unzustellbar zurück, so ist sie an das Amtsgericht zu richten, in dessen Bezirk der Sitz der aufgehobenen Dienststelle (Gericht, Staatliches Notariat) oder der Amtssitz des Notars gelegen war.

2.3
Ist das Testamentsverzeichnis vernichtet, sind die Geburtenregister aber erhalten geblieben, ist die Mitteilung über den Sterbefall dem für den letzten Wohnsitz der verstorbenen Person zuständigen Nachlassgericht zu übersenden.

2.4
Für die Benachrichtigung soll grundsätzlich ein Vordruck nach Anlage 3 verwendet werden; die persönlichen Daten können auch durch einen auf der Vordruckrückseite abgelichteten Auszug aus dem Sterbeeintrag übermittelt werden. Die Benachrichtigung ist vom Standesbeamten zu unterschreiben und mit dem Dienstsiegel zu versehen. Der Standesbeamte vermerkt auf der Verwahrungsnachricht den Tag des Abgangs der Mitteilung über den Sterbefall; bei erneuter Absendung einer als unzustellbar zurückgekommenen Nachricht ist der Vermerk zu ändern.
Sofern die Möglichkeit besteht, kann das Hauptverzeichnis für Testamente bei dem Amtsgericht Schöneberg die Benachrichtigung im Wege der automatisierten Datenverarbeitung erstellen und per Fernkopie weiterleiten. In diesen Fällen ist die Benachrichtigung mit dem Gerichtssiegel zu versehen; einer Unterschrift bedarf es dann nicht. Die Mitteilung über den Sterbefall wird im Falle der automatisierten Erfassung der Daten vernichtet. Gleiches gilt für die Sterbefallmitteilungen, bei denen sich bei Überprüfung des Datensatzes keine Eintragung ergibt.

3
3.1
Die benachrichtigte Stelle verfährt nach den Vorschriften der §§ 2259 ff., 2300 Abs. 1  BGB, §§ 348, 350 FamFG.

3.2
Geht bei einem Gericht, das nicht Nachlassgericht ist (beispielsweise bei dem Amtsgericht, bei dem sich eine Verfügung von Todes wegen in besonderer amtlicher Verwahrung oder gemäß § 349 Abs. 2 FamFG , § 2300 Abs. 1  BGB bei den Nachlassakten eines vorverstorbenen Ehegatten oder Lebenspartners befindet, oder bei dem Gericht, in dessen Akten eine Erklärung enthalten ist, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird), eine Sterbefallnachricht ein, so benachrichtigt es unverzüglich das Nachlassgericht vom Eingang der Mitteilung über den Sterbefall und vom Vorhandensein einer Verfügung von Todes wegen, sofern die Verfügung von Todes wegen dem Nachlassgericht nicht sofort übersandt werden kann.

3.3
Erhält ein Amtsgericht eine Nachricht nach Nummer 2.2 und werden die in Betracht kommenden Akten der aufgehobenen Dienststelle oder des Notars nicht von diesem Amtsgericht verwahrt, so leitet es die Nachricht an das aktenverwahrende Gericht oder an diejenige Stelle weiter, bei der die Akten verwahrt werden.

4
4.1
Beurkundet der Standesbeamte den Sterbefall einer über 16 Jahre alten Person, deren Geburt nicht von einem Standesbeamten im Inland beurkundet worden ist, so gibt er dem Hauptverzeichnis für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin von dem Sterbefall Nachricht.
In der Mitteilung über den Sterbefall (§ 60 Abs. 1 Nr. 4 PStV) sollen außerdem angegeben werden

Vorname(n) und Familienname (Ehe/Lebenspartnerschaftsname und gegebenenfalls Geburtsname),
Ort und Tag der Geburt,
Ort und Tag des Todes,
der letzte Wohnort

und – soweit bekannt –

Name und Anschrift eines nahen Angehörigen (Ehegatten, Lebenspartners, Kindes)

ferner

die Sterberegisternummer.

4.2
Für die Benachrichtigung soll grundsätzlich ein Vordruck nach Anlage 4 verwendet werden. Die für die Benachrichtigung zu benutzenden Vordrucke sollen in den Textfeldern die einheitliche Schriftart Arial in der Schriftgröße 11 aufweisen. Handschriftliche Eintragungen und Zusätze sowie die Verwendung von Textmarkern sind untersagt.
Die Benachrichtigung ist vom Standesbeamten zu unterschreiben und mit dem Dienstsiegel zu versehen. Die Mitteilung kann auch durch Übersendung einer Durchschrift der Sterbeurkunde an das Hauptverzeichnis für Testamente erfolgen.

5
Bei Verstorbenen, die in dem in Artikel 3 des Einigungsvertrages genannten Gebiet – Beitrittsgebiet – vor dem 1. Januar 1977 geboren sind, ist neben der Benachrichtigung gemäß Abschnitt II Nr. 1 zusätzlich auch dem Hauptverzeichnis für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin von dem Sterbefall Nachricht zu geben (§ 60 Abs. 1 Nr. 4 PStV).

6
Das Amtsgericht Schöneberg prüft, ob die verstorbene Person in dem Hauptverzeichnis für Testamente vermerkt ist, und gibt gegebenenfalls in entsprechender Anwendung der vorstehenden Nr. 2 der verwahrenden Stelle von dem Sterbefall Nachricht.
Es prüft ebenso, ob Angaben darüber vorliegen, dass der Verstorbene Kinder hatte, mit deren Elternteil er nicht verheiratet war, oder die er als Einzelperson angenommen hatte.

7
7.1
Sobald der Standesbeamte einen Sterbefall beurkundet, gibt er durch Brief dem für den letzten Wohnsitz des Verstorbenen zuständigen Nachlassgericht Nachricht darüber, wenn

sich das Nachlassgericht auf dem Gebiet Berlins, der Länder Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt, des Freistaates Thüringen oder des Freistaates Sachsen befindet und der Verstorbene vor dem 1. Januar 1973 geboren wurde oder
der den Sterbefall Anzeigende angegeben hat, dass ein Testament vorhanden ist, das sich nicht in amtlicher Verwahrung befindet.

7.2
Für die Benachrichtigung soll grundsätzlich ein Vordruck nach Anlage 5 verwendet werden; die persönlichen Daten können auch durch einen auf der Vordruckrückseite abgelichteten Auszug aus dem Sterbeeintrag übermittelt werden. Die Benachrichtigung ist von dem Standesbeamten zu unterschreiben und mit dem Dienstsiegel zu versehen.

III.

Der Notar, bei dem die Sterbefallnachricht eines Standesamts oder des Hauptverzeichnisses für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin eingeht, hat diese unverzüglich an das Nachlassgericht weiterzuleiten, ohne Rücksicht darauf, ob eine Verfügung von Todes wegen bereits an das Nachlassgericht abgeliefert oder in die besondere amtliche Verwahrung gebracht worden ist. Ist den Angaben des Standesamts oder des Hauptverzeichnisses für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin nicht zu entnehmen, welches Gericht als Nachlassgericht zuständig ist, so ist die Stelle zu benachrichtigen, bei der die Verfügung von Todes wegen verwahrt wird.

IV.

Werden amtliche Vordrucke eingeführt, die eine maschinelle Beleglesung ermöglichen, so sind diese Vordrucke zu verwenden.
Werden Textverarbeitungsgeräte eingesetzt, kann von der Verwendung der amtlichen Vordrucke in den Anlagen 1, 2 c, 3, 4 und 5 abgesehen werden. Der Inhalt der Benachrichtigungen oder des Umschlags muss in jedem Fall dem Inhalt der durch den Einsatz der Textverarbeitung ersetzten Anlagen 1, 2 c, 3, 4 und 5 entsprechen.

V.

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. März 2001 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Gemeinsame Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministerium der Justiz und des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Benachrichtigung in Nachlasssachen vom 26. März 1992 (SächsABl. S. 364), verlängert durch Verwaltungsvorschrift vom 1. Dezember 1997 (SächsABl. S. 1260), außer Kraft. Noch vorhandene Bestände der Anlagen 1 bis 4 in der bisherigen Fassung können aufgebraucht werden.

Dresden, den 8. Januar 2001

Der Staatsminister der Justiz
Manfred Kolbe

Dresden, den 23. Januar 2001

Der Staatsminister des Innern
Klaus Hardraht

Anlage 1

Anlage 2a

Anlage 2b

Anlage 2c

Anlage 3

Anlage 4

Anlage 5

Marginalspalte

Verweis auf Bundesgesetze

    Fundstelle und systematische Gliederungsnummer

    SächsABl. 2001 Nr. 8, S. 169
    Fsn-Nr.: 26-V01.1

    Gültigkeitszeitraum

    Fassung gültig ab: 1. Januar 2011

    Fassung gültig bis: 16. August 2012